Не так страшен черт... или Простыми словами про онлайн-кассы
Чтобы было проще воспринимать суть нововведений, сравним их с тем, что было до вступления изменений в 54-ФЗ, регулирующего работу с кассовой техникой.
Самое первое, что нужно четко уяснить, что же теперь вкладывать в понятие «касса».
| Было | Стало |
|
Касса = Железная коробка с принтером, из которой вылезают чеки |
Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных |
Теперь разберем по частям «новую» кассу.
Фискальный регистратор
Фискальный регистратор – это все та же привычная для многих коробочка, из которой вылезают чеки, только доработанная, а именно:
- блок ЭКЛЗ заменен на Фискальный накопитель (ФН);
- в названии модели присутствует индекс: Ф;
- должна через шнурок или Wi-Fi подключаться к сети интернет.
Теперь каждый чек, выбитый вами на кассе, фискализуется в режиме онлайн-оператором фискальных данных (ОФД) и попадает в базу данных Федеральной налоговой службы. Передается он туда через интернет, к которому должна быть подключена онлайн-касса.
В случае отсутствия соединения с интернетом более чем 30 дней, фискальный накопитель в вашей кассе блокируется и начнет свою работу автоматически только после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.
Важно: если в течение 30 дней не было интернета и не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.
Что делать с существующей кассой? Нужно узнать, можно ли вашу кассу модернизировать в соответствии с новыми требованиями. Для этого найдите контакты производителя, наберите их по телефону и сообщите номер модели кассы (покрутите кассу, на корпусе должны быть отметки и индекс модели) и получите ответ. Если модернизировать кассу не получится, придется раскошелиться на новую, перечень онлайн-касс, разрешенных к использованию с 1 июля 2017 года, размещен на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
Некоторые умельцы продают онлайн-кассы без фискальных накопителей. На данный момент приобрести их отдельно нельзя либо достаточно дорого. Связано это скорее всего с ограниченностью списка производителей. Полный перечень производителей, у которых можно попытаться приобрести фискальный накопитель отдельно, размещен на официальном сайте налоговой службы.
Оператор фискальных данных (ОФД)
Оператор фискальных данных (ОФД) – коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).
Данные операторы выступают в роли посредника между предпринимателем и налоговой службой. Список этих посредников достаточно узок, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования государства, в случае несоблюдения которых могут быть крупно оштрафованы (до 1 млн руб.).
Подробный список ОФД представлен на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Чтобы подключиться к ОФД, необходимо выбрать наиболее понравившегося (можно ориентироваться на список дополнительных услуг или сервисов) и заключить с ним договор.
Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи. Такая подпись входит в стартовый пакет подключения к ОФД и стоит в пределах 3000 руб. в год.
Не забывайте, что для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому доверили ее выпуск.
После заключения договора и получения доступа в личный кабинет начинается основная работа по подключению кассовой техники и взаимодействия с сайтом ФНС (личным кабинетом налогоплательщика).
Рекомендуем хорошенько ознакомиться с перечнем дополнительных сервисов каждого оператора и выбрать наиболее оптимальные для себя.
Рабочее место кассира
Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Несмотря на большой выбор, все рабочие места кассира должны обладать рядом обязательных функций: печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.
Но есть и важные отличия, о которых хочется предупредить заранее!
Сейчас на рынке замечается явное разделение на два типа рабочих мест:
1. Рабочие места, привязанные к технике («Мерката», Cassby, i-Retail), а также кассы от производителей (сразу с ПО) – данные рабочие места нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, их производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему программному обеспечению (ПО), которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.
| Плюсы | Минусы |
| готовы к работе комплекты онлайн-касс | отсутствие интеграции с товароучетным и бухгалтерским программным обеспечением |
| техподдержка «железа» и программы в одном окне | ограниченность в выборе и замене комплектующих |
| мобильность | дополнительные расходы за ПО и поддержку |
2. Рабочие места без привязки к технике (1С Розница, МойСклад) – их можно использовать с различной аттестованной кассовой техникой, разрешенной ФНС, и они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.
| Плюсы | Минусы |
| идут совместно с товароучетным и бухгалтерским ПО | нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор) |
| несложно интегрируются | поддержка железа и ПО в разных местах |
| свобода выбора в «железках» | первичная настройка |
Покупать готовый комплект или заморочиться с выбором — это ваше право. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.
Если вы хотите быть в тренде и иметь возможность работать/взаимодействовать со своей аудиторией, однозначно нужно использовать!
Подводя итог
Переход на новые кассы — процесс несложный, но требующий некоторой сноровки.
Для тех, кто хочет попробовать сделать это самостоятельно:
Шаг 1. Проверьте кассу, если ее нельзя модернизировать — начинайте подбирать новую.
Шаг 2. Заключите договор с ОФД и получайте доступ в личный кабинет.
Шаг 3. Пройдите регистрацию кассовой техники (делается это онлайн, на сайте налоговой).
Шаг 4. Наслаждайтесь работой!
Для ленивых:
Шаг 1. Есть компании, которые помогут вам перейти на онлайн-кассы за вознаграждение.
Еще несколько важных фактов:
- Фискальный накопитель имеет срок службы 1 год, для организаций на спецрежимах — 3 года (но в продаже пока таких нет).
- Новые онлайн-кассы полностью отменяют учетно-первичную документацию для касс: КМ1, КМ2, КМ3, КМ4, КМ5, КМ6, КМ7, КМ8 и КМ9 — больше не нужны.
- Старые кассы не обязательно снимать с учета, налоговая сделает это сама.
- ЕНВД и патент спят спокойно до 1 июля 2018 года.
- Список тех, кто может законно оставаться с наличкой, прописан в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Автор: Павел Тимохин