Обучение персонала

 В помощь начинающему бизнесмену: как организовать работу с наемными сотрудниками в небольшой компании

Персонал называют движущей силой бизнеса, от его сплоченности и профессионализма зависит жизнеспособность предприятия. Но неопытный предприниматель сталкивается с рядом вопросов: где искать сотрудников, как правильно оформить трудовые отношения, какие документы требовать при приеме на работу, как грамотно уволить человека, если он не подошел по профессиональным качествам или нарушает дисциплину. Этим вопросам посвящен наш обзор.

Как искать и обучать сотрудников

Для поиска персонала современные СМИ и интернет-площадки предоставили работодателю немало инструментов. На опубликованную вакансию откликаются сотни претендентов, поэтому первая задача руководителя – составить грамотное и понятное объявление, в котором детально описаны требования к кандидату. Сузить круг поиска – в интересах работодателя, ведь он избавит себя от утомительных собеседований с неподходящими людьми.

Наемные рабочие руки в современном мире обходятся дорого, поэтому, прежде чем начинать поиск нового сотрудника, следует задать себе ряд вопросов:

- достаточно ли для нового человека работы, чтобы загружать его 8 часов каждый день;

- готовы ли вы обеспечить новичка необходимыми инструментами, материалами, создать безопасные условия для работы (требования Трудового Кодекса);

- нет ли в штате уже работающих сотрудников, между которыми можно перераспределить обязанности;

- нельзя ли отдать работу на аутсорсинг;

- с какими нормами и правилами вы ознакомите нового работника, есть ли для него должностная инструкция.

Часто предпринимателю приходится брать новичков без опыта работы и учить их с нуля самостоятельно, ведь сложившиеся специалисты стоят дорого. Для малого бизнеса это вполне приемлемый вариант. Молодой сотрудник не запросит большую зарплату, а бесплатное обучение станет для него ценным багажом в жизни. В то же время предприниматель выучит специалиста «под себя».

Однако есть виды бизнеса, в котором подобный вариант неприменим - требуются сотрудники с квалификацией (обучение, медицинские услуги, автомастерская). В таком случае с работником договариваются на взаимовыгодных условиях, просчитывая свои риски, вложения и затраты. Немало бизнесменов предпочитают «переманить» ценного специалиста у другой компании или найти его в своей профессиональной среде (мастера знают других мастеров, педагоги осведомлены о репутации других педагогов и т.д.). В таком случае следует оценить свои ресурсы – сможете ли Вы предложить более выгодные условия, согласны ли нести дополнительные затраты на высококлассного специалиста, какую пользу он принесет вашей компании.

Совет! Не игнорируйте такой эффективный инструмент найма, как испытательный срок.

Обучение за счет предприятия

Если работника требуется направить на обучение/повышение квалификации, сделать это можно как до приема на работу, так и после. При этом плата за обучение включается в расходы предпринимателя и не подлежит налогообложению. Для исключения расходов на образование из базы налогообложения требуется соблюсти некоторые условия:

1) обучение проводится в учреждении, имеющем лицензию (обучаться у организации со статусом ИП нельзя);

2) с работником уже заключен трудовой договор или будет заключен в течение 3-х месяцев со дня окончания обучения;

3) в организации должен быть план подготовки сотрудников на текущий год, приказ об обучении конкретного работника, договор с учебным заведением (заключается от имени фирмы!);

4) предприниматель может предъявить при проверке платежные документы (чеки, ордера, выписку из банка), копию лицензии образовательного учреждения.

Важно! При оформлении трудовых отношений работодатель вправе внести в договор пункт о компенсации понесенных им затрат на обучение со стороны работника, если последний решит уволиться без уважительных причин (ст.249 ТК).

Порядок приема на работу, процедура увольнения

Если найден подходящий кандидат, его необходимо грамотно оформить. По закону договор заключают не позднее 3-х дней с того момента, как работник фактически приступил к исполнению своих обязанностей (ст.67 ТК). При этом наниматель обязан обеспечить его материалами, инструментами и безопасным рабочим местом.

Важно! Все этапы приема на работу регистрируются в специальных журналах. Ведутся отдельные журналы по регистрации приказов, заявлений, трудовых договоров, учета больничных листов, ознакомления работников с нормативными актами и т. д.

После ознакомления кандидата с правилами компании издается приказ и оформляется трудовой договор в письменной форме в 2-х экз. (обязательные пункты этого документа перечислены в ст. 57 ТК). Соискатель обязан предоставить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании. После предъявления оригиналов требуется снять с них копии, заверить и вложить в личное дело. Также на каждого сотрудника заводится личная карточка.

