Перевод сотрудника на удаленку: учитываем детали и в итоге экономим

Ст. 312.1 ТК РФ определяет несколько ключевых характеристик дистанционной работы:

• трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства и вообще любого обособленного структурного подразделения, в том числе находящегося в другой местности;
• трудовая функция выполняется вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под прямым или косвенным контролем работодателя;
• условие для выполнения трудовой функции и взаимодействия между работодателем и работником — использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.  

Если вы определились, каких именно работников избавить от необходимости приезжать в офис, то вам нужно следовать определенному алгоритму действий.

Задача 1. Заручиться согласием сотрудника на дистанционную работу

Одно дело, когда вы изначально нанимаете специалиста с условием удаленной работы. Другое — когда сотрудника, работающего несколько лет в офисе, нужно оповестить о том, что скоро он будет трудиться из дома. Скорее всего, этот факт его обрадует. И если он согласится на перемены, то будет достаточно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Но иногда работодатели сталкиваются и с недовольством. Дело в том, что в случае с удаленной работой сотрудник вынужден самостоятельно обустраивать свое рабочее пространство и обеспечивать себе удобные условия. Но не у всех есть такая возможность.   

Если сотрудник не согласен на дистанционную работу, то вам придется:

• Согласно ст. 74 ТК РФ зафиксировать наличие оснований для изменения организационных и технологических условий труда.

В этом случае главная задача — обосновать необходимость перевода сотрудника на работу в дистанционном режиме, то есть назвать конкретную весомую причину.

Если организационные изменения есть, то вы должны их оформить. То есть издать соответствующий приказ, а также приказ об изменении условий труда у конкретных работников. Если название должности меняться при этом не будет, то приказ об изменении штатного расписания можно не издавать.

Обратите внимание на Апелляционное определение Московского городского суда от 04.04.2019 по делу N 33-14969/2019, в котором объясняется, в каких случаях отказ работника от перевода в рамках изменения условий труда не является поводом для его увольнения.

Правда, в определении приводится обратная ситуация, когда сотрудника переводят с удаленки в офис, обосновывая это изменением организационных или технологических условий труда — ему дали в подчинение сотрудника. На новые условия он не согласился, по причине чего был уволен. Суд признал действия работодателя незаконными, так как он сохранил условия труда. В результате реорганизации не изменились функции, которые сотрудник изначально выполнял удаленно, поэтому его работа в офисе не стала обязательной. 

• За два месяца уведомить сотрудника об изменениях.

Это нужно будет сделать, даже если больше ничего не меняется — ни рабочий график, ни оплата. Сам факт перехода на дистанционную работу — это изменение условий трудового договора, поэтому предупредить сотрудника нужно в любом случае.

• Предложить другую работу в письменном виде.

Если альтернатива отсутствует, то встает вопрос об увольнении работника. Поскольку эта процедура не простая, лучше постараться договориться с ним об увольнении по соглашению сторон. Помните о том, что изменение трудового договора всегда таит в себе риски судебных обжалований.

• Если сотрудник не соглашается с новыми условиями, выплатите ему выходное пособие в размере двухнедельного заработка и расстаньтесь с ним.

Задача 2. Изменить трудовой договор

О месте работы

Необходимо добавить условие о дистанционной работе, то есть изменить формулировку места работы. И это нужно сделать обязательно.

В Письме Минфина РФ от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978 уточняется, что из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника на удаленке местом постоянной работы является место его нахождения.

Играет роль, какой город вы укажете — от этого зависит, будут ли применяться районные коэффициенты или северные надбавки. Согласно ч. 2 ст. 146 ТК РФ, труд работников, занятых в местностях с особыми климатическими условиями, оплачивается в повышенном размере.

Так, например, если офис расположен в Москве, но компания нанимает сотрудника из города Череповец и прописывает это в трудовом договоре, то она должна платить ему районный коэффициент в значении 1,25 (Постановление Правительства РФ от 16.07.92 № 494).  

