Бизнес с нуля: строим идеальную систему управления
Усвойте ключевые моменты, которые играют главную роль при создании нового бизнеса. Если, конечно, вы с самого начала хотите строить бизнес как систему. Для успеха важен каждый шаг – от разработки идеи до детального плана управления и контроля.
Ниже перечислены основные моменты, которые обязательно нужно учесть при создании нового бизнеса. Если, конечно, вы с самого начала хотите строить этот бизнес как систему.
a) Бизнес-идея.
Бизнес-идея должна давать ответ на вопрос: «Что такого хорошего, интересного и полезного мы будем давать своим клиентам, чтобы они платили нам деньги? Желательно – много, часто и с удовольствием?»
Если вы не можете придумать хороший и РЕАЛИСТИЧНЫЙ ответ на этот вопрос, вы вряд ли сможете создать успешный бизнес.
b) Цели бизнеса, бизнес-план.
Когда у вас есть хорошая бизнес-идея, ее необходимо довести до ума. Вам необходимо придумать для своего бизнеса амбициозные цели. Бизнес имеет смысл создавать ради доминирования на рынке. Вопрос – какой именно бизнес, и на каком рынке. Можно попытаться построить самую крупную в России сеть автосервисов. А можно организовать автосервис, который будет лучшим в радиусе двух километров. Если в этом радиусе достаточно клиентов, чтобы ваш автосервис мог жить припеваючи – бизнес имеет шанс на успех. Чего не следует делать – так это создавать бизнес, обреченный быть аутсайдером. Такой бизнес в конечном счете все равно издохнет. А раньше это случится, или позже – какая разница?
Также при запуске нового бизнеса совершенно необходим бизнес-план. Некоторые соображения о том, каким должен быть бизнес-план, вы найдете в первом разделе данной книги.
Для построения системы бизнеса имеет принципиальное значение, чтобы уже на этом этапе цели бизнеса были определены количественно и в деньгах.
c) Первый сотрудник: исполнительный директор с правом подписи.
На этом этапе проходит водораздел между тем как строится обычный бизнес и СИСТЕМА бизнеса. В обычном бизнесе собственник сам становится директором. Возглавляет текущее руководство бизнесом. В общем, с самого начала взваливает на себя ярмо, от которого потом не может избавиться.
Когда мы строим систему бизнеса, мы с самого начала разделяем две роли: ВЛАДЕЛЬЦА бизнеса и УПРАВЛЯЮЩЕГО бизнесом. Поэтому мы принимаем на работу первого сотрудника сразу после утверждения бизнес-плана. И ДО начала работ по организации и запуску бизнеса.
Сам собственник бизнеса становится его ГЕНЕРАЛЬНЫМ директором. А первый сотрудник принимается на работу в роли ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО директора. Генеральный директор присутствует где-то сверху, а руководство текущей деятельностью с самого начала строится под исполнительного директора.
Юридическое лицо в этом случае имеет смысл оформлять с двумя первыми подписями. Одна – главная – будет у генерального директора (он же собственник). Использоваться она будет для подписания решения учредителей или доверенности, дающей право подписи исполнительному директору. В остальном, чем меньше документов подписывает генеральный директор – тем лучше. Все документы должен подписывать исполнительный директор. Но если с ним что-то случится, право подписи у генерального всегда наготове.
Исполнительного директора можно задействовать уже на этапе разработки планов создания и «раскрутки» нового бизнеса. И тем более на него имеет смысл свалить все вопросы по реализации этих планов. Чем меньше собственник потратит времени на поиск и оборудование офиса, регистрацию юр.лица, оборудование производства или складов – тем лучше. Привыкайте с самого начала, что вы – владелец бизнеса, а не его работник. Работать в вашем бизнесе должны другие люди.
d) Следующий сотрудник: финансовый менеджер по совместительству.
Иногда на этапе запуска бизнеса необходимо нанять только одного исполнительного директора. Тогда следующие сотрудники нанимаются тогда, когда офис уже оборудован и начинается работа. В других случаях на начальном этапе нанимается несколько человек, чтобы эффективнее организовать и запустить бизнес. Помните: собственник бизнеса в их число не входит. Его работа – владеть бизнесом, а не вкалывать в нем.
Так или иначе, с момента запуска бизнеса в команде уже работает несколько человек. Одному из них дополнительно к другим его обязанностям необходимо делегировать функции финансиста.
Уточняю, на эту работу не нужен профессиональный бухгалтер. Еще большой вопрос: стоит ли вообще заводить своего бухгалтера. Бухгалтерский блок неплохо можно закрыть по договору аутсорсинга с бухгалтерской компанией.
Кроме того, крутой и профессиональный финансовый менеджер нам здесь не требуется. Все, что требуется – аккуратно вести кассу. Управлять расчетным счетом, через клиент-банк. И собирать подборку первичных документов для бухгалтерской компании. Толковый секретарь легко может выполнять эту работу. Параллельно с основными обязанностями.
Важнее другое: с самого начала снять с владельца предприятия блок обязанностей по текущему финансовому учету бизнеса. Эти обязанности не требуют выдающейся квалификации. Но время на них приходится тратить постоянно. Кроме того, важно с самого начала разнести текущее руководство бизнесом и контроль финансов бизнеса. Если и то, и другое будет контролировать один человек – исполнительный директор, ситуация впоследствии легко может уйти из-под контроля владельца.
e) Запуск финансового менеджмента и отдельной кассы бизнеса с момента запуска бизнеса.
