Принимаем товар от поставщика: оцениваем качество и пересчитываем количество

Процедура приемки товаров по количеству и качеству является неотъемлемым компонентом при передаче продукции потребителю.

Проверка нацелена на уточнение фактического состояния и набора продуктов, выявление бракованных наименований или недодачи, а также определение лиц, ответственных за решение, сложившейся ситуации.

Правила организации

Процесс проверки регламентируется, чаще всего, по заключенному договору, и только в случае его отсутствия, используются нормы российского законодательства или принятые деловые традиции.

В соответствии с законодательством проведение проверки допустимо:

1. У поставщика — если продукция забирается непосредственно клиентом.
2. У покупателя — при доставке, организованной поставщиком.
3. У транспортного средства, которое осуществляло перевозку.

Проведение процедуры бывает как полным, то есть и по качеству и по количеству одновременно, так и только по одному из параметров. Второй вариант допустим в нескольких случаях:

• товар единичен и требуется только качественный анализ;
• принимающий человек не компетентен в оценке функциональных характеристик объекта, и в состоянии определить только общее количество наименований.

При стандартной процедуре перевозчик от лица поставщика вынимает продукцию из контейнера или иной тары, в которой осуществлялась доставка, представляется получателю, и, при удовлетворении качеством и количеством, стороны подписывают приемный акт. Если обнаружены дефекты или что-то иное не устраивает покупателя, то заполняется документ об отказе от поставки с подробным уточнением того, что не устроило.

К поставке прикладывается перечень документов, к основным из них относятся:

• накладная на товар – составляется в двух экземплярах и применяется для оформления купли-продажи;
• товарно-транспортная накладная определяет отношения продавца и поставщика при транспортировке;
• счет – отражение цены на поставку или всю партию, способ оплаты и факт поступления денег при предварительном перечислении средств;
• счет-фактура – документ, указывающий стоимость каждой единицы.

По последнему материалу удобнее всего осуществлять количественную проверку. В определенных ситуациях к перечню бумаг прикладывается сертификация на продукцию и указание срока годности. Последний пункт обязателен при доставке скоропортящихся изделий.

Разработка правил приемки

Как такового нормативного акта, определяющего последовательность проведения проверки, в законодательстве не предусмотрено. В большинстве случаев люди ориентируются на инструкции Совета Министров СССР: № П-6 (от 1965 года) – по количеству, № П-7 (от 1966 года) – по качеству. Внесение корректировок при создании РФ не потребовалось.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 918 от 1997 года применение инструкций по качеству и по количеству не является обязательным. Они применяются, когда это оговорено действующим договором между поставщиком и покупателем.

Использование инструкций, которые не совершенны по своей форме и во многом утратили актуальность не всегда удобно. Гораздо комфортнее включить основные положения в договор купли-продажи. К базовым аспектам, связанным с получением продукта, которые рекомендуется включить в документ, относятся:

• сроки и адрес поставки;
• форма документа, по которой будет производиться оценка качества и количества наименований;
• акцентировать, что договор купли-продажи оставляет за продавцом право отказаться от приобретенного, если что-то не устроит по качеству или придет в ненадлежащем количестве;
• итоговым документом сделки будет являться акт приема-передачи собственности.

С одной стороны, за покупателем остается право отказа от покупки, с другой стороны, при наличии неудовлетворенности он обязан своевременно сообщить об этом продавцу и найти вариант разрешения ситуации. Если дефект или недодача будут выявлены в момент передачи продукта третьему лицу, в ходе судебного заседания уполномоченный орган примет решение в пользу продавца.

Читайте также: Войны поставщиков и ритейлеров: почему они происходят и можно ли их избежать?

По качеству

Процесс проверки качества продукта определяется либо заключенным договором, либо, при отсутствии такового, специальным правилом. Оно гласит, что если не оговорено особых характеристик продукта, то он должен выполнять заявленные функции и быть пригодным для применения. Эти условия уточнены в ст. 469 ГК РФ.

Определение качества товаров не всегда простая процедура. Убедиться в качественных характеристиках каждой позиции по внешнему виду проблематично. Если у клиента возникают сомнения в качестве полученного продукта, он выражает свое мнение поставщику, приводя аргументацию. При согласии со стороны продавца, стороны договариваются об условиях разрешения ситуации. Они могут быть выражены в:

• замене продукта на аналогичный;
• возвращении денег.

