Идеальная команда удаленных сотрудников: что нужно для работы без сбоев и аврала

Каждый человек, который работал удаленно в течение нескольких лет, знает проблемы виртуального рабочего места. Построение отношений с коллегами, которых вы никогда не встретите лично, работая в разных часовых поясах, технология, которая работает не так, как многие предполагают. Неправильное обращение с любым из них может саботировать шансы вашей команды на успех.

Опыт Google 

В компании Google в 150 городах более чем 50 стран на пяти континентах работает около 100 тысяч сотрудников.

В поисках того, что удаленные команды делает успешными, Лаборатория людей и инноваций Google (PiLab) последние пару лет провела, изучая более пяти тысяч сотрудников. Они изучили производительность, благополучие и связность (среди прочего) и предложили несколько рекомендаций о том, как поддерживать эффективную деятельность, даже если члены вашей команды разбросана по всему миру.

Что выяснили наблюдатели? Один вывод был особенно многообещающим.

«Мы были рады, что не обнаружили различий в эффективности, рейтингах производительности или рекламных акциях для отдельных лиц и групп, чья работа требует сотрудничества с коллегами по всему миру, по сравнению с сотрудниками Google, которые проводят большую часть своей ежедневной работы с коллегами в одном офисе, – указывает в отчете Вероника Гилрейн, менеджер Лаборатории людей и инноваций Google. – Стандарты благосостояния также были едины для всех: работающие удаленно или в команде в сети Google фактически находят способы расставить приоритеты в устойчивом балансе между работой и личной жизнью, лавируя в таких важных ритуалах, как здоровый ночной сон и физические упражнения, как это делают члены команды в офисе».

Это хорошая новость, потому что удаленная работа может значительно снизить затраты для вашего бизнеса, в то же время делая работников счастливее.

Сложности удаленной работы

Однако достичь этого потенциала нелегко. Гилрейн также упоминает, что многие из опрошенных сказали, что удаленная работа «затрудняет установление связей» со своими коллегами. Например, для планирования деятельности сотрудникам в разных часовых поясах требуются дополнительные ресурсы и времени, и энергии.

«Сама технология также может быть ограничением, – отмечает Гилрейн. – Глючное видео или неправильный звук в импровизированных разговорах, которые помогают товарищам по команде узнать и доверять друг другу, провоцируют большие проблемы, чем они стоят.»

Как преодолевать эти проблемы?

Традиционные принципы управления по-прежнему применяются. Хитрость заключается в том, чтобы адаптировать их к уникальному набору правил, эффективных на виртуальном рабочем месте. Для этого вам нужно использовать немного больше эмоционального интеллекта.

Опираясь на выводы наблюдений, Google рекомендует четыре основные стратегии.

Узнайте своих людей

Удаленные сотрудники ценят коллег и менеджеров, которые небезразличны к тому, что происходит, помимо работы, в их жизни. Таким образом, вместо того, чтобы сразу погружаться в повестку трудового дня, Google советует уделить немного времени в начале встречи личному разговору, например, поинтересоваться о том, как сотрудники провели выходные (где побывали, с кем пообщались, что нового узнали и т. д.). Это помогает наладить связи и установить взаимопонимание.

Знакомство с участниками вашей команды также включает в себя знание графика всех встреч. Коллективные собрания большинство людей предпочитает проводить в определенные дни или в определенное время суток. Вы не узнаете, когда сотрудникам это удобно, если не спросите.

Кроме того, попытайтесь запланировать встречи на время, которое максимально удобно для всех ее участников. И если кому-либо необходимо присоединиться в нерабочее время, благодарность и небольшое признание могут помочь им почувствовать, что их усилия ценятся.

Установите четкие границы

«Четкие ожидания того, как ваша команда будет работать вместе, регламентируется нормами – пишут исследователи в отчете. – Но они часто не заявлены явно, а предполагаются, оставляя возможности для ошибок и путаницы».

Таким образом, вместо того, чтобы оставлять вещи на волю случая или делать предположения, четко дайте указания относительно следующего:

• Коммуникация (например, ответы на электронные письма, вероятность звонков в нерабочее время, ожидаемое время для ответа, обмен информацией между сотрудниками, находящимися в разных часовых поясах и т. п.).
• Встречи (когда члены команды непременно должны присоединяться к собраниям в нерабочее время и и не должны этого делать).
• Расписание (личное время, выходной день, отпуск и т. д.)

И чем больше вы сможете вовлечь своих людей в разработку этих норм, тем лучше.

Личное общение

Чтобы построить доверие и связь с вашими коллегами, требуются усилия. Тем более, когда эти коллеги находятся за сотни или даже тысячи километров от вас.

Итак, исследователи рекомендуют приложить дополнительные усилия для подключения на личном уровне. «Позвоните по телефону, "Скайпу" и т. п. или отправьте мгновенное сообщение, чтобы узнать их планы на день или выходные», - советуют они. Используйте встречи один на один, чтобы обсудить их опыт и понять, как вы можете лучше поддержать сотрудника и включить его в командную работу.

Наконец, помните, что для всех этих предложений просто нет замены для личного общения. Поэтому найдите возможность собирать всю команду в одном месте как можно чаще. Сделайте эти встречи особенными, празднуя достижения команды и вознаграждая сотрудников за тяжелую работу. Для тех, кто абсолютно не может этого сделать, предложите виртуально подключиться и сделать все возможное, чтобы они чувствовали себя частью этого события.

Читайте также: Бизнес в Интернете. Где искать удаленных сотрудников?

Стройте свой бизнес вместе с командой

Никогда не оценивайте роль, которую вы играете в качестве менеджера или руководителя команды. «Мы нашли руководителей, которые подали пример, они прилагали дополнительные усилия, чтобы лучше узнать членов распределенной группы, это может быть очень полезным», - пишет исследовательская группа.

Налаживание хороших и прочных отношений в коллективе проходит долгий путь.

Помните, что самый эффективный способ выполнить работу - это не всегда лучший способ ее выполнить. И это в большей степени относится к виртуальному рабочему месту.

Вместо этого потратьте время и вложите ресурсы, необходимые для заботы о своих людях, и вы начнете раскрывать истинный потенциал удаленной работы.