Делегирование полномочий: как избавиться от рутины и собрать команду мечты

Совместно с издательством «Манн, Иванов и Фербер» мы публикуем отрывок из книги «Включите сердце и мозги» Дарии Бикбаевой, основателя одного из самых успешных свадебных агентств в России.

Важное поручение

Следующим шагом в строительстве бренда должна стать ревизия вашей занятости: нужно оставить значимые дела и избавиться от ненужных. Когда мы оставим для себя только те занятия, которые нам интересны, важны и необходимы, а остальное передадим верным помощникам, наша продуктивность увеличится в разы. Чтобы это сделать без особых затруднений, начните писать новый список – «Я не люблю».

Знать, что вам приносит удовольствие, очень важно, но не менее важно описать все, что вы не любите. Например, заправлять постель, вести телефонные переговоры с клиентами, мыть посуду, стоять в очередях, проверять бухгалтерские отчеты, отвечать на электронную почту, вести страничку в социальной сети, недобросовестных подрядчиков, злых людей, узкие брюки, сварливых женщин и т. д.

Многие «творческие» боятся делегировать полномочия по разным причинам. Во-первых, потому, что «лучше меня это никто сделать не может». Во-вторых, «неудобно беспокоить или эксплуатировать». И вообще, слово «делегирование» звучит угрожающе.

Чтобы снизить остроту ситуации, предлагаю изменить это понятие на «подарок». Наши ненужные дела для кого-то могут стать самым лучшим подарком и спасением в их ситуации, а мы, передавая, делясь, делаем подарок и себе, так как получаем взамен самое ценное – время, которое можем израсходовать на более важные дела.

Брайан Трейси на своем мастер-классе покорил меня замечанием о том, что время невозможно сэкономить, его можно лишь по-разному израсходовать. Мы сами ежедневно решаем, каким образом потратим свое время. Трейси привел, на мой взгляд, очень показательный пример из собственной жизни. На протяжении многих лет одной из его домашних обязанностей была еженедельная стрижка газона.

И вот однажды Брайан собрался заняться травой на лужайке перед домом, но обнаружил, что газон уже подстрижен. Оказывается, его супруга наняла садовника, который за пару часов и 20 долларов сделал эту работу. Причиной такой перемены стало вовсе не сомнительное качество работы Трейси, а идея его жены о том, что муж больше не должен тратить на рутину время, которое так необходимо его семье, читателям книг и слушателям лекций. «Твое время, Брайан, стоит гораздо дороже! Ты больше не имеешь права стричь газон!» – объяснила она удивленному супругу свое решение.

Команда мечты

Самый чудесный способ работать меньше – позволить кому-то другому делать работу за вас.

Команда – это люди, результат работы которых и есть ваш результат. Как создать такую команду? Где найти нужных людей? Что сделать, чтобы сотрудники не сбегали в другие компании?

Письма с такими вопросами я получаю ежедневно. Прежде чем ответить, я хочу вернуться к тому моменту, когда я сама только начала свой бизнес по организации праздников.

Как я уже рассказывала, первый свой заказ – организацию 10-летнего юбилея крупнейшего в Татарстане банка «Ак Барс банк» – я не только получила исключительно благодаря своей уверенности и, если хотите, напору, но и реализовала сама, без каких-либо помощников, ассистентов и менеджеров. Еще только собираясь на встречу с руководством банка, я внутренне настроилась на то, что смогу провести праздник лучше других. Видимо, моя уверенность передалась клиенту, и мне заказали проведение этого мероприятия: ВИП-прием на 400 человек плюс корпоративный праздник для сотрудников на 1000 человек. Не вдаваясь в подробности, скажу, что праздник прошел отлично. Наше сотрудничество с «Ак Барс банком» успешно развивалось долгое время.

Еще одним «приобретением» в этой истории для меня стала возможность полностью самостоятельно пройти весь процесс от «А» до «Я», прочувствовать все его тонкости и слабые места. Я поняла, что могу делать такие вещи, что ничего невозможного в этом нет даже для одного человека. Но иметь команду все же не помешает. Хотя бы уже потому, что помощникам можно делегировать многие организационные моменты, которые не требуют моего участия: составление списков, встреча артистов, запуск фонограмм, контроль звука, света, декораций и т. д (См. «Зачем делегировать полномочия»). Я начала с того, что стала нанимать исполнителей на проекты, потом у меня появилась первая помощница и так шаг за шагом выросли несколько бизнесов.

Первым шагом на пути создания вашей команды должен стать подбор помощников для решения задач, на которые вы не имеете права тратить свое время. Определить такие дела довольно просто – если в вашем списке дел есть функции, которые вы выполняете уже «на автомате», значит, эти функции пора делегировать.

