Личная эффективность: повышение через аутсортинг

Несколько советов, которые позволят руководителю повысить личную эффективность, получить выгоду и не потерять ни денег, ни времени.

Зачастую большинство людей не знают, как убрать рутину из своей жизни. Из-за этого они не успевают совершать много дел, не добиваются более высоких результатов,  не получают желаемый эффект от руководящей работы. Чтобы подобная ситуация сдвинулась с мертвой точки, необходимо применять аутсорсинг.

Аутсорсинг – это умение отдавать на сторону те дела, которые вам выгодно отдавать.

Что значит, выгодно? Когда человек начинает зарабатывать хорошие деньги, то со временем у него появляется большое, более просторное жилье, чем было раньше. Это может быть большая квартира или загородный дом в несколько этажей, а иногда и то, и другое. И вот тут возникает вопрос, а как справиться с ведением хозяйства так, чтобы это не отнимало кучу времени.

Ответ на этот вопрос очень прост. Нужно нанять помощников. Но прежде чем это сделать, необходимо посчитать выгоды от передачи своих дел другим лицам. Первое, что вы должны сделать, это посчитать, сколько стоит уборка вашего помещения. Второе, вам нужно подумать, а чем вы будете заниматься в то время, пока кто-то будет убирать ваш жилище.

Если в этот момент вы будете лежать на диване и смотреть телевизор, то, скорее всего, расходы будут неоправданны. Оправданными они могут быть только в том случае, если вы до этого заработали огромную сумму денег, и сейчас вам нужно просто хорошо отдохнуть.

У каждого человека есть свои ресурсы.

Ресурсы – это не только деньги, это и ваше время, и ваши силы, и ваша жизненная энергия, которую вы тратите на что-либо.

Поэтому, когда вы соизмеряете выгоду от аутсорсинга, то эта выгода должна быть не просто положительной, она должна быть реально видимой на глаз. Если на глаз не видно, то отдавать на аутсорсинг уборку квартиры будет абсолютно без толку.

С другой стороны, если у вас есть много денег, и вы могли бы проделать эту работу самостоятельно, но вам просто лень, и вы оплачиваете ее кому-то только потому, что у вас есть средства, то это уже не аутсорсинг. Это просто разбрасывание денег. Если вы во время уборки что-то зарабатываете, то это отлично.

Однако вы должны соизмерять заработанное с потраченным. Это касается не только домашних и хозяйственных дел, но и тех дел, с которыми вы сталкиваетесь на работе. Когда выгода видна на глаз, то какая-то часть денег у вас все равно остается в кармане. Такие дела можно отдавать на аутсорсинг.

Но иногда возникают ситуации, при которых вы денег можете не зарабатывать по той простой причине, что ваш организм требует восстановления сил. И это тоже очень важно. Предположим, у вас на завтра назначена какая-то очень важная встреча или важные переговоры, и вы должны будете заработать много денег. И тут опять надо соизмерять. Что будет, если вы сами выполните домашнюю работу? Сколько сил моральных и физических вы при этом потратите?

Я знаю много примеров, как в инфобизнесе, так и в офлайновом бизнесе, когда руководителю нужно либо обзванивать клиентов, либо проводить собеседования. Но многие думают, что руководитель не должен заниматься такими делами, и для этого кого-то нанимают.

Таким образом, передав кому-то свои обязанности, они в итоге получают практически нулевой выхлоп.

Почему такое происходит? Потому что человек не соизмерил свои выгоды. Если бы он это сделал сам, то однозначно результат был бы выше. Он больше бы продал своих продуктов, либо больше человек пришло бы на следующий день для ознакомления с работой, потому что руководитель заинтересован больше всех остальных. А главное, он имеет возможность индивидуально относиться к каждому клиенту.

Индивидуальный подход зачастую приносит результаты в 10-20 раз выше, чем стандартные ситуации, когда ко всем относятся одинаково.

Отдавая работу на аутсорсинг, вы тратите свои ресурсы:

1. присутствие какого-то человека вместо вас;

2. трата вашего времени на контроль качества, который вы желаете получить.

Иногда получается так, что, отдав большую часть дел на аутсорсинг, вы сталкиваетесь с ситуацией, когда эти дела начинают у вас отнимать еще больше времени и нервов, чем вы тратили, делая их самостоятельно. А самое главное, что в конечном итоге результата не получается. Какой выход из такой ситуации? Все очень просто.

Вам нужно составить список ваших недельных дел и посмотреть, сколько времени у вас отнимает каждое из них.

Далее напротив каждого дела вы пишете, сколько денег оно вам приносит, и какие предполагаются расходы в случае передачи их на аутсорсинг. Расходы могут быть не только денежные, но и временные, и физические, и эмоциональные.

Глядя в составленный список, вы выбираете самое простое и недорогое дело, чтобы передать его на аутсорсинг. Не делайте ошибку, сразу отдавая трудоемкие, сложные и дорогие дела. Выбрав самую простую операцию, вы создаете систему контроля за человеком, который будет выполнять данную работу.

Для чего нужно контролировать людей? Для того чтобы в дальнейшем не возникали между вами разногласия по поводу оплаты труда.

Например, вы поручили кому-то размещать ваши статьи на вашем сайте, и эта работа стоит 500 рублей в неделю. Ваша задача заключается в том, чтобы до момента начала выполнения работ вы обговорили с человеком все нюансы, которые касаются денег. То есть, за 500 рублей в неделю человек должен разместить 5 статей, по одной в день. Получается, что одна статья стоит 100 рублей.

