Как контролировать бухгалтера и финансовые потоки?

Контроль работы бухгалтерии и главного бухгалтера

Каждый собственник и каждый руководитель (генеральный директор) предприятия сталкивается с проблемой главного бухгалтера. Могут складываться различные ситуации, рассмотрим основные из них.

Ситуация 1. Собственник не доверяет в полной мере руководителю и ставит «своего» главного бухгалтера. Соответственно, и руководитель предприятия может не иметь должного уровня доверия к главному бухгалтеру. Главный бухгалтер, в свою очередь, может относиться к руководителю предприятия свысока и считать себя сотрудником того же уровня (а нередко и выше), что и руководитель предприятия. Отношения могут не сложиться. К чему приведет ситуация, трудно предугадать. Конфликт может не существовать вообще или тлеть годами, пока собственник не определится с тем, кто ему нужнее – главный бухгалтер или руководитель предприятия.

Ситуация 2. Усложнение предыдущей ситуации – собственников несколько, а должности на предприятии «расписаны» между ними. Один собственник приводит генерального директора, другой – финансового, третий – главного бухгалтера и т. д. В случае ухудшения отношений между собственниками «война» переходит в трудовой коллектив, и начинается действие пословицы «паны дерутся – у холопов чубы трещат».

Ситуация 3. Побывав во 2-й ситуации, собственники обращаются в кадровое агентство с тем, чтобы найти нейтральный по отношению к собственникам топ-менеджмент, включая генерального директора и главного бухгалтера. Мы полагаем, что определенная доля заказов в кадровые агентства попадает именно по этой причине.

Ситуация 4. Вообще говоря, главный бухгалтер – должность, требующая высокой профессиональной квалификации, определенных организаторских способностей, а также опыта работы. Среди ближайших знакомых у собственника такого человека может и не оказаться. Возникает противоречие: хочется, чтобы был человек и свой, и квалифицированный. Тогда есть два варианта решения проблемы. Квалифицированный главный бухгалтер приглашается «с улицы», а к нему «подсаживают» заместителя – неквалифицированного, но зато «своего». Пусть за главбухом присматривает, может, и сам(а) чему когда-нибудь научится. Можно наоборот – главный бухгалтер «свой», имеет дорогую импортную ручку и должные навыки для подписания документов, включая красивую подпись. А фактически всю работу делает толковый заместитель «с улицы». Понятно, что если «свой» человек в бухгалтерии не обладает должной квалификацией, то более квалифицированные коллеги все равно обведут его вокруг пальца, в худшем случае – подставят.

Ситуация 5. Собственники отдают должность главного бухгалтера «на откуп» руководителю (генеральному директору) предприятия и возлагают всю ответственность за бухгалтерию на него. С нашей точки зрения, ситуации 3 и 5 менее противоречивы, чем остальные.

Ситуация 6. В холдинговых структурах отношения между должностными лицами юридических лиц могут быть весьма запутанными. Так, генеральный директор может быть номинальным «подписантом», а главный бухгалтер – вполне полноценным главным бухгалтером. В случае наличия единой сводной бухгалтерии главный бухгалтер тоже в принципе может быть «подписантом», а учет может вестись целым коллективом специализированной бухгалтерии, к тому же находящейся далеко от самого предприятия.

Единственное, что объединяет эти ситуации, – это то, что контроль за деятельностью главного бухгалтера необходим во всех случаях без исключения. Итак, на какие моменты следует обратить внимание.

• Положение и роль главного бухгалтера на предприятии. Надо понимать,какое фактическое положение занимает главный бухгалтер в иерархии руководства предприятия. Если главного бухгалтера, что называется, загнали под лавку, – это очень плохо. Совсем плохо. На практике это случается, когда руководитель предприятия не заинтересован в полноценном, достоверном учете на предприятии. А значит, с высокой долей вероятности, он проворачивает темные делишки. Такой руководитель и его деятельность должны сразу стать объектом пристального внимания службы безопасности. Также следует обратить внимание на деятельность руководителя предприятия, при котором высокая текучесть кадров на различных позициях в бухгалтерии, особенно главных бухгалтеров.

•Участие главного бухгалтера в бизнес-процессах на предприятии и его степень влияния. Если главный бухгалтер не принимает участия в управлении предприятием (согласование договоров, визирование документов, платежей, планирование деятельности, пр.), то это может говорить о его невысоком фактическом статусе на предприятии. Хотя внешне ему могут оказывать уважение соответственно должности. Есть и другая крайность, существенно менее опасная, – это чрезмерная степень влияния главного бухгалтера на предприятии, встречается не очень часто. Тем не менее недооценивать ее нельзя.