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд объясняет, нужно ли выплачивать районный коэффициент и процентную надбавку к зарплате дистанцинному сотруднику, зарегистрированному по месту жительства в районе Крайнего Севера. По мнению экспертов, если в трудовом договоре не установлено место выполнения работы, то придется выплачивать зарплату в повышенном размере. Но это условие можно уточнить в дополнительном соглашении.

О рабочем времени

Условие о рабочем времени можно либо менять, либо не менять. Согласно ст. 312.4 ТК РФ, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает себе сам, если иной вариант не прописан в трудовом договоре. Практика показывает, что потребность указывать рабочее время в договоре зависит от специфики работы и необходимости коммуницировать с сотрудником в определенное время. Одним словом, если вы каждый день в 10 утра проводите рабочее совещание и в течение дня отправляете сотруднику срочные задачи, то лучше рабочее время установить на бумаге. 

Указывая рабочее время, предусмотрите некоторые моменты:

• Если вы устанавливаете пятидневку с выходными субботой и воскресеньем, то пропишите это в трудовом договоре. Иначе могут возникнуть претензии со стороны работника — например, он может потребовать оплатить работу в выходные дни. То же самое касается и ночного периода. Так, вы можете написать, что работник самостоятельно устанавливает режим своего труда и отдыха с понедельника по пятницу в рамках 40-часовой рабочей недели кроме времени с 21.00 до 7.00 утра.
• Если вам важно, чтобы работник работал конкретные часы, то указывайте конкретный период рабочего времени и перерыва.

О правилах внутреннего трудового распорядка

Допустимо указать, что правила внутреннего трудового распорядка распространяется на работника в части, не противоречащей сути заключенного трудового договора.

Об охране труда

Обычно в типовом трудовом договоре прописывается, что работник обязуется соблюдать правила охраны труда, проходить инструктажи, а работодатель обязуется обеспечивать соблюдение требований охраны труда. Все эти фразы из трудового договора с дистанционным сотрудником придется убрать, но добавить некоторые условия.

Если вы доверяете работнику оборудование или служебный телефон, то вам нужно будет разработать соответствующую инструкцию по охране труда и ознакомить его с документом (лист ознакомления).   

Следует также прописать необходимость соблюдения предписаний госорганов, а также расследование несчастного случая.

Об условиях труда

Обязательно следует прописать, что условия труда не определяются.

Об особенностях документооборота

Также важно закрепить на бумаге, как работник будет взаимодействовать с вами. Он может присылать свои отчеты по работе по почте, обсуждать рабочие вопросы в мессенджерах, созваниваться с вами в Skype. Поскольку инструментов на сегодняшний день много, то одной только фразы «по сети интернет» будет недостаточно.

Вы можете прописать, что задание сотрудник получает на электронный ящик (указать какой именно), что он находится на связи по телефону (указать номер), по понедельникам и четвергам (указать время) выходит на связь в Skype для уточнения рабочих моментов.

Вы также можете сформулировать особенности документооборота следующим образом: взаимодействие сторон осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Но в этом случае вам придется решить вопрос, кто именно возьмет на себя затраты по оформлению такой подписи.

Читайте также: Бизнес в Интернете. Где искать удаленных сотрудников?

Задача 3. Решить вопрос с электронной подписью

Электронная подпись позволяет пересылать без оригиналов приказы, заявления, ознакомления с приказами и другие документы, кроме трудового договора, трудовой книжки.

Однако вы можете ее и не использовать. Только тогда документооборот серьезно усложнится: придется пересылать друг другу оригиналы по почте. 

Гораздо проще оформить электронную подпись. Но поскольку законодательство не регламентирует, кто именно берет на себя эту обязанность и сопутствующие расходы, то можно прописать, что работник самостоятельно, за свой счет, занимается ее получением.

Известно, что с 1 января по 31 декабря 2020 года будет осуществляться эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат. По информации Минтруда, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений работодатель должен обеспечить использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Также на работодателя возлагаются расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде.