Заполняем трудовые книжки правильно

Трудовая книжка представляет собой строго формальный документ. И у кадровика (или другого специалиста), впервые столкнувшегося с задачей по ее оформлению, возникает ряд вопросов. В статье мы расскажем об основных нюансахзаполнения трудовой книжки и дадим рекомендации в спорных ситуациях.

В статье 65 Трудового кодекса РФ утвержден перечень документов, необходимых будущему сотруднику для трудоустройства у работодателя. Среди них, занимая почетное второе место, указана и трудовая книжка. Однако трудовую книжку предоставлять не надо, еслитрудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства (абз. 2 п. 1 ст. 65 ТК РФ). Если же лицо поступает на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему трудовую книжку самостоятельно, причем Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» установлены конкретные сроки для ведения и оформления трудовых книжек:

• Работодатель ведет трудовую книжку на работников, проработавших у него свыше 5 дней (п. 3);
• Трудовая книжка сотрудника, принятого на работу впервые, оформляется в течение недели (п. 8).

Указанным Постановлением регулируется непосредственно порядок ведения трудовых книжек, тогда как особенности её заполнения и внесения записей установлены Инструкций по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

В данной работе мы рассмотрим основные нюансы оформления трудовых книжек и особенности внесения дополнительных сведений.

1. Оформляем новому сотруднику новую книжку

Прежде чем перейти к заполнению сведений на титульном листе трудовой книжки, необходимо помнить о том, что все записи, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, ведутся на русском языке (п. 6). Однако если в субъекте РФ установлен свой государственный язык, то записи наряду с русским языком могут вестись и на нем. 

Итак, титульный лист содержит следующие сведения о работнике:

1. Фамилию, имя и отчество;
2. Дату рождения;
3. Образование;
4. Профессию, специальность;
5. Дату заполнения трудовой;
6. Подпись владельца книжки (работника);
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
8. Печать (если она есть в организации).

При заполнении трудовой книжки все записи должны производиться аккуратно, перьевой либо гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Кроме того, не допускается использование каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции).

Подробно остановимся на всех пунктах, содержащихся на титульном листе трудовой книжки.

Фамилия, имя и отчество сотрудника должны быть указаны в именительном падеже, полностью и без сокращений, тогда как дата рождения пишется в формате «число-месяц-год» арабскими цифрами (число и месяц – двухзначными, год – четырехзначным). Эти даты должны подтверждаться любым документом, удостоверяющим личность работника (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, свидетельство о рождении и др.).

На титульной странице трудовой книжкисодержится запись об образовании. В России существуют следующие образовательные ступени: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, а также послевузовское профессиональное (Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 №273-ФЗ). Работодатель делает запись об образовании только на основании надлежаще заверенных документов, среди них: аттестат (об основном общем либо среднем общем образовании) или диплом (например, бакалавра, специалиста, магистра либо об окончании аспирантуры). Кроме того, если сотрудник при трудоустройстве продолжает обучаться, то в трудовой книжке также можно сделать запись о незаконченном образовании соответствующего уровня, котороедокументально удостоверяется, к примерустуденческим билетом, зачетной книжкой, академическойсправкой образовательного учреждения), на что указывает п. 2.1 Инструкции. Сейчас нередки ситуации, когда у работника есть диплом бакалавра, но он  продолжает обучаться и в магистратуре. Как в подобной ситуации заполнить титульный лист? На наш взгляд, вносить изменения о неоконченном образовании магистра не нужно, поэтому в трудовой книжке указывается «высшее – бакалавриат», а после того, как сотрудник получит диплом об окончании магистратуры, необходимо  дополнить запись на «высшее-магистр».

Запись о профессии и специальности  вносится на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) (пп. "б" п. 9 Правил). Но если ранее при  окончании высшего учебного заведения в дипломе специалиста указывалась специальность, которую и нужно было вносить в трудовую, то с дипломами магистра и бакалавра все немного сложнее, поскольку в них указывается только квалификация и направление подготовки. В данном случае специалисты рекомендуют не заполнять эту строку, хотя запись о направлении подготовки вместо специальности также не будет считаться нарушением трудового законодательства (например, бакалавр по направлению «юриспруденция»).

Вслед за указанием даты заполнения трудовой книжки работник и должностное лицо от организации, ответственное за выдачу трудовых книжек,  заверяют ее своими подписями. Обратите внимание: использование факсимильной подписи ответственным лицом не предусмотрено действующим трудовым законодательством, поэтому при заполнении трудовой книжки использовать ее нельзя.

Титульный лист трудовой книжки должен заверяться печатью организации только в том случае, если наличие печати прямо предусмотрено в законе либо в уставе организации. В иных случаях ставить печать не обязательно.

1. Вносим изменения в сведения о работнике
2. Если произошли изменения в имени, фамилии, отчестве и дате рождения, то прежние данные подлежат зачеркиванию, а новые вносятся на основании соответствующих документов: свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Необходимо помнить, что, несмотря на то, что при внесении новых сведений необходимопредъявить и новый паспорт, он не будет являться документом-основанием, а на обложке должна быть указана ссылка на, к примеру, свидетельство о заключении брака, выданного органом ЗАГСа. Данную запись обязательно надо заверить подписью должностного лица и печатью, если она есть в организации (п. 2.3 Инструкции). Кроме того, Инструкцией не запрещено использовать штамп для внесения таких сведений на обложку.
3. Если же произошли изменения либо дополнения в строках об образовании, профессии или специальности, то прежнюю запись зачеркивать не нужно.  Вместо этого необходимо поставить запятую и дополнить информацию новыми сведениями (например, «экономист, юрист»). На обложке рекомендуется указывать документ, на основании которого были внесены изменения (п. 2.4 Инструкции).
4. Заполняем сведения о работе

Прежде чем вносить информацию о дате приема на работу и занимаемой должности, в графе 3 следует указать полное наименование организации, в которую трудоустраивается сотрудник. Если у организации, кроме полного наименования,есть и официальное сокращенное наименование, то в скобках указывается и оно (например, общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»).