Начинающему владельцу бизнеса сложнее всего делегировать две вещи – право подписи и возможность распоряжаться финансами бизнеса. На управленческую текучку, связанную с этими двумя вопросами, может уходить по нескольку часов в день. Которые больше бы пригодились для решения задач, связанных с развитием бизнеса.
Профессиональный собственник, напротив, делегирует текущее управление финансами бизнеса еще при запуске этого бизнеса. Он с самого начала отделяет кассу бизнеса от своей личной кассы. И понимает, что касса бизнеса не находится в полной мере под его контролем. Эти деньги – пока еще деньги бизнеса, а не его личные деньги.
Касса и расчетный счет бизнеса – просто один из компонентов бизнеса, необходимых для его работы. Так же, как наличие офиса или сдача бухгалтерских отчетов в налоговую. Чтобы бизнес работал, через расчетный счет и кассу должны проходить какие-то финансовые средства. Не дело собственника – каждый день принимать решения по каждому копеечному платежу. Задача собственника – построить систему управления этими финансовыми операциями. Если финансовые операции бизнеса будут идти правильно, собственнику ежемесячно будет перетекать часть оборотов бизнеса в его личную кассу. А это – те самые дивиденды, ради которых собственник и создавал этот бизнес!
Напоминаю: в жестком финансовом менеджменте все деньги, вложенные в бизнес, приравниваются к нулю. Собственник должен успеть изъять деньги из бизнеса, пока бизнес доходен. Сначала изымаются деньги, компенсирующие первоначальные вложения в бизнес. Только то, что изымается после этого, является настоящим доходом собственника. И нужно успеть забрать из бизнеса эти доходы, пока бизнес прибыльный. Когда бизнес перестанет быть доходным, изъять что-то из этого бизнеса будет проблематично.
f) Сдельные З/П сотрудников – от ключевых результатов.
Создавая систему бизнеса, собственник изначально не предполагает, что он будет с утра до вечера говорить сотрудникам, что им делать. Тогда нужен иной механизм управления, заставляющий сотрудников сконцентрироваться на обеспечении результатов для компании. Таким механизмом является сдельная оплата труда сотрудников. Завязанная на ключевые результаты, которые эти сотрудники в процессе работы должны обеспечивать для компании.
Действительно, если посадить сотрудников на большие оклады, нет никакой гарантии, что они вообще будут работать. Они могут просто сидеть в офисе, заниматься своими делами. И расслабляться с утра до вечера. Ведь рядом нет собственника, который стоит у них над душой и заставляет шевелиться.
Таким образом, оклады должны обеспечивать сотрудникам необходимый уровень стабильности. Но основной их доход должен быть завязан на результаты работы для компании. Эти результаты должны быть так или иначе должны быть завязаны на реальные деньги, поступившие от клиентов.
Из результатов сотрудников складываются результаты подразделений. А сдельные выплаты и бонусы руководителей бизнеса должны быть завязаны на общие результаты подразделений и бизнеса в целом. И зависеть от того, насколько выполняются Цели и Планы по ключевым показателям бизнеса, рассчитанные в бизнес-плане.
Таким образом, ключевые цели и планы бизнеса переносятся из бизнес-плана в Приказы по оплате труда сотрудников. Сдельные выплаты боссов напрямую зависят от их достижения. А рядовые сотрудники должны сконцентрироваться на выполнении личных планов. Также прописанных в Приказах по заработной плате. Но если выполняется План по отделу в целом (соответствующий бизнес-плану), каждый сотрудник отдела получает ощутимый бонус.
Вот тогда собственник может быть уверен, что все сотрудники компании постоянно думают о том, как выполнить личные и общие планы. В результате чего выполняется бизнес-план, и бизнес в целом достигает успеха.
g) Управление – еженедельные совещания, не более 3-х – 4-х часов в неделю.
Когда бизнес еще маленький, управление им не требует много времени. И время на текущее управление собственником своим бизнесом удобнее всего ограничить именно на этом этапе.
С самого начала имеет смысл ввести стандарт, что собственник управляет своим бизнесом на основе еженедельных совещаний. Выбирается день и время для этих совещаний. Например, еженедельно в понедельник с 17.00. Или с 18.30, если необходимо, чтобы новый бизнес не отвлекал собственника от основной работы и других бизнесов.
Эффективная продолжительность совещания – час. Максимальная – два часа. Больше двух часов без перерыва работать неэффективно. Но лучше всего еженедельно решать все текущие вопросы не более чем за час.
Собственник приезжает в офис именно на то время, которое необходимо для проведения еженедельного совещания. Возможно, собственник также захочет дополнительно пообщаться с кем-то из сотрудников. Тогда можно приехать за час-другой до начала совещания. Или немного задержаться после его окончания.
Таким образом, собственник проводит в офисе и ЗАНИМАЕТСЯ ТЕКУЩИМ УПРАВЛЕНИЕМ БИЗНЕСОМ НЕ БОЛЕЕ ТРЕХ-ЧЕТЫРЕХ ЧАСОВ В НЕДЕЛЮ. Ежедневный контроль бизнеса осуществляется дистанционно.