Способы подачи документов в налоговую инспекцию: плюсы и минусы

Настоящая статья посвящена рассмотрению самых распространенных способов подачи документов в регистрирующую налоговую инспекцию для регистрации компаний или внесения изменений в учредительные документы и ЕГРЮЛ.

Каждый из способов имеет свои нюансы: достоинства и недостатки, о которых речь пойдёт ниже. Наша статья подготовлена с целью довести эту информацию до юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, предоставив возможность оценить и выбрать наиболее удобный для себя способ подачи документов в регистрирующий орган.

Все возможные способы подачи документов:

1. Лично;
2. По доверенности через представителя;
3. По почте;
4. Через DHL Express;
5. Электронно (самостоятельно или через нотариуса);
6. Через нотариуса (для определённых регистрационных действий).

В зависимости от конкретного вида регистрационных действий, заявителями могут быть учредители, участники, руководители и иные лица в соответствии с законодательством РФ.

Подробнее о плюсах и минусах каждого из способов далее.

1. Лично

Лично без нотариальной доверенности

Хороший вариант при первичной регистрации (открытии ООО или ИП), если учредители не желают удостоверять свои подписи у нотариуса и могу собраться все вместе для похода в налоговую. Если кто-то из учредителей не может пойти в налоговую, его подпись на заявлении нужно будет удостоверять у нотариуса.

У такого способа подачи документов на регистрацию есть свой плюс, но много и минусов.

Плюс:

• не нужно тратить время и деньги на заверение подписи заявителя (ей) у нотариуса.

Минусы:

• обращаться придётся только в налоговую, не через МФЦ, так как там фактически эта услуга не работает;
• необходимо выделить время и собраться всем учредителям вместе для поездки в налоговую (иначе обращаться к нотариусу, что влечёт дополнительные затраты);
• этот способ возможен только при первичной регистрации, то есть при создании юридического лица.

Лично заявитель с нотариально удостоверенной подписью

Если в случае с регистрацией ООО можно избежать посещения нотариуса, то в случае внесения изменения в ЕГРЮЛ или учредительные документы компании необходимо заверять соответствующее заявление у нотариуса.

Плюсы:

• в процессе заверения заявления нотариус проверяет, правильно ли указаны реквизиты заявителя и иные данные в заявлении, а затем уже при подаче в налоговую сам заявитель может «на месте» внести корректировки в остальные документы (устав, протокол и т.д.), на которые указал специалист налоговой инспекции при приёмке документов от заявителя;
• при приёме документов специалист налоговой может сразу предупредить, что будет отказ, например, по причине того, что неверно указан вид заявителя, что сэкономит ваше время и вам не нужно ждать неделю, чтобы получить отказ из налоговой и заново готовить документы на регистрацию и повторно оплачивать государственную пошлину.

Минусы:

• дополнительные финансовые затраты на оплату услуг нотариуса за свидетельствование подлинности подписи заявителя на заявлении;
• временные затраты руководителя (участника) на запись и поездку к нотариусу, затем в налоговую.

2. Через представителя

Через представителя по нотариально удостоверенной доверенности

Если заявитель не может лично посетить налоговую, то в этом случае ему необходимо подготовить доверенность, которая обязательно должна быть удостоверена у нотариуса.

Плюсы:

• при условии, если регистрации проводятся в компании часто, тогда лучшим способом будет оформить доверенность на ответственного сотрудника, который будет ответственен за все проводимые операции. Он будет полностью осуществлять контроль над всем процессом целиком от первой до последней страницы;
• когда налоговая инспекция по какой-то обоснованной причине откажет в приёме документов, тогда доверенное лицо может сразу приступать к работе и готовить весь пакет документов на повторную регистрацию.

Минусы:

• придётся осуществить затраты на оплату услуг нотариуса не только за свидетельствование подлинности подписи заявителя на заявлении, но и ещё на оформление нотариальной доверенности;
• при регистрации ООО должны присутствовать все заявители (учредители), либо отсутствующие должны заверить свои подписи на заявлениях нотариально, а один из учредителей, который присутствует лично, передаёт их заявления и остальные документы в налоговую на регистрацию.

