Как бороться с воровством на складе?

Воровство – может стать проблемой. Конечно, Вам, как хозяину предприятия может быть и все равно, ведь есть заведующий складом, кладовщики, которые отвечают материально, но тем не менее, как и в любом бизнесе вникать нужно в любые сферы деятельности. Разберем по порядку, кто может воровать и что с этим делать, а так же, как ловить воров на складе.

Материально ответственные люди – заведующий складом или кладовщики.

У этой категории возможности самые большие, но кто-то задаст вопрос – «а смысл им воровать, если они все равно ответят материально?». А смысл есть и он в том, что материально ответственных лиц есть несколько, а воровать может кто-то один. В этом случае помогают плановые инвентаризации, на которых должны присутствовать все материально ответственные лица. Если ворует кто то один, скорее всего они сами выявят вора. От Вас, как от хозяина бизнеса (или от директора, если Вы его назначили) требуется всего лишь разработать четкий регламент инвентаризаций, отметим несколько принципиально важных пунктов:

• Должен быть четкий и понятный график инвентаризаций (ревизий)
• Считать товар должен один человек, а в случае сверки – другой. При таком варианте и случайная ошибка в подсчетах становится гораздо менее вероятной.
• Если период между ревизиями достаточно длительный, можно устраивать промежуточные подсчеты, при который сверяется количество товара на складе с остатками в компьютере, но не подводится финансовый итог. Это нужно и самим материально ответственным лицам, так как если возникли проблемы с какой либо позицией, найти недостачу куда проще через неделю, чем через месяц.
• Периодически устраивать пересчет с участием привлеченных независимых аудиторов.

А теперь рассмотрим вариант, когда в сговоре все материально ответственные лица (вариант конечно маловероятный, но мы должны учитывать все возможности воровства со склада). Такое может быть, если должностных лиц не так много. Меньшему количеству людей сговорится всегда проще.

Если у Вас в бюджете предприятия заложена определенная сумма на потери товара, стоит задуматься, если она «используется» на сто процентов. Как правило все оптовые фирмы закладывают определенный процент на потери (от оборота или дохода) и если кладовщики работают действительно хорошо, фактические потери могут составлять 10 процентов, а 90 – само воровство. С одной стороны, Вы уже заложили эти расходы в бюджет, с другой стороны сэкономленные деньги = заработанные. Поймать «за руку» будет очень сложно, поэтому действовать придется другими методами:

Например сумма потерь в бюджете 100 тыс рублей в год. Предложите, в случае, если она израсходуется не более чем на 10-20 процентов, выплатить в виде дополнительной премии процентов 30-50. Получить деньги в руки гораздо приятнее, чем воровать.

Если потери склада на протяжении длительного времени составляют 90-100 процентов, можно применить дисциплинарные меры, такие как например лишение премиальных.

Также возможен вариант, когда от Вас будут скрываться фактические потери. Например у Вас на складе есть позиция, которая всегда присутствует в объеме эквивалентном миллиону рублей, плюс-минус сто тысяч, но она есть всегда. Если украсть ее на полмиллиона, и на инвентаризации давать выдуманные данные, это могут не заметить очень долго. До первого независимого аудита – о чем уже говорилось выше. Его стоит проводить и в случае, если внезапно несколько материально ответственных лиц решили уволится – это должно натолкнуть на подозрения.

Как бороться с воровством грузчиков?

Эта задача по большому счету лежит на кладовщиках, так как за товар отвечают они. Но мы все равно расскажем Вам о том, какие есть варианты кражи товара, поделитесь опытом с подчиненными. Хотя, эту статью может читать и кладовщик .

Как правило, грузчики на оптовых базах это не самые честные, порядочные и образованные люди. Очень часто, это люди 40+ лет, которые не прочь, что нибудь стащить, так как не видят в этом ничего плохого. Это есть на 99 из 100 баз, так что смиритесь. Предотвратить воровство полностью у Вас точно не получится, мы поговорим о том, как сделать этот процесс более трудным и как ловить воришек.

Воровство со склада в карманах. Это самое популярное, особенно если на складе есть товар небольшого размера, бутылка пива, пакетик сухарей и т.д. Конечно, таким образом много не вынесут, но если каждый день один человек будет таким образом наносить ущерб 30р, за месяц выйдет 720 (считаем 24 рабочих дня). А если таких людей несколько… Тем более, люди имеют свойство наглеть от безнаказанности.

Самый простой вариант, но и самый дорогой – установка системы видеонаблюдения. Если кладовщик хорошо знает свой товар, то он заметит пропажу даже одной бутылки и по горячим следам, воспользовавшись камерами воришку вычислить очень легко, особенно если камеры расположены грамотно и охватывают весь склад.

Так же можно намекнуть – кто «сдаст» вора, естественно анонимно, получит премию, за счет зарплаты вора. Учитывая, что мы живем в России, где «стучать западло», очень маловероятно, что кто то на кого то донесет. Тут важен психологический эффект, мысли человека «а вдруг меня сдадут».

