Как выбрать агентство для корпоративных мероприятий

Сперва мы хотели написать, что новогодние праздники не за горами и пора уже к ним готовиться. Но вы и сами это знаете. А что, если переложить ответственность за праздник на тех, кто делает их постоянно? Как провести тендер для ивентщиков и выбрать надежного?

Как правило, организация праздников, отчетных собраний, конференций, корпоративных выездов, дня семьи и других мероприятий ложится на плечи сотрудников HR‑службы или менеджеров по внутренним коммуникациям. Мероприятия — видимая часть их работы, поэтому лавры за успех или же ответственность за все накладки сотрудники и руководство часто возлагают на конкретного человека.

Конечно, о своей репутации организатора лучше позаботиться заранее, и здесь очень важно не ошибиться с выбором провайдера.

Агентство под микроскопом

Как оценить профессионализм агентства? Каждый заказчик ожидает, что поставщик:

•  будет пунктуальным;
•  сумеет грамотно взаимодействовать с заказчиком (держать его в курсе событий, но не перегружать лишней информацией);
•  сосредоточится на решении проблем и достижении результата;
•  творчески подойдет к осуществлению проекта;
•  будет трепетно относиться к бюджету, выбирая оптимальные решения;
•  не забудет о важных мелочах.

Как же найти такого поставщика? Как понять, что перед вами именно такая команда? Самый верный способ — выяснить, как агентство ведет свой собственный бизнес: вероятно, так же они отнесутся и к вашему проекту. Чтобы решить эту задачу, нужно собрать информацию о поставщике.

Три важных момента, которые желательно прояснить.

• Какие услуги агентство оказывает напрямую, не привлекая субподрядчиков? Например, есть ли свой дизайнер, сценарист, курьер? Если в штате есть все нужные сотрудники, то это гарантирует работу с постоянным качеством и по фиксированной цене.
• Какими активами располагает агентство? Это и склад реквизита, и автопарк, а также — обкатанные программы командообразования, готовые сценарии, аттракционы, игровые станции и т. п. Почему это выгодно заказчику? Если такие активы есть, то итоговая стоимость услуг обычно ниже. Кроме того, клиенту не приходится доплачивать за доставку незначительных грузов, документов, он экономит на приобретении реквизита.
• Есть ли у агентства уникальные ресурсы и наработки? Например, компания создала свое мобильное приложение для организации массовых мероприятий и специальных событий или же у нее есть собственное подразделение видеомонтажа. Это значит, что агентство предлагает заказчику дополнительные услуги. При этом цена, скорее всего, будет привлекательнее, чем при заказе этих услуг у сторонних организаций, потому что агентство учтет общий объем заказа.

Агентства, вкладывающиеся в развитие активов, обычно дорожат клиентами и репутацией: они понимают, что компания за год придет к ним снова и снова за разными услугами.

Определитесь, какие задачи должно решить агентство и пригласите в тендер только тех, кто может с этим справиться.

Если поставщик выбран удачно, то заказчик получает много преимуществ. Агентство не просто организовывает мероприятие. Хороший подрядчик освобождает ваше время для решения стратегических задач, берет на себя ответственность за мероприятие, зачастую предлагает больше услуг в рамках одного бюджета, а заодно снижает нагрузку на все отделы: юридический, бухгалтерию и т. д.

Кроме того, агентство выполняет услуги, которые далеки от ваших профессиональных обязанностей: бронирование, разработка идей и сценариев, дизайн материалов и многое другое. Это значит, что вам не придется заниматься этим самостоятельно или искать, кому поручить либо заказать эту работу.

Как составить тендерное задание?

Прежде всего, ответьте себе: что вы хотите получить? Именно от этого ответа зависит, каким должно быть задание, как формулировать запрос и расставить акценты.

В любом случае не обойтись без подробного брифа. На встрече с представителями агентства расскажите о компании, задачах мероприятия, о прошлом опыте — причем как о позитивном, так и о негативном. Не бойтесь рассказать о собственных задумках, идеях, вашем видении события. Вы лучше любого агентства знаете, что интересно вашим сотрудникам, об опыте, традициях и пожеланиях руководства.

