Возвращаем отпускные уволившегося работника

Иногда отпуск предоставляется, так сказать, авансом, с расчетом на то, что впоследствии сотрудник отработает использованные им дни отдыха. Но что делать, если он, не отработав свой отпуск до конца, решает уволиться?

Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. По общему правилу, продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно (ст. 115 ТК РФ).

Если сотрудник недавно устроился в организацию, то право на использование отпуска за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше (ст. 122 ТК РФ). Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, даже если рабочий год полностью им не отработан. В этом случае предполагается, что неотработанные дни использованного отпуска сотрудник впоследствии отработает.

Но что делать, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха? Должен ли сотрудник вернуть часть отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска? Давайте разберемся.

Удержать можно из окончательного расчета

Компания может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ей дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда организация не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или ликвидации компании).

Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.

Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Оставшийся долг – в добровольном порядке

А если 20% от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь долг по отпускным?

Единственное, что компания может сделать, так это попросить работника погасить оставшуюся сумму долга добровольно. Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет ­необходимую ­сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.

При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой. Но компания обязательно должна получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения ст. 138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга? Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд?

К сожалению, шансов на это мало. В большинстве случаев суды считают, что компания не может взыскать в судебном порядке с работника сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 05.02.2014).

Поэтому если компания решает не обращаться в суд, то у нее два варианта. Первый – оставшуюся часть долга работодатель прощает сотруднику. Второй – сумма долга «висит» в учете организации до тех пор, пока не истечет срок исковой давности. Второй вариант более выгоден с точки зрения налогообложения, но об этом подробнее скажем чуть ниже.

Рассчитываем лишнюю часть отпускных

Сначала поясним, как рассчитать излишек отпускных. Чтобы понять, какая часть отпускных является лишней, необходимо определить количество неотработанных дней отпуска. Для этого нужно рассчитать число дней отпуска, которое приходится на отработанный в последнем ­рабочем году период времени.

При подсчете сроков работы, дающих право на отпуск, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки свыше половины месяца округляются до полного месяца. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Далее определяем количество дней отпуска, приходящихся на отработанное время. Для этого количество дней отпуска, положенных ­работнику за год (28 дней) делим на 12 и умножаем на отпускной стаж.

При этом может получиться не целое число. В таком случае полученный результат можно округлить до целого числа, но только не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17). Такой порядок лучше закрепить в ­локальном нормативном акте организации.

Затем рассчитываем неотработанные дни отпуска. Для этого из количества использованных дней отпуска вычитаем количество ­отработанных дней отпуска.

При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.

Нужно ли корректировать налоги?

Суммы ранее выплаченных работнику отпускных компания включала в доходы, учитываемые при налогообложении прибыли, удерживала с них НДФЛ и начисляла страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?

Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить ­исправления в налоговый учет того периода не нужно.

Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это подтверждают (см. письмо ­Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).

С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. Компании не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, организация правильно удержала и перечислила в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.

Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, компании нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных ­отпускных.

Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя ­руководителя организации с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Работник отказался вернуть излишек отпускных

Ранее мы писали, что если работник отказался вернуть излишек отпускных (в части, превышающей 20% лимит), то компания может обратиться в суд. Но успех маловероятен. В случае проигрыша компания, во-первых, должна будет скорректировать данные налогового учета. Столичные налоговики считают, что расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям статьи 252 НК РФ (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Во-вторых, работодатель не сможет воспользоваться п. 2 ст. 266 НК РФ, согласно которому суммы безнадежных долгов включаются в расходы. Дело в том, что случаи, когда долг становится безнадежным, прямо прописаны в данном пункте и рассматриваемая ситуация там не указана. Минфин РФ в письме от 02.02.2006 № 03-03-04/1/72 ­подтверждает ­невозможность отнесения на расходы сумм, проигранных в суде.

Прощать долг также не рекомендуем, сумма прощенного долга не учитывается в расходах, так как не соответствует критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Кроме того, в п. 16 ст. 270 НК РФ прямо указано, что стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Это подтверждают и чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@).

Если же компания не будет обращаться в суд за взысканием с работника излишка отпускных, то возникший долг она сможет списать на расходы по истечении срока исковой давности. Ведь согласно п. 2 ст. 266 НК РФ задолженность становится безнадежной по истечении срока исковой давности.

Правда, в данной ситуации все равно придется скорректировать налоговую базу по налогу на прибыль за период выплаты отпускных (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Кстати, чиновники считают, что в случае прощения или списания долга (по истечении срока исковой давности) у бывшего работника возникает облагаемый доход. Такое мнение высказано в письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915. Удержать с него НДФЛ работодатель, конечно, не сможет, но, по мнению финансистов, он обязан подать в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.

Позиция чиновников не бесспорна, ведь при выплате отпускных с работника уже был удержан НДФЛ. Тем не менее, во избежание споров с ИФНС, соответствующую справку лучше подать.