В некоторых случаях предприниматель обязан потребовать:

Процедура увольнения

Порядок расторжения трудовых отношений зависит от причины. Уволить сотрудника по его желанию значительно проще, чем сделать это «с подачи» работодателя. В первом случае работник пишет заявление и, по окончании двухнедельного срока, работодатель издает приказ с соответствующей записью в трудовой книжке. Если сотрудник увольняется по соглашению сторон, двухнедельная отработка не требуется.

Если человека увольняют без его согласия, необходима веская причина (несоответствие занимаемой должности, невыполнение трудовых обязанностей и т. п.). В таком случае работодатель также издает приказ об увольнении с указанием причины и знакомит с ним работника. Общие основания для прекращения трудовых отношений изложены в ст. 77 ТК.

Обратите внимание! В последний день работы (день увольнения) сотрудник должен получить полный расчет, то есть все деньги за отработанные дни и компенсацию за отпуск, который он не успел использовать.

Как организовать кадровый учет «с нуля»

В отличие от бухгалтерии, которую редко доверяют неспециалисту, кадровый учет не воспринимается как сверхсложная задача, однако на практике опытный «кадровик» способен значительно упростить жизнь бизнесмену и уберечь его от многих неприятностей. Законодательство о труде относят к числу самых запутанных, в нем есть множество нюансов, касающихся разных категорий работников, штрафы за несоблюдение этих «мелочей» вполне серьезные. Но начинающий бизнесмен редко может позволить себе взять человека исключительно для документооборота, поэтому приходится осваивать кадровые премудрости с нуля.

Хорошая новость для микроорганизаций – кадровый учет отменен

По Закону № 348-ФЗ с 1.01.2017 года порядок организации кадрового учета для маленьких компаний значительно упрощен. По сути, с владельца микробизнеса сняли обязанность вести кадровый учет в полном объеме. Если он издаст соответствующий приказ, то имеет право на применение типового трудового договора по форме, утвержденной Постановлением от 27.08.2016 г. № 858. В этом договоре оговаривают все ключевые моменты: права и обязанности, режим, оплата труда, отпуск и социальные гарантии.

Важно! Под действие закона № 348 подпадает предприятие, на котором работает не больше 15 человек, с годовым оборотом до 120 млн. руб.

Как организовать кадровый учет ИП

Если индивидуальный предприниматель работает в одиночестве (сам на себя), учет кадров вести не нужно – документы о регистрации приравниваются в таком случае к кадровым. Если же к ИП приходит хотя бы 1 наемный сотрудник, вместе с ним появляется обязанность вести кадровый учет (если компания не подпадает под действие закона № 348-ФЗ).

Важно! После заключения своего первого договора с наемным сотрудником индивидуальный предприниматель обязан стать на учет: как работодатель - в налоговой службе (в течение 30 дней), как страхователь - в Фонде Социального Страхования (в течение 10 дней). При невыполнении этого требования (или нарушении сроков) бизнесмена ждет штраф от 5 до 10 тыс. рублей от ФНС и более 20 тыс. рублей от ФСС.

Полный пакет кадровых документов включает более 10 наименований. Кроме обязательных трудовых договоров, ведения и хранения трудовых книжек, бизнесмен, использующий наемный труд, обязан составить и утвердить правила внутреннего распорядка, вести табель учета рабочего времени, оформить на сотрудников личные карточки. В целом любое движение в коллективе (прием новичка, переход на новую должность, отпуск, командировка) должно быть оформлено документально (посредством письменного приказа), а трудовые отношения - закрепляться трудовым договором. Основные вопросы кадрового документооборота изложены в Трудовом Кодексе (ТК).

Совет! Уделите внимание вопросу защиты персональных данных (ст.86-88 ТК). Закон обязывает иметь утвержденный приказом порядок защиты, обработки таких данных и согласие работника на их использование в письменном виде.

Организация кадрового учета в ООО

В ООО есть Устав, с него и следует начинать работу с кадрами. В Уставе оговорены нюансы назначения руководства. Первым приказом назначается директор, который ставит подпись на других приказах и документах. Если в компании нет профессионального «кадровика», его функции директор официальным приказом может возложить на кого-то из сотрудников. Если такой приказ не был издан, обязанности по учету кадров ложатся на директора.