Правильно распределять обязанности и нагрузку в вопросах делегирования вам поможет список, куда вы будете вносить дела и задачи, которые больше не хотите делать: «Не хочу вести социальные сети», «Не хочу тратить время на очередь в ОВИРе». Внесите в него вопросы, которые вы либо не можете делать, поскольку не хватает знаний, либо уже не хотите, потому что эти задачи мешают вам двигаться дальше.

Выписывайте такие дела на листочек или в заметках на электронном устройстве. Через неделю-две у вас накопится целый список. Задайте себе вопрос: «Точно ли я должен это делать?» Задайте его не один раз, потому что с первого раза ответ будет однозначный – никто кроме вас с делом не справится! Но через некоторое время приходит нужный ответ и находится нужный человек.

Если список получается огромным, скорее всего, в него вошли как домашние дела, так и рабочие, например, обновить информацию на сайте, купить продукты в магазине, забрать и отвезти детей в школу и т. д. В этом случае распределите задачи по группам (бытовые дела, финансы, поездки) – так будет проще найти помощников.

После того как вы определитесь с количеством задач, к решению которых планируете привлечь дополнительную рабочую силу, и поймете, какие именно сотрудники вам нужны, проанализируйте, с какой частотой вам приходится заниматься этими задачами – каждый день, раз в неделю, раз в месяц? Одна из моих студенток не может себе позволить постоянного сотрудника с большим окладом. Но это вовсе не мешает ей иметь помощников. Изучив свой список дел на делегирование, она выяснила, что основную его часть составляют дела, которые требуют внимания один раз в неделю, а затем нашла человека, который охотно занимается всеми ими в свой выходной в качестве дополнительного заработка. Так моя слушательница перестала делать дела, имеющие для нее низкую ценность, освободила четыре дня в месяц для решения более важных дел и помогла человеку.

Если вы хотите построить большой бизнес, то самый первый сотрудник, которого нужно взять на работу, – это личный помощник. В идеале этот человек должен быть многофункциональным, то есть с легкостью заменять вас везде, где ваше присутствие необязательно постоянно или необязательно вообще – сбор документов, ожидание в очередях, организация поездок и прочая рутина.

А вот когда личный помощник найден и процесс «притирки» успешно завершен, можно озаботиться подбором непосредственно руководителей проектов. Первую такую сотрудницу я взяла по рекомендации. На все встречи и переговоры моя юная коллега ездила со мной. Мне очень хотелось, чтобы она видела, как я общаюсь с клиентами, как отвечаю на звонки и на письма. Нужный результат был достигнут. Из новичка, делающего первые робкие шаги, она выросла в хорошего руководителя и заменила меня во многих проектах.

Сегодня я уже действую по-другому. Времени на обучение у нас практически нет, поэтому с каждым новым сотрудником мы, прежде всего, договариваемся о взаимном испытательном сроке. Для меня как для руководителя это месяц пристального наблюдения. Я даю множество заданий в самых разных направлениях нашей деятельности и смотрю, с каким отношением приступает к ним мой будущий сотрудник. Признаюсь, в профессии организатора самое важное на начальном этапе – не уровень профессионализма (этому мы научим), а желание человека искать и находить решения, умение генерировать идеи и защищать их.

Как-то одной из своих сотрудниц по имени Тамара на испытательном сроке я поставила задачу развесить по городу 300 скворечников с названием нашей компании. При этом не выделила ей на эту акцию ни копейки. Тамара нашла отличный выход: договорилась со школами, и те провели акцию, развесив скворечники. Нужно ли говорить о том, что человек с такими организаторскими способностями был принят в штат?

Как найти и выбрать нужного сотрудника?

Семь шагов успешного найма:

