Шаг 9. Программное обеспечение (ПО)
Решение об использовании программных средств регулирования процессов протекания бизнеса может приниматься на различных этапах его функционирования. Поэтому этот шаг подвижен. Профессиональные рестораторы давно знают, что компьютерная система контроля и учета – это не блажь, это необходимость. Она позволяет снизить воровство и мошенничество персонала, которым сильно грешит ресторанный бизнес и дает информацию для всестороннего анализа финансовой ситуации. Причем, актуальность подобных вопросов наблюдается сегодня на предприятиях вне зависимости их от размера бизнеса, формата и специфики деятельности.
Высокая динамика роста ресторанного рынка обуславливает постоянное совершенствование инструментов ведения бизнеса и профессионального управления предприятием. Один из инструментов – система автоматизации и контроля для предприятий индустрии питания и развлечений.
Совершенствование и внедрение новейших технологий в этой области позволяют решать наиболее остро стоящие отдельные вопросы, такие как, например, контроль работы персонала, возможности управления отношениями с клиентом, планирования специальных маркетинговых программ, ведения бухгалтерского учета, учета внутреннего движения средств, ведения складского учета, контроль хранения, движения и расхода материальных средств, калькуляции и производства, работы с партнерами, подготовки отчетности и многое другое.
Качественное программное обеспечение и оборудование может быть довольно затратным -$10-15 тыс. и это далеко не предельные суммы. Оптимальный вариант – это приобретение у компаний, специализирующихся на разработке ПО для ресторанного бизнеса. Многие из них имеют свои представительства или партнеров в регионах, что позволяет также рассчитывать в дальнейшем на сервисное обслуживание.
Системы учета и контроля позволяют оценивать как ключевые показатели, так и произвольные показатели, параметры которых пользователь может сформировать самостоятельно, используя вариантные формы отчетов – финансовые, аналитические, складские, производственные. Группируя информацию по предприятию в целом, отдельному подразделению, ассортиментным позициям и другим параметрам, можно создать наиболее удобную форму отчета. Возможен и обратный процесс детализации данных по требующимся параметрам с помощью фильтров. Для более удобного использования, все сформированные данные могут быть представлены в графическом виде (удобное визуальное восприятие).
Таким образом, руководители подразделений смогут сконцентрироваться на основных своих обязанностях, не тратя времени на получение и обработку информации, которая необходима для принятия управленческих решений.
На сегодняшний день системы учета и контроля адаптированы для различных форматов заведений. Системы учитывают особенности ночных и специализированных клубов, казино, боулинг-клубов, бильярдных клубов, ресторанов, кафе, баров, столовых, бистро, центров отдыха и развлечений, аквапарков, кинотеатров, дискотек, театров, концертных залов, спортивных и оздоровительных центров, гостиниц и других предприятий сектора гостеприимства и развлечений. Для предприятий питания и развлекательных заведений также учитываются особенности формата – клубная система, система быстрого питания и другие.
Программа учета и контроля, как правило, представляет собой набор модулей, совместная работа которых позволяет автоматизировать все участки учета.
Например, модуль для точек Front Office позволит автоматизировать процесс обслуживания клиентов, что, в свою очередь, позволит повысить оперативность и качество работы обслуживающего персонала. Это осуществляется путем формирования заказа и передачи его одновременно на производство и в бар. Такой порядок значительно сокращает время обслуживания и обеспечивает индивидуальный подход к каждому посетителю, позволяя применять различные технологии обслуживания, расчетов, систем скидок. При этом в системе благодаря именным карточкам или паролям разграничены права доступа. К определенным операциям и отчетам обращаются только те, кому это позволено по должности. Это обеспечивает конфиденциальность информации и служит общей безопасности системы.
В этом же модуле производится сбор и систематизация информации о клиентах.
Возможности выбранной системы во многом будут определять скорость, оперативность предоставляемых сервисных услуг, а также осуществление контроля качества, оперативности и своевременности предоставления услуги. Причем широта возможностей не делает программы сложными для работы персонала. Интерфейс интуитивно понятен и относительно прост.
В модуле Back Office, после реализации заказа, осуществляется учет и контроль производства полуфабрикатов и списания потраченной продукции, а также учитывается перемещение продукции, товара и расходных материалов со склада. Поступление товаров, продукции на склад также отражается и контролируется системой.
Еще одним достоинством компьютерных систем является возможность свести к минимуму роль человеческого фактора в нанесении убытков.
Недостатком систем является продолжение их достоинств. При выходе из строя всей программы или отдельного модуля, работа предприятия может быть парализована. Поэтому при заключении контракта на установку системы, было бы неплохо поинтересоваться о сервисном обслуживании у самой компании-продавца, а также отзывами о ее работе. Сможет ли она в кратчайшие сроки устранить неполадку, какова будет оперативность отклика.
Еще один минус, при всех принятых мерах, все же некоторая информация может оказаться доступной пользователю и использоваться им не по назначению, если не во вред предприятию.
В этом случае бдительность будет наиболее полезной – не стоит всецело перекладывать ответственность за безопасность на систему учета и контроля.
При принятии решения об установлении системы учета и контроля на предприятии важно ясное понимание стратегических перспектив бизнеса. Стоит ответить для себя на ряд контрольных вопросов.
Каким я вижу свое заведение в будущем, как минимум через 3-5 лет?
Каким образом установка системы поможет достичь цели компании?
Какие функции и процессы должная поддерживать система?
Какие функции необходимы сейчас, а какие, согласно стратегическим целям, понадобятся в будущем?
Какие изменения возможны в деятельности предприятия, его структуре при внедрении системы?
Не стоит упрощенно подходить к автоматизации уже на начальном этапе принятия решения, так как это может дороже обойтись в будущем. Если не детализировать, не обосновать решение на начальном этапе, скорее всего, в ближайшем будущем возникнут расходы на доработку и усовершенствование системы.
Часто разработку программного обеспечения заказывают у компаний, или частных лиц, не владеющих ресторанной спецификой. Кажется, что это обходится дешевле (за счет того, что сумма выплачивается разработчику не сразу, а в виде зарплаты помесячно), при этом практически всегда идет проигрыш в отношении качества самой разработки и дальнейшего сервиса.
---
Источник: