Как эффективно организовать офисное пространство и устранить недостатки объединенного офиса
Личные разговоры, постоянно работающий принтер, просьбы коллег и яростные ароматы супа и котлет помноженные на раздражение витают в открытых офисах. Работа в open space, хотя и позволяет компании экономить, сильно сказывается на продуктивности.
Давайте рассмотрим по порядку все недостатки объединенных офисов:
Недостаток 1. Сотрудники open space чаще чувствуют неудовлетворенность работой
Особенно ярко этот недостаток проявляется на тех, кто перешел из традиционного офиса. Сотрудники, прибывшие в объединенное пространство, через некоторое время отмечают, что ощущают и думают хуже о рабочей среде, коллегах, своем удовлетворении от труда.
Недостаток 2. Объединенный офис лишает работника права на личное пространство и частную жизнь
Сотрудникам open space не хватает уединения, как следствие – им сложно сосредоточиться. Если у вас нет таланта абстрагироваться, то шумы, взгляды коллег, суета, движение будут проникать в ваше сознание и мешать работать. Исследования показывают, что постоянный гул кафе благотворно влияет на способность создавать, предлагать новые идее. Шум офиса, напротив, раздражает, нарушает концентрацию, ослабляет память и даже может усугублять болезни, связанные со стрессом (мигрени или язвы).
Недостаток 3. Работа в open space «удешевляет» коммуникацию
Подумайте, вы или ваши сотрудники станете делиться своими замыслами и креативными предложениями в пространстве, где много чужих ушей? Общение становится более формальным, коротким, сводится к прямой постановке задач или просьбам, связанным с обустройством пространства.
Недостаток 4. Объединенный офис болезненно сказывается на интровертах
Интроверты во многом – движущая сила компании. Именно они чаще других предлагают нестандартные решения и креативные проекты. Но где же уединиться в объединенном офисе интровертам? Остается только отгородиться от всех парой наушников.
Недостаток 5. Open space лишает сотрудников сил к концу дня
В больших офисах каждый доступен для коллег, готовых постоянно завладевать вашим вниманием, просить помощи или обращаться за советом. День проходит в разговорах, которые отвлекают от задач. Доказано: чтобы включиться в работу после того, как отвлекли, человеку требуется 27 минут. Сотрудникам необходимо делать грандиозные усилия, чтобы постоянно перемещать внимание.
Недостаток 6. В открытых пространствах сотрудники чаще болеют
По данным опроса журнала Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, сотрудники объединенных офисов на 62% чаще берут больничные в сравнении с работниками, занимающими отдельные кабинеты. В open space персонал сидит очень близко к друг другу, возможно, поэтому инфекции и сезонные простуды там быстро распространяются. Косвенная причина частых болезней еще и в том, что в открытых пространствах работникам некомфортно, отсюда стрессы и недомогания.
Недостаток 7. Офисным работникам зачастую не хватает дневного света
Найти себе место у окна в объединенном офисе удается не каждому. Сотрудники лишены естественного освещения, как следствие – рассеянное внимание.
Как оборудовать пространство объединенного офиса, чтобы повысить продуктивность работы сотрудников? Вот несколько советов
Совет 1. Установите четкие и понятные правила работы в объединенном офисе
В мягкой и понятной форме сформулируйте для сотрудников правила, которые сделают совместную работу комфортной. При этом не обязательно далеко отходить от делового этикета. Напомните персоналу, что личный телефон в офисе нужно ставить на беззвучный режим, а разговаривать следует в коридоре, а не за рабочим местом, что чрезмерное использование парфюмерных средств в закрытом помещении может негативно повлиять на людей, чувствительных к запахам, что обедать лучше на кухне, а совещания устраивать в переговорных (если такие зоны они предусмотрены офисным пространством) и так далее. Часть коммуникаций можно перевести в почту или мессенджеры. К тому же использование электронной почты в постановке задач значительно упрощает документооборот. Пусть у всех ваших сотрудников будут наушники – спасение от слишком громких и навязчивых звуков.
Чтобы правила не были восприняты негативно (как запреты, спускаемые сверху), попросите сотрудников самих сформулировать и согласовать те законы, по которым всем удобно работать в открытом пространстве.
Совет 2. Организуйте правильное освещение и температурный режим
Жалобы на то, что в офисе жарко, душно или, наоборот, холодно, сквозняк – самые частые. Помните, что по нормам законодательства, в офисных помещениях температура не должна превышать 22-24 градусов в зимнее время и 23-25 градусов – в летнее. Старайтесь обращать внимание на обращения сотрудников о дискомфорте пребывания в пространстве, возможно, действительно нужно отрегулировать режим.
Если в открытом офисе не у каждого из сотрудников есть доступ к естественному освещению, постарайтесь организовать общие зоны, где его достаточно. Сотрудники почти все 8 часов проводят за компьютерами, поэтому свет должен быть правильно выстроен, чтобы избежать профессиональных проблем со зрением. Помните также, что люминисцентные лампы – не единственный вариант искусственного освещения, есть и более экологичные и эффективные варианты.
Совет 3. Обустройте закрытые пространства общего пользования
Переговорные, кухня, зона отдыха, комната, где живет принтер – эти помещения значительно улучшат атмосферу в объединенном офисе. Если перевести все раздражающие факторы (как громкие звуки, совместные обсуждения, личные разговоры, запахи еды) в закрытые помещения, изолировать их от общего рабочего пространства, продуктивность сотрудников возрастет. Пусть в офисе также будет закрытое пространство для работы, куда можно прийти с ноутбуком, чтобы справиться с оперативной задачей.
Совет 4. Сделайте офисное пространство «гибким»
При правильном оснащении закрытые зоны могут быть многофункциональными. В переговорных с проектором можно проводить встречи с и презентации, встречи проектных команд и так далее, на просторной кухне или в зоне отдыха при наличии Wi-Fi также можно работать.
Совет 5. Используйте технологии и эргономику
Удобные кресла, которые можно подогнать под личные параметры и привычки, достаточно высокие столы, качественная техника – все это подчас важнее для работников, чем очередной корпоратив. Современные люди проводят в офисе большую часть жизни, и на первый план выходит комфорт и забота о здоровье. Правильно организованное пространство позволит избежать многих хронических заболеваний, которые врачи уже обобщают понятием «офисный работник».