3. По почте

Документы направляются по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения.

Плюс:

• этот способ является доступным и дешёвым.

Минусы:

• способ ненадёжный и достаточно долгий;
• при отправке почтой подпись заявителя на заявлении в любом случае должна быть заверена нотариусом;
• в случае отказа – зря потраченный месяц на пересылку в налоговую и обратно заявителю документов (вместо 5 рабочих дней – ровно столько по закону длится регистрация в налоговой).

4. Курьерские службы

Новый способ подачи документов, который появился совсем недавно. DHL Express и Pony Express заключили специальное соглашение с ФНС о доставке документов в налоговую и обратно заявителю.

Для отправки документов нужно вызвать курьера или доставить документы в один из офисов DHL Express. Нотариальная доверенность для подачи документов в этом случае не нужна. Документы будут поданы в налоговую на следующий рабочий день, а результаты регистрации курьер привезёт на любой указанный при отправке адрес (т.е. фактически 7 рабочих дней на регистрацию).

Пока доставка через DHL работает только для Москвы. В дальнейшем такая возможность откроется для всех регионов РФ.

Плюсы:

• не нужно никуда ехать: курьер заберёт документы прямо из дома или офиса и также привезёт назад после их регистрации. Доставка из налоговой осуществляется на любой указанный адрес в пределах работы DHL Express или Pony Express.
• стоимость всего 600 рублей (Цена DHL), что фактически даром за возможность не посещать налоговую;
• не нужно стоять в очередях в налоговой инспекции;
• не нужно оформлять доверенность на получение.

Минусы:

• услуга доступна только для жителей Московского региона.
• услуга новая и не все нюансы еще отработаны.

5. Электронно (самостоятельно или через нотариуса)

Документы в налоговую подаются в электронном виде с помощью интернет-сервиса «Подача электронных документов на государственную регистрацию».

Самостоятельно

Подача электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Плюсы:

• не придётся выходить из офиса/дома;
• заявитель может отслеживать движение документов;
• в электронном виде документы доставляются заявителю по адресу электронной почты, указанном в транспортном контейнере, а на бумажном носителе в обычном порядке, указанном заявителем;
• не нужно заверять подпись заявителя нотариально.

Минусы:

• для того чтобы воспользоваться таким методом, сначала необходимо получить ключ электронной подписи. Он выдаётся только удостоверяющим центром, аккредитованным в Минкомсвязи России;
• нужно располагать необходимым оборудованием, обладающим соответствующими техническими характеристиками и навыками работы с программой CryptoPro. Кроме этого, придётся подготовить транспортный контейнер, именно в нём будут содержаться документы в электронном виде.

Через нотариуса

Подача электронных документов, подписанных электронной подписью нотариуса. Иметь свою ЭЦП не нужно. Достаточно обратиться к нотариусу, у которого она есть.

Это платная услуга. При этом способе подпись заявителя должна быть заверена и прошита нотариусом на бумажном носителе. Затем заявление сканируется и направляется вместе с пакетом документов в налоговую инспекцию. При этом документы в налоговую может отправить только нотариус, засвидетельствовавший подпись заявителя на заявлении.

Плюс:

• подача документов осуществляется одновременно с заверением подписи нотариусом на заявлении.

Минусы:

• услуга платная и стоимость у разных нотариусов отличается;
• не каждый нотариус имеет собственную электронную подпись.

6. Через нотариуса (для определённых регистрационных действий)

Специальный способ подачи нотариусом, когда закон возлагает это на нотариуса. Например, при сделках купли-продажи или залога долей. При данном способе подачи у заявителя нет права выбора способа подачи документов в налоговую, поэтому плюсы и минусы не обсуждаются.

Вывод

На наш взгляд, самым удобным из перечисленных способов подачи документов является отправка документов через курьерские службы: DHL Express и Pony Express. Несмотря на платность услуги и неудобство в связи с необходимость приезжать в офис DHL для передачи документов, в перспективе, когда курьер сможет приезжать за документами сам – это будет одним из самых удобных способов, особенно для тех, кто не хочет посещать налоговую.