После этого в графе 1  арабскими цифрами проставляется порядковый номер  записи. Стоит отметить, что записи в трудовой книжке нумеруются в возрастающем порядке и отсчет ведется с первого принятия на работу и продолжается вне зависимости от того, сменил ли работник работодателя или нет. То есть если работник трудоустраивается впервые, то Вы вносите запись под номером 1, тогда как в трудовой книжке работника, который уже вел трудовую деятельность у другого работодателя, Вы будете ставить номер, следующий за последней сделанной записью.

В графе 2 указывается дата приема на работу либо иных сведений, вносимых в трудовую книжку. Формат даты: число-месяц-год арабскими цифрами отдельно в каждом столбце.

Согласно абз. 3 п. 3.1 Инструкции в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При приеме на работу запись в трудовой книжке должна быть сделана без каких-либо сокращений, например «Принята в бухгалтерию на должность заместителя главного бухгалтера». Кроме того, п.3.1  указывает на то, что если федеральными законами для выполнения определенных видов работ предусмотрены льготы либо иные ограничения, то должность, профессия и специальность работника должны быть записаны в книжке в соответствии с квалификационными справочниками. Стоит заметить, что должность сотрудника в трудовой книжке записывается на русском языке, вне зависимости от того, как она поименована в штатном расписании, поскольку п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек устанавливает императивную норму о том, что все записи в трудовой книжке делаются на русском языке.

Если  в период работы сотрудника были внесены изменения в квалификационный справочник либо в штатное расписание, то на основании документального оформления таких изменений вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника (например, «Должность «юрист» с 01.01.2015 переименована в «юрист-консультант»).

Кроме того, в трудовую книжку вносится соответствующая запись, если сотруднику был присвоен новый разряд (класс, категория и т.д.). Например, «Присвоен 3 разряд по должности электрогазосварщик».

Если сотрудник получил новую профессию, специальность либо квалификацию, то данный факт также отмечается в трудовой книжке соответствующей записью.  Например, «Установлена новая профессия «юрист»». В графе 4 будет указано соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию сотрудника, работающего внутренним либо внешним совместителем, в его трудовой книжке по основному месту работы может быть внесена соответствующая запись, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такая запись может быть сделана в любое время,  вне зависимости от момента начала работы, то есть сотрудник мог даже не состоять в трудовых отношениях с работодателем по основному месту работыв период, когда он работал совместителем, и попросить нового работодателя сделать соответствующую запись. А отказ работодателя по основному месту работы будет являться неправомерным. Подобная запись может выглядеть так: «Принят на работу по совместительству в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») в отдел по работе с клиентами на должность ведущего специалиста». В графе 4 следует указать приказ той организации, в которой сотрудник работает по совместительству.

В графу 4 вносятся реквизиты того документа, на основании которого сотрудник  принят на работу по совместительству. Таким документом может быть приказ, распоряжение либо иное решение работодателя.  При внесении записи о документе не допускаются сокращения, например, «Приказ от 01.01.2015 №5-к».

Пункт 3.2 Инструкции  содержит правило о внесении изменений в случае изменения наименования организации либо ее реорганизации. Соответственно, в трудовую книжку вносятся следующие записи, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик») с 01.01.2015 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)» или «Открытое акционерное общество «Ромашка» (ОАО «Ромашка») с 01.01.2015 реорганизовано в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»). В графе 4 указывается приказ работодателя либо иное решение  (например, решение общего собрания участников). Графы 1 и 2 в данном случае не заполняются и остаются пустыми.

1. Вносим запись о награждении

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек  в трудовые книжки вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Вместе с тем, п. 25 Правил указывает на то, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда, не вносятся в трудовые книжки.

Сама запись может быть оформлена таким образом: «За активное участие в организации культурного мероприятия награждена почетной грамотой и выплачена денежная премия».

1. Вносим запись об увольнении сотрудника

Само оформление записи об увольнении мало чем отличается от аналогичной записи о приеме на работу: в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 - дата последнего рабочего дня, в графе 3 – запись о причине увольнения, в графе 4 – наименование документа, на основании которого делается запись об увольнении, и его реквизиты.После того, как будет сделана соответствующая запись,ее необходимо удостоверить подписью.

Основная сложность возникает при заполнении 3 графы, а именно при указании  причины увольнения со ссылкой на Трудовой кодекс. В данном случае необходимо руководствоваться п. п. 5.2 – 5.6 Инструкции.

1. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Следовательно, если Вы расторгаете трудовой договор с сотрудником по соглашению сторон, то в трудовой книжке запись будет выглядеть так: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если же сотрудник увольняется по собственному желанию, то вносится запись «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

1. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.Например,«Трудовой договор расторгнут по инициативеработодателя в связи с однократным грубымнарушением работником трудовых обязанностей - появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт "б" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Таким основанием может быть смерть работника, и соответственно,приведем пример записи в трудовой книжке: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской федерации».

Подводя итог, можно отметить, что  правильное ведение трудовых книжек урегулировано небольшим количеством нормативных актов, которые, к сожалению, не дают ответы на все возникающие вопросы по оформлению трудовых книжек. Однако, придерживаясь алгоритма внесения записей в трудовую книжку, перечисленного в статье, можно по аналогии применить его в любой сложившейся ситуации.

Автор: Колезнева Юлия,  юрист-консультант компании «Что делать Консалт».