1. Прежде чем начать искать, нужно понять, кто вам нужен. Поэтому, как только назрела необходимость в новом сотруднике или фрилансере, первым делом нужно описать «специалиста своей мечты». Будьте смелы в описании, не бойтесь мечтать о самом лучшем, опишите человеческие качества, навыки, место жительства, возможность работать 24 часа в сутки за идею, знание языков. Поверьте, что даже если вы на 100% уверены, что такого человека не существует, достаточно велик шанс, что вы все-таки его найдете.
2. Разместите на всех своих онлайн-ресурсах вакансию с названием профессии и более коротким описанием ваших желаний. Опишите, почему именно работа с вами является для претендентов выгодным и уникальным предложением.
3. Попросите друзей сделать репост этого объявления.
4. Найдите интернет-ресурсы, форумы, которые помогут вам еще больше рассказать о вашей «вакансии мечты».
5. Будьте готовы к тому, что вам напишет достаточно много претендентов. Ваша подготовка заключается в том, чтобы заранее составить тестовое задание, которое вы автоматически будете отправлять на пришедший вам запрос. При постановке задания не забудьте обозначить дедлайн, иначе вы имеете все шансы ждать его выполнения довольно долгое время. Статистика ответов на тестовые задания очень печальная: из 100 желающих только 10 принимаются за выполнение. Зато так вы обезопасите себя от лишних встреч с людьми, которые только говорят, но ничего не делают.
6. Всем, кто достойно прошел тестовый этап, – смело назначайте встречу.
7. Проведите беседу в дружеской атмосфере. Задайте вопросы из анкеты для сотрудников (см. ниже). Один из самых важных вопросов этой анкеты – «Три лучших проекта/продукта, которые вы создали за свою жизнь». Именно на этом вопросе творческие люди чаще всего раскрываются, у них загораются глаза. И вы можете найти такой талант, который не имел шансов попасть в стандартное резюме о приеме на работу.

Мой жизненный опыт показывает, что плохо выполненная задача – это прежде всего плохо поставленная задача. Поэтому на любом этапе взаимодействия с сотрудниками, фрилансерами или партнерами очень важно уметь делать это грамотно.

Семь шагов успешного делегирования

1. Ставьте задачу в письменной форме.
2. Договоритесь о понимании результата, который вы хотите получить.
3. Расскажите о своих ошибках – это поможет сотруднику не наступить на те же грабли.
4. Договоритесь о сроках, стандартах, критериях исполнения и промежуточных сроках контроля.
5. Не давайте пошаговых инструкций – только задачи, иначе вам придется это делать постоянно.
6. Укажите ресурсы, которые есть в распоряжении сотрудника.
7. Проговорите положительные и отрицательные последствия.

Как удержать хорошего сотрудника?

В своих компаниях я часто провожу анкетирование. В анкете есть такие вопросы, как: что тебе нравится в твоей работе, чем бы ты не хотел заниматься? Какой прожиточный минимум ты определяешь и какая у тебя желаемая зарплата? Опиши круг вопросов, которые ты решаешь. Чем бы еще хотел заниматься? Что не хватает для эффективной работы? Какие у тебя мечты, планы, желания? И это лишь часть вопросов.

Задача такой анкеты – выявить слабые места в наших корпоративных взаимоотношениях. Если вам нужен этот сотрудник, то по его ответам вы найдете возможность его удержать. Не для всех деньги – самое важное в работе. Для одного важно постоянство, для другого – карьерный рост, для третьего – похвала. Надо понимать ключевые ценности каждого. Да, кого-то мотивируют деньги, но кого-то – смежные вопросы: будущая пенсия, удобный график отпусков, возможность вернуться в компанию после декрета. Иногда ответ на вопрос «Чего не хватает для эффективной работы?» оказывается очень простым: например, медленные компьютеры или телефон без возможности выходить в интернет. Решив эту простую проблему, вы не только делаете счастливее своего сотрудника, поскольку он получает желаемое и видит, как вы его цените, но и эффективнее – работу всей компании.

Ниже вы увидите анкету, которую я использую для опроса своих сотрудников. Ее преимущество в том, что она также подойдет и для найма новых специалистов. Лишь два вопроса, отмеченных звездочкой, стоит исключить, когда вы анкетируете кандидатов.

Анкета

1. Ф.И.О.
2. Дата рождения.
3. Профессия.
4. Прожиточный минимум.
5. Желаемая зарплата.
6. Мои мечты.
7. Мои таланты и способности (личные).
8. Чем бы я хотел заниматься в компании.
9. * Чего мне не хватает для эффективной работы.
10. Идеи для продвижения и развития компании.
11. Мой идеальный рабочий день.
12. Мой идеальный проект/продукт.
13. Три лучших проекта/продукта в моей жизни (что-то, что вы создали/организовали сами и почувствовали, что у вас классно получилось).
14. * Пропишите свои должностные обязанности.

Последний пункт, пожалуй, один из самых интересных. Порой вы даже не догадываетесь, как много полезного делает человек на своем месте, но стоит ему перечислить свои реальные обязанности, и вы имеете возможность по-другому взглянуть на его работу. Бывает и наоборот – когда реально выполняемые обязанности отличаются от того, чего вы ожидаете. Тогда вы можете оперативно подкорректировать ситуацию.

В любом случае, это отличный способ найти взаимопонимание и повысить эффективность каждого работника и всей компании в целом.