Помимо обязательных документов, владелец компании вправе издавать локальные нормативные акты (правила, должностные инструкции), в которых описан регламент работы, нюансы внешнего вида и поведения работников.

Важно! В отличие от ИП, юридическое лицо ставится на учет в налоговой и Фонде страхования автоматически, о чем приходит соответствующее уведомление. Если извещение не пришло, следует обратиться в контролирующие организации самостоятельно.

Кадровый учет ООО подчиняется тем же законам и правилам, что ИП, с той разницей, что юридическое лицо, как правило, нанимает опытного специалиста по кадрам, так как штрафные санкции за невыполнение требований законодательства гораздо выше, а штат сотрудников больше.

Стоит знать! Чтобы не утонуть в потоке документов, предприниматели пользуются специальными программами. Их много, есть платные и бесплатные варианты. Популярны у малого бизнеса с небольшим штатом: «1С: зарплата и управление персоналом», «Мини-Кадры», «Про100 Табельщик», «ОфисМЕТРИКА».

Ответственность за нарушение трудового законодательства в России

Государство строго относится к соблюдению прав работника. За нарушение законодательства в этой области предусмотрены серьезные санкции. ИП, который взял неоформленного сотрудника, ждет штраф от 5 до 10 тыс. руб.; для юридического лица наказание более суровое: от 50 до 100 тыс. руб. Суммы могут варьироваться от степени вины (первичное или повторное нарушение, неоформление договора или допущение к работе неуполномоченным лицом и т.п.). Порядок наложения взыскания и суммы прописаны в КоАП (кодексе административных правонарушений).

Если выяснится, что сотрудник (или сотрудники) работают без оформления давно, государству и людям нанесен значительный ущерб, то деятельность предприятия может быть приостановлена на срок до 3-х мес., а в особенно тяжких случаях (когда сумма невыплаченных налогов достигает критической отметки) бизнесмена ждет уголовное наказание и запрет на предпринимательскую деятельность.

Обратите внимание! Серьезная ответственность предусмотрена за прием на работу иностранных граждан без соответствующего разрешения (ст. 18.15 КоАП). Для юридических лиц сумма штрафа может достигать 1 млн. руб.

Кто проводит проверки

Выполнение трудового законодательства проверяют в России Государственная инспекция труда и налоговая служба РФ. Поскольку трудовое законодательство России достаточно бюрократизировано, то повод выписать штраф обычно находится. Однако сложилась практика штрафовать не за каждое нарушение отдельно, а за весь комплект вместе. Штрафуют за отсутствие обязательных кадровых документов, их неправильное оформление, устаревшие сведения в личных карточках, неправильное (несвоевременное) оформление выплаты зарплаты, сверхурочную работу без письменного согласия работника – причин много. Поэтому кадровую документацию лучше держать в порядке, как и налоговую отчетность.

Подведем итоги

Кадровый учет – дело хлопотное, требует знаний законодательства и навыки работы с документами. Опытный «кадровик» на предприятии предотвратит хаос в документах, позволит избежать санкций от проверяющих органов и солидных штрафов. В помощь кадровику-самоучке выходят специальные брошюры, журналы, разъяснения, в том числе в электронном варианте. Также существуют удобные программы – вовремя «отправят» работника в отпуск, проконтролируют использование рабочего времени, правильно насчитают зарплату.

Важная информация. Для микрофинансовых организаций численностью до 15 человек с 2017 года кадровый учет значительно упрощен и фактически сводится к оформлению типового договора между работником и работодателем.

Приложение 1. Пакет обязательных кадровых документов.

Приложение 2. Порядок приема на работу

1. Заявление от работника (не обязательно).

2. Ознакомление с локальными нормативными актами, правилами внутреннего распорядка,  должностной инструкцией, нормами санитарной и противопожарной безопасности, коллективным договором – «под роспись».

3. Оформление трудового договора в письменной форме в 2-х экз. (обязательные пункты этого документа перечислены в ст. 57 ТК).

4. Заключение договора о материальной ответственности (не обязательно).

5. Издание приказа о приеме на работу и ознакомление с ним работника.

6. Запись в трудовую книжку.

7. Оформление личной карточки и включение нового сотрудника в табель учета рабочего времени.

Какие документы необходимо требовать при приеме на работу.

- паспорт,

- трудовая книжка,

- документ об образовании,

- страховое свидетельство,

- документы воинского учета.

Документы, которые не являются обязательными:

- о присвоении ИНН,

- о регистрации (прописке),

- свидетельство о браке, наличии несовершеннолетних детей.