Товар могут употреблять и на складе. Если в случае с алкоголем это еще можно выявить, то например, с чипсами и лимонадами это уже не сработает. Человек, зашел за поддоны с товаром, выдернул баночку, открыл, выпил, бросил под поддоны и ушел. Найдут ее, когда будут переставлять товар на складе, а это уже очень поздно. Таких деятелей ловить только если случайно (если нет видеонаблюдения). Хотя, кладовщик может специально оставить грузчика одного на складе, который попал под подозрение. Перед этим обойдя склад и запомнив визуально товар. Но это сложно, особенно если условия дистрибьюции подразумевают дробление товара. Если на складе 10000 целых упаковок и из одной что то достанут, это будет более заметно, чем если на складе 1000 упаковок + штуки, оставшиеся от дробления товара.

Если кладовщики Вам жалуются, что им не как не поймать тех, кто выносит товар со склада или употребляет его там, можно пойти на довольно неоднозначную меру. По итогам месяца суммировать все выпитое и съеденное (пустые обертки то найдутся), а так же явно украденное и вычитать из зарплаты грузчиков. Этим Вы покажете лояльность кладовщикам, а грузчики, возможно, сами выявят вора. Но есть и обратная сторона медали. Могут начать воровать и те, кто не воровал, по принципу «все равно же плачу». Да и представьте – человек устроился месяц назад, и думать не думал, что то украсть, а на него вдруг что то «повесили». Кто останется работать дальше? Так что, эта мера против воровства на складе очень неоднозначная, не рекомендуем ее применять, хотя право на жизнь она имеет.

Если грузчики воруют в «промышленных» масштабах, то тут Вам, как хозяину не стоит даже особо переживать. Нужно объяснить материально ответственным лицам – если у грузчика есть возможность вынести со склада упаковку-две товара, это полностью вина кладовщика. Нужно вбить подчиненным в голову, что товар со склада уходит только по накладным и ворота склада, в отсутствии кладовщика должны быть закрыты. Две эти простые меры практически исключают возможность воровства для грузчиков.

Воровство экспедиторов или водителей

А вот у этих товарищей возможностей поживиться и не быть замеченными очень много. Стоит начать с того, что в должностной инструкции у экспедитора или водителя (далее просто – экспедитор) должно быть прописано, что он полностью отвечает за товар. То есть, если он недогрузил кому то упаковку, он за нее платит. Но тут должны быть хорошие кладовщики, которые хорошо проверяют товар и которым экспедиторы более-менее доверяют. Идеальный вариант, когда экспедитор вместе с кладовщиком проверяет товар перед погрузкой.

При недовозе товара в накладную вводится изменение, если экспедитор не внес исправление и отметку о недовозе товара в торговую точку, а клиент платит за товар не по факту, а с рассрочкой, то и этот недовоз выявится очень нескоро, не раньше того момента, когда подойдет срок оплаты. А если экспедитор уже уволился, это уже потери фирмы, с кладовщиков такие потери взимать не очень этично.

Также экспедитор может самостоятельно «подкидывать» лишний товар на складе, или это в момент сбора может делать его напарник грузчик (например, товар собирается ночью, а возится днем). Да и сами кладовщики могут ошибаться при проверке товара и со склада будет уходить лишние упаковки. В таком случае, рекомендуйте кладовщикам подкладывать лишний товар специально. Во-первых Вы проверите, как экспедитор сдает товар клиенту (то есть выполняет свои прямые должностные обязанности), во вторых после нескольких таких экспериментов, экспедитор будет возвращать лишний товар на склад. Ведь всегда можно позвонить в торговую точку и узнать – товар бы выгружен туда вследствие недосмотра и ошибки, или был выявлен, а потом украден.

Экспедитор работает с живыми деньгами, которые искушают куда больше, чем сам товар. Тут нужно требовать правильное заполнение маршрутных листов, приходно-кассовых ордеров. Кассир должен проверять привезенные деньги в присутствии экспедитора. Контроль за деньгами должен быть строгий.

Возмещение урона вором

Не стоит забывать, что в случае выявления вора на складе или если это экспедитор, урон должен возмещаться не такой, какой он был фактический. В пять, в десять раз больше – решать Вам, в любом случае, кладовщики не должны решать это самостоятельно, так как в случае чего – проблемы будут у Вас. А смысл в том, что нет смысла наказывать по факту, ведь любой может воровать пока не поймают, потом он заплатит 100 рублей, а до этого украл на тысячу, просто попался на одиннадцатой сотне. В большинстве случаев, никто никуда жаловать не побежит, особенно если вина доказана на 100 процентов. Для подстраховки требуйте объяснительные от пойманных воров, служебную записку от заведующего складом.

Оставлять воров работать или нет, прерогатива кладовщиков, которые обычно и занимаются приемом на работу грузчиков и экспедиторов (только в очень крупных компаниях этим занимаются специализированные отделы кадров). Нужно понять, что это за человек и почему он украл. Некоторые воруют просто по глупости и, попавшись, раз, не повторят этого никогда.

К мелкому воровству относитесь философски, как к неизбежному злу в этой сфере бизнеса. Но если воровать начинают материально ответственные люди – стоит бить тревогу и принимать решительные меры. Вам, как хозяину предприятия, на эту сферу стоит обращать внимание в любом случае, те же кладовщики будут знать, что их контролируют и Вам не безразличны их проблемы.

Все выше написанное не относится к очень крупным компаниям, которые могут позволить себе собственную службу безопасности.