Вариант 1. Цель тендера — лучшая цена

В этом случае требуйте от агентств как можно больше конкретики. Получить экономичный вариант помогут три действия:

1.  Предложите поставщикам не только описать, но и просчитать конкретные идеи, площадки, маршруты. Дайте агентствам задание хотя бы с одной постоянной. Например, сами назовите площадку, на которой планируете размещение, тогда либо победит тот, у кого лучшие договоренности с владельцем места, либо тот, кто предоставит привлекательную скидку. Постоянными могут быть даты, конкретные перелеты, гостиницы или даже маршрут. Как правило, на «постоянную» приходится самая затратная часть сметы.
2.  Если есть возможность, не фиксируйте дату заранее, а очертите примерный диапазон дат. Это позволит агентству подобрать оптимальные варианты, позволяющие сэкономить на перелете и размещении, на аренде площадки. Например, билеты в будни стоят дешевле, а стоимость проживания в гостиницах накануне крупных городских мероприятий резко возрастает.
3.  Чтобы вам было удобнее сравнивать цены, предложите поставщику свою смету, в которую внесены все интересующие вас затраты. Хороший поставщик самостоятельно дополнит ее, если вы что‑то пропустили.

Вариант 2. Цель тендера — лучшее креативное решение

Чтобы найти нужное решение, попросите агентство визуализировать идеи. Для этого предложите от пяти до десяти (можно и более) тем на выбор. На этом этапе от агентства не нужно детальных описаний, достаточно иллюстрировать выбранные темы. Фотографии помогут понять идею и увидеть стиль мероприятия, покажут активные зоны для взаимодействия гостей. Наброски развлекательной программы сориентируют вас по содержанию и т. д.

Отсейте предложения и даже сократите пул участников тендера, которые не приблизились к решению задачи, не поняли вашей корпоративной культуры. На лучшие идеи запросите подробные описания и сметы.

Предлагая творческое задание, важно обозначить бюджет. Ведь одну идею можно воплотить по‑разному — современно или олдскульно, дешевле и дороже.

Будьте честны: если давали творческое задание, то не отсеивайте конкурсантов по цене, оценивайте именно идеи. Если идея удачная, но дорогая, попросите оптимизировать бюджет.

Вариант 3. Если нужно «уже вчера»

Откладывать до последнего все‑таки не стоит. Уверена, что вы понимаете: предложить индивидуальную концепцию с подробной сметой за пару дней невозможно. Например, нашему агентству для подготовки предложения по мероприятию средней сложности нужно примерно 5–7 рабочих дней. Конечно, сроки зависят от сложности проекта: какие технические решения потребуются, нужна ли застройка площадки, какие планируются декорации и т. д.

Поэтому агентству все равно необходимо время на подготовку. Ведь для того, чтобы обеспечить выгодные цены и достойное качество, нужно успеть:

•  найти оптимальное решение,
•  получить наибольшие скидки от поставщиков,
•  проанализировать цены и предложения для вашего проекта,
•  выбрать правильную цепь поставок для мероприятия.

Если мы говорим о зарубежной поездке, то подготовка простого предложения занимает около двух недель. А если поездка включает посещение событий мирового масштаба (например, чемпионат мира по футболу) или наблюдение за цветением сакуры в Японии, то начинать подготовку нужно за год до мероприятия.

Число участников и обратная связь

Сколько агентств приглашать к участию в тендере? Оптимально — от трех до пяти. Все зависит от ваших ресурсов: сколько человек будут изучать конкурсные работы, как будет приниматься решение, коллективно или единолично, в каком виде вы планируете предоставлять обратную связь участникам конкурса и т. д.

Что сказать участникам тендера, которые не выиграли? Ответ прост — правду!

Обратная связь — это то, что помогает агентству развиваться. Для вас же это возможность создать хороший пул поставщиков для будущих событий. Вы будете выбирать из команд, которые способны меняться, обучаться и идти навстречу клиенту.

Не ограничивайтесь фразой «Ваша компания не прошла в следующий этап из‑за цены». Если это действительно так, сообщите, по каким категориям и на сколько процентов. Уверена, в следующий раз именно от этого агентства вы получите лучшие цены!

Не отказывайтесь общаться с агентством после тендера: так вы получите лояльных поставщиков, заинтересованных в работе с вами. Но будьте честны и здесь: если дальнейшее общение вы находите бесперспективным, прямо сообщите об этом. Так вы сэкономите свое и чужое время.

Если агентства вас заинтересовали, наблюдайте за ними и между тендерами, подпишитесь на их страницы в социальных сетях. Вы увидите и оцените другие работы поставщиков, качество контента и, возможно, у вас появятся идеи на будущее.

Автор: Евгения Галич, директор по маркетингу и продажам агентства событийного маркетинга и делового туризма INCENTIVE CLUB