Многие боятся, что «выросшие» сотрудники уйдут и откроют конкурирующие компании. Перед тем как я родила третьего ребенка, моя помощница (правая рука) не просто покинула мою компанию, а «забрала» главного клиента, который в тот момент давал нам по десять высокобюджетных проектов в год. Вряд ли нужно описывать ощущения, которые я испытала тогда. Но теперь я ей благодарна. Если бы тогда этого не случилось, я бы не начала вести тренинги и мастер-классы, не писала бы книги. Словом, не начала бы развиваться с удвоенной силой и в совершенно новых для меня направлениях. Да, я потеряла лучшего клиента, но приобрела гораздо больше.

Часто, когда все в бизнесе хорошо и особой мотивации двигаться дальше нет, такие ситуации помогают «встряхнуться».

Когда нужно собирать команду?

Еще одна довольно распространенная проблема, с которой столкнулась и я, – узкое понимание команды. В анкете, по которой я работаю с учениками, есть пункт: «Расскажите о вашей идеальной команде». Основная масса ответов звучит как: «Команды нет на данный момент, но когда-нибудь у меня появится ассистент или личный помощник».

Так вот, чтобы создать команду, не обязательно ждать особого момента. Собирать единомышленников можно прямо сейчас, в любой момент, под любой интересный вам проект. Ищите таланты вокруг себя! Спрашивайте, что бы тот или иной нужный вам специалист хотел, о чем мечтает, какие идеи не дают ему спать? Не сковывайте его жесткими рамками вашей компании, он должен быть свободен. Постоянно расширяйте свой взгляд на команду.

Когда известного флориста Престона Бейли спросили, по какому принципу он набирает команду, он ответил: «Принцип один – каждый может меня чему-то научить». Если вы фотограф и понимаете, что вам не хватает стилиста или декоратора, ищите людей, профессионально работающих в этих направлениях. Если с творческой частью в вашей компании все отлично, но клиенты недовольны из-за опозданий и накладок, ищите хорошего организатора. Если появится необходимость в новых технологиях, найдите того, кто в этом разбирается и сэкономит вам время. С появлением в вашей команде нового профессионала ваши проекты будут приобретать силу. Только так можно реализовывать классные идеи, о которых потом заговорит весь мир!

Главная задача руководителя – заниматься развитием бизнеса, поиском новых идей, проектов, получать новые знания. Вторая задача – быть в контакте с сотрудниками, мотивировать их саморазвитие. Таланты надо загружать проектами, чтобы им некогда было «смотреть на сторону». Если все это делать, то проблем с сотрудниками не будет. Более того, люди будут стремиться попасть на работу именно к вам.

В наше время, когда с технической точки зрения проблем в организации коммуникации практически нет, самое главное – суметь наладить настоящее общение. Оно позволяет специалистам из разных городов создавать под проекты отличные команды, осуществлять свою мечту работать и путешествовать одновременно. Кроме рабочих, завязываются и дружеские отношения.

Мои истории

Я считаю, что общение и создание уникальных команд – это самое ценное, что есть в моих обучающих программах. Благодаря моим онлайн-мастер-классам люди стали знакомиться, переписываться. У нас есть уникальная «закрытая» группа, в которой царит атмосфера большой семьи, хотя в ней уже более тысячи человек. Это аудитория заведомо активных людей, которые покупали дорогие онлайн-тренинги. Теперь это пространство для вдохновения, взаимопомощи, поддержки и дружбы. Именно в этой группе, даже онлайн, не зная друг друга, люди из разных городов начинают ездить друг к другу в гости, создавать очень крутые проекты в совершенно новых командах и пространствах.

Я часто провожу большие форумы, фестивали и конференции, на которые со всего СНГ слетаются сотни творческих людей. На этих мероприятиях у меня складывается ощущение большого и дружного «пионерского лагеря» и назревающего «флешмоба». Собирается команда из разных стран, некоторые уже знакомы, другие виделись только в социальных сетях. Все широко улыбаются, встречаются как старые знакомые, обсуждают идеи и проблемы и начинают творить чудеса.

Одни их моих учениц на поставленную задачу сделать промопроект установили в своем городе мировой рекорд, соорудив самый большой в мире диван, который впоследствии был официально занесен в книгу рекордов Гиннесса. Такие вещи невозможно сделать одному, даже при наличии личного помощника.

Такими максимально эффективными способами мы избавились от всего, что нам мешало, разгребли завалы и нашли команду мечты. Теперь – в путь!

Чек-лист

Для лучшего усвоения материала из седьмой главы выполните следующие задания:

• составьте список дел, которые вам бы хотелось перепоручить кому-нибудь другому;
• распишите план мероприятий по поиску и найму нового сотрудника;
• заполните сами анкету сотрудника, которую в будущем вы предложите членам своей команды.

Автор: Дария Бикбаева