• Предварительный контроль отчетности. Главный бухгалтер обычно отвечает за составление бухгалтерской и налоговой отчетности. Надо иметь в виду, что все люди делают ошибки. Даже самые квалифицированные и внимательные сотрудники тоже делают ошибки. Поэтому необходима процедура проверки отчетности и деклараций. Это может быть, например, целевая аудиторская проверка. Если она проводится до сдачи отчетности, то это хорошо. В результате снижается вероятность ошибки, и не происходит составления и подачи исправленной налоговой декларации. Частая подача исправленных налоговых деклараций является фактором, увеличивающим вероятность проведения налоговой проверки.

•Последующий контроль отчетности. У большинства крупных компаний проведение обязательного аудита годовой отчетности является обязанностью в соответствии с законодательством. Если таковой обязанности нет, то целесообразно провести аудит годовой отчетности.

• Аудит. При проведении аудиторской проверки перед аудиторами можно и нужно ставить отдельные задачи, задавать интересующие вопросы. Не стоит пренебрегать этой возможностью.

Контроль финансовых потоков

Если рассматривать хищение денежных средств как явление во времени, то оно бывает двух типов. Первый – это медленное хищение небольшими, незаметными для организации суммами с прикрытием этого хищения тем или иным способом. Второй – это быстрый перевод одной (нескольких) большой суммы, инициатор или исполнитель платежа скрывается либо стрелки переводятся на невиновных лиц или неизвестных негодяев.

• Сокрытие и перечисление поступивших денежных средств. В настоящее время практически все компании перешли на систему банк–клиент, поэтому мы можем рассказать о механизмесовершения хищения безналичных денежных средств, характерном скорее для бумажного документооборота. В день, когда на расчетный счет поступает определенная сумма денег, бухгалтер передает в банк платежное поручение в адрес нужной ему компании на ту же сумму минус комиссии банка за платежное поручение. Таким образом, остаток на счете за этот день будет полностью соответствовать тому, который был бы без этого поступления. Затем из пачки документов, прилагаемых к выписке банка, изымаются входящее платежное поручение, исходящее платежное поручение и ордер на списание комиссии банком. На распечатке оборотов по счету за день никаких подписей, печатей банка нет, ее можно легко изготовить самому. В итоге имеем: остатки на расчетном счете и на выписке совпадают, денежные средства ушли. Разбирательства по поводу пропавшей суммы могут занять некоторое время, достаточное для того, чтобы обналичить денежные средства и скрыться. При электронном обороте также возможна такая операция, но ее можно легко и быстро увидеть в системе банк–клиент.

Каким образом можно снизить риски хищения безналичных денежных средств?

• Прежде всего, на предприятии должен быть создан и четко соблюдаться регламент проведения безналичных платежей. Должны существовать четкие должностные инструкции и договоры материальной ответственности с отдельными сотрудниками. Ответственность должна быть правильно распределена между сотрудниками. Девочка, работающая с клиент-банком, несет ответственность за правильность составления платежных документов. Понятно, что она не может нести ответственность за экономически нецелесообразные расходы, за переводы денежных средств, осуществленные по указанию генерального директора.

• Также должен быть разработан механизм дополнительной проверки отдельных платежей. В эту категорию платежей должны обязательно попадать платежи на большие суммы и платежи новым контрагентам.

• Если на предприятии не установлены лимиты кредитования контрагентов, то это необходимо сделать. Тогда при превышении лимита кредитования платежи контрагенту будут приостанавливаться до выяснения ситуации.

• Должны проводиться регулярные аудиторские проверки, а также проверки соблюдения регламента платежей.

• Следует уделить особое внимание компьютерной безопасности системы банк–клиент, особенно ситуациям компрометации ключей, паролей, несанкционированного доступа к компьютерам с системой банк–клиент. Неплохо иметь видеонаблюдение за компьютером системы банк–клиент.

Наличное обращение. Здесь, с одной стороны, все немного проще, с другой – гораздо сложнее. Проще то, что наличные деньги можно пощупать, пересчитать, они физически осязаемы. Сложнее то, что наличные деньги имеют различное происхождение (выручка, зарплата, аванс, подотчетные), поступают в кассу различными путями и уходят из кассы различными путями. Также наличные могут быть как официальными, так и «из черной кассы». Увы, наша экономическая действительность такова, что «черные кассы» имеют место быть. Определенную роль в существовании «черных касс» играет не совсем удачное законодательство.