Если в какой-то день недели вы не увидели размещенную статью, то за этот день деньги вы не платите. Поэтому чтобы предотвратить возможные разногласия, вы сразу заключаете договор не только на объем работ, но и на ежедневное их выполнение. То есть работа должна быть выполнена правильно и в срок. Если человек согласен с такими условиями, то можете заключать с ним договор.

Далее вы составляете с ним таблицу в Google Docs, проставляете в ней даты, составляете список необходимых дел, которые он должен выполнить. Каждый день, выполнив определенный объем работы, человек ставит плюсик напротив проделанного пункта. Вы в свою очередь тоже ставите плюсик, показывая этим, что работа принята.

Когда вы создаете такой контроль, то у вас сразу начинают соблюдаться все сроки. Если контроля с вашей стороны не будет, то человек однажды проспит, в другой день ему будет лень что-то делать, а в конце недели он поймет, что не успевает выполнить весь объем, и начнет морочить вам голову по поводу тяжелой трудоемкой работы.

Обычно к ежедневному контролю нормальные люди относятся адекватно и проблем из-за этого не возникает.

Итак, в конечном итоге у вас получается определенная абсолютно четкая таблица, в которой указано, что должен сделать человек за ваши деньги и за определенное время, которое вы у него купили. То есть, вы контролируете время и объем работ.

Старайтесь не работать с людьми, которые вам будут говорить: «Какая вам разница, когда и что я буду делать, моя задача – сдать вам работу». В большинстве случаев такие люди будут вас кидать по срокам. Адекватные люди без проблем соглашаются на подобные графики работы.

Обязательно необходимо с ними обсудить штрафные санкции за несоблюдение установленных правил. Вы вводите систему мелких штрафов за каждую просроченную операцию и даете понять, что будете контролировать весь процесс. Если изначально человек согласен с такими условиями, то можете договор с ним заключать, если нет, то ищите другого исполнителя.

В любом случае вы должны выработать для себя ту политику, которая выгодна вам и вашим расходам на людей, которым вы передаете свои обязанности на аутсорсинг.

Почему надо начинать внедрение с простой работы? Потому что вам нужно отрепетировать составление таблицы и контроль выполнения работ.

Вы должны это в себя внедрить, чтобы понимать, как эта система работает. Ваша задача – отработать, отконтролировать и посмотреть, что из этого получается. А дальше вам нужно будет правильно научиться договариваться по деньгам, по оплате.

Когда вы нанимаете человека впервые, всегда с ним торгуйтесь по оплате, даже тогда, когда оплата в 5 раз будет меньше предполагаемой. Вы должны сказать: «Вы хотите за работу 200 рублей? Правильно я понимаю? Я хочу, чтобы вы тоже понимали, что это первое задание для вас. Я ищу долгосрочных партнеров, мне нужен человек, который на долгосрочной основе будет мне помогать выполнять работу. У меня есть правило: первый раз я плачу столько, сколько человек попросил, и далее смотрю на результат. Если результат меня устроит, то в дальнейшем я буду требовать скидки. Вы должны быть к этому готовы. Вы согласны со мной сотрудничать в таком варианте?».

Зачем нужно торговаться? Затем, чтобы посмотреть на адекватность человека.

Если он сразу отказался, то работать с ним не надо по той простой причине, что как только вам что-то понадобиться очень срочно, даже за дополнительную плату, то он сразу вам ответит «нет». Нужно чтобы человек был готов идти на условия, которые вы будете диктовать. Это такая проверка на гибкость.

Систему контроля по дням я ввел в свою работу недавно. Когда я изначально договаривался на общий объем работ, то получал слишком большую текучку кадров и слишком большой процент невыполненных работ вовремя. Именно поэтому я ввел систему контроля с таблицами, с отчетами, благодаря чему резко вырос КПД.

Очень важно давать людям сначала тестовые задания, а только потом реальную работу. Многие выполняют тестовую работу, а потом говорят, что это очень тяжело, не для них.

Не сотрудничайте с теми, кто не хочет работать в скайпе. По телефону вы не сможете постоянно контролировать.

Если человек работает отдаленно, то телефонные звонки вам дорого обойдутся. Это того не стоит. Не забывайте о своих выгодах.

Найти себе помощника можно на любом региональном сайте, который размещает рабочие вакансии, или на AVITO.ru. Ваше объявление должно быть составлено грамотно и качественно. В нем вы указываете служебные обязанности, долгосрочность в работе, оплату на испытательном сроке и после него, и требуемый вами объем работ. Самое интересное, что по таким объявлениям обычно шквал звонков.

Итак, если вы хотите отдать какое-то дело на аутсорсинг, то:

1. сначала отдавайте то, в чем сильно не потеряете;
2. всегда соизмеряйте выгоду, выгода должна превышать расходы в несколько раз;
3. осуществляйте контроль работы, без контроля аутсорсинга нет – это потеря денег и времени;
4. людей ищите через обычные сайты по работе, там вы найдете более качественных и профессиональных помощников.

Как только вы увидите, что на контроль уходит много времени, то либо от кого-то отказывайтесь, либо нанимайте человека, который будет заниматься непосредственно контролем над другими людьми.