Если договоренности не достигается, то целесообразно пригласить стороннего эксперта, который проведет экспертизу и сделает выводы относительно содержательности претензий покупателя. Возможность привлечения третьей стороны оговорена в ст. 94 закона № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере госзакупок.

В инструкции по проведению экспертизы по качеству могут быть оговорены и допустимые сроки осуществления анализа, так как продолжительное нахождение на складе или в альтернативном ему месте сказывается на характеристиках продукции. Отдельными приказами региональных управлений в регламент могут быть включены следующие временные периоды:

1. Для продуктов, имеющих статус скоропорта – не более одних суток.
2. При доставке обычных наименований в рамках одного населенного пункта – десять дней.
3. При перевозке товара из другого города – двадцать суток.

По количеству

Каждый договор, заключенный между поставщиком и получателем, должен содержать информацию о конкретном количестве или общем весе передаваемых наименований. Если данный пункт не указан, то документ признается недействительным.

Проверка количества производится на основании пунктов договора и фактические доставленного набора товаров и состоит из двух стадий:

1. Предварительная — основана на поштучной сверке и оценке качества упаковок, при наличии – целостности пломб и штампов.
2. Окончательная — предполагает вскрытие упаковок или иной тары и взвешивание товаров с целью измерения соответствия заявленной массы с фактической.

В зависимости от объемов поставки производиться либо полная, либо частичная проверка. В первом случае пересчитываются все наименования продукции, и при необходимости производится взвешивание.

При больших поставках, когда все проверить практически невозможно, например, несколько вагонов, выбирается несколько пунктов и результаты их проверки распространяются на всю поставку.

Если в рамках частичной проверки была обнаружена недодача хотя бы в одном из экземпляров, то покупатель оформляет отказ от всей партии, не проверяя остаток. Выходом из ситуации также будет либо возврат денег, либо отправка поставщиком товаров в требуемом количестве.

Также покупатель вправе запросить у продавца следующее:

• компенсацию в виде неустойки за время ожидания, так называемую упущенную прибыль;
• денежные средства, которые клиент потратит на приобретение недостающих наименований у других фирм.

Оформление документов при обнаружении расхождений

Во избежание последующих проблем с поставщиком покупателю рекомендуется составление документов, как в случае приема продуктов, так и при отказе в нем. Обязательных форматов в законе не предусмотрено и субъекты вправе использовать материалы, которые утверждены в документообороте фирмы. К иным возможным источникам структуры бланка относятся:

1. Акт о приемке от 1998 года ТОРГ-1.
2. Документ о приеме или отказе в получении доставки от 1997 года – форма № М-7.

Документальная фиксация информация позволит отстаивать свою точку зрения при последующем общении с продавцом, а также при необходимости будет весомым аргументом в суде.

При составлении документа приема, при удовлетворении качеством и количеством, рекомендуется уделить особое внимание следующим аспектам:

• точное и правильное название товарной позиции;
• дата составления, которая аналогична дню фактического получения продукта;
• идентификационные данные сторон;
• информация о продукте, параметры должны быть аналогичны заключенному договору;
• подписи всех лиц, которые участвовали в передаче товара.

Если поставка не удовлетворила клиента по каким-либо критериям, то структура документации дополняется такими графами, как:

• наименование стандарта, в соответствии с которым проводилась качественная оценка товаров;
• информация об эксперте, если такой человек был приглашен, и выводы его заключения;
• подробно описанные сведения о дефектах или недодаче (рекомендуется сформулировать неудовлетворенность качеством в процентном соотношении к норме, то есть насколько продукт был испорчен или остался пригоден ли для использования частично);
• данные о том, какая мера урегулирования ситуации была предпринята, и удостоверение того, что продавец проинформирован о неудовлетворенности клиента;
• сроки и условия нахождения продукции в период ожидания принятого решения.

Все документы заполняются в двух экземплярах, один передается поставщику, а второй – получателю.

В текущем российском законодательстве не предусмотрено строгих процедур осуществления приемки товара по количеству и по качеству. В большинстве случаев применяется инструкции, которые используются уже свыше шестидесяти лет. Допустимо применение форм, установленных на уровне предприятия, при согласии на это поставщика.

Правилам приемки товаров и распространенным ошибкам заказчиков посвящен видеосеминар.