Итак, рассмотрим сначала официальную кассу предприятия и основные способы хищения денежных средств из официальной кассы.

• Хищение денежных средств перевозчиком денежных средств либо кассиром, ничем не прикрытое, с последующим побегом присвоившего денежные средства лица (лиц). Как вариант, довольно часто встречающийся, – имитация нападения, кражи и перевод поисков злоумышленников в направлении неизвестных лиц.

• Изъятие денежных средств из кассы, неприкрытое никакими оправдательными документами. Кассир берет немного денег, чаще всего предполагая вернуть их потом в кассу, в общем-то без злого умысла или желания украсть, присвоить эти деньги. Недостача вскрывается при ревизии. Обычно бывает много шума из-за пустячных сумм, которые никто не хотел похищать. Просто девочке-кассиру надо было срочно пять тысяч рублей «на классную курточку» (бабушке-кассиру – соответственно на лекарства), а зарплата только на следующей неделе.

• Хищение денежных средств, прикрытое липовыми оправдательными документами (расходными кассовыми ордерами).

• Хищение денежных средств, совершаемое путем неполного оприходования, неоприходования поступающих денежных средств.

• Хищение денежных средств из сейфа офисными сотрудниками.

Неофициальная касса. Способы хищения из нее в принципе те же. Однако поскольку неофициальную кассу обычно «держат» особо доверенные лица, то воровства в самих неофициальных кассах гораздо меньше. Но если оно случается, то собственник испытывает большое разочарование в людях, притом самых доверенных. Хищений вне кассы в сфере оборота «черной» наличности гораздо больше. Поскольку не все расходы предполагают наличие отчетных документов (взятки, откаты, различные услуги, пр.), то у подотчетных лиц есть большое поле для фантазии и творчества в области злоупотреблений вверенными ему деньгами.

Есть одна общая для официальной и черной касс ситуация, связанная с выплатой зарплаты рабочим по ведомостям. В кассе деньги и ведомость выдают бригадиру (прорабу), а уже он раздает деньги рабочим, они подписывают ведомость и он ее потом возвращает. У финансового отдела, кассиров эта схема не вызывает вопросов – деньги отдали, ведомость с подписями получили. Но на самом деле есть определенная проблема. Бригадир (прораб) при такой выплате частенько становится маленьким царьком, распределяя денежные средства не так, как указано в ведомости, а по своей воле. То есть он сам и лица к нему приближенные получают побольше, чем положено по ведомости, а остальные – поменьше. Такой конфликт понижает производительность труда, ухудшает качество работы (продукции), провоцирует скандалы. В случае если рабочие родом из близлежащих стран с более теплым климатом, то описанная ситуация скорее правило, чем исключение. На некоторых предприятиях, где эта проблема стоит особенно остро, она решается путем выдачи денег непосредственно рабочим, минуя бригадира (прораба). Если речь идет об удаленном объекте, то кассир выезжает на объект.

Каким образом можно снизить риски хищения наличных денежных средств?

• Прежде всего на предприятии должен быть создан и четко соблюдаться регламент проведения наличных платежей. Должны существовать четкие должностные инструкции и договоры материальной ответственности с отдельными сотрудниками.

•Следует строго соблюдать правила оформления и учета кассовых операций.

Следует обратить внимание на физическую защиту мест хранения денег. Касса должна быть оборудована надлежащим образом. Неплохо иметь видеонаблюдение за кассой, сейфом.

• Также необходимо соблюдать определенные правила при перевозке и хранении денежных средств. Наличие соответствующей перевозимым или хранимым суммам охраны, а также секретность в отношении всего, что касается хранения и перевозки денег, – это обязательные условия, которые должны соблюдаться всегда.

• Должны проводиться регулярные аудиторские проверки, ревизии, а также проверки соблюдения кассовой дисциплины.

• Разумное уменьшение наличного оборота. Сюда можно отнести безналичный перевод зарплат сотрудникам на карточки, сокращение иных наличных расходов.

Выводы

• Бухгалтерия является службой предприятия, требующей постоянного контроля, осуществляемого высококвалифицированными опытными специалистами.

• Отсутствие должного контроля финансовых потоков может повлечь за собой нанесение существенного материального ущерба предприятию вплоть до его банкротства.

Андрей Беспалько, генеральный директор ООО «Центр проблем контроля и безопасности»