Лоренс Хибберт. Советы желающим начать своё дело. Глава 13: Ваша фирма и кадры
Продолжаем знакомить вас с книгой Лоренса Хибберта
«Если у вас производство и наемные работники, то вы все время Л—/думаете о том, как бы чего не произошло, стараетесь, чтобы ваши люди были довольны. Вы должны создать для них удовлетворительные условия, чтобы они хорошо работали. От них зависит судьба фирмы."
Когда вы откроете свое предприятие, и дела пойдут хорошо, вы обнаружите, что в сутках просто не хватает часов, чтобы все успеть самому. Стало быть, вам надо будет нанимать помощников. Возможно, если вы открываете крупную фирму, вам придется нанимать персонал для выполнения тех задач, которые вы поставили в своем бизнес-плане. Как бы то ни было, вам нужно четко представлять себе, как подбирать кадры и работать с кадрами.
В этой главе мы расскажем о некоторых методах работы с кадрами, чтобы вы смогли более ясно представить себе кадровые проблемы на вашей фирме.
"Сегодня основная задача нашего акционерного общества заключается в том, чтобы изменить отношение рабочих к качеству своего труда. Во-вторых, нам надо укрепить производственную дисциплину. И, в-третьих, добиться от рабочих понимания того, что они являются совладельцами фабрики. Если они будут хорошо работать, то в конце года они получат свою долю прибыли в дополнение к зарплате. Мне кажется, люди еще не до конца понимают, что развитие фабрики в их же интересах, тем более, что их собственность переходит по наследству. Они должны заботиться о ней. Нам предстоит еще очень много сделать, но, на мой взгляд, эти задачи - самые важные."
Правильный подбор сотрудников и, впоследствии, работа с ними, создание необходимых стимулов в дополнение к текущим делам требуют от руководителя массу времени. Предлагаемые методы работы с кадрами снимут много потенциальных проблем и помогут создать благоприятную рабочую обстановку между вами и вашим коллективом.
"Что касается бизнеса, я не хочу делить его на русский и западный. Мне кажется, если научить людей, организовать их и платить им нормально, то наши рабочие будут работать не хуже западных. А инженеры и техники, и в этом наши итальянские партнеры со мной согласятся, у нас не хуже , чем в Италии."
Обязательно ли нанимать людей?
При найме персонала на работу вы берете на себя и на предприятие огромную ответственность как за их благосостояние, так и за многие юридические аспекты, связанные, например, с удержанием их подоходного налога. Прежде, чем принять решение о найме персонала, подумайте, не проще ли привлечь сторонние фирмы для выполнения некоторых работ для вашего предприятия.
Это означает, что вы будете платить за работу какому-то другому предпринимателю или фирме, а не зарплату вашим рабочим. Это очень удобное решение для таких конкретных работ, как, например, доставка товаров или уборка помещений. В Великобритании такая практика общепринята и есть специализированные фирмы, которые предоставляют услуги по уборке и охране помещений предприятиям, которые не хотят брать людей на неполный рабочий день.
Ключевые элементы работы с кадрами
Термин "работа с кадрами" включает в себя целый ряд функций и задач, связанных с руководством вашим коллективом. Объединив их в единый комплекс, можно разработать общую стратегию кадровой политики. Впоследствии, по мере развития вашего бизнеса, умея заранее предусмотреть нужды ваших работников, вы сможете своевременно решать ваши задачи.
Работа с кадрами состоит из следующих ключевых элементов:
- Оценка ваших потребностей
- Набор кадров
- Прием на работу
- Обучение
- Контроль
- Оценка качества работы персонала
- Руководство кадрами
- Планирование кадровой политики
Вам может показаться, что все это не имеет отношения к вашему бизнесу, мол, ваша фирма маленькая, и у вас в штате будет всего несколько человек. Но, по крайней мере, знать об этом надо, потому что когда вы будете принимать решения по кадровым вопросам, вы будете правильно мыслить и легче найдете общий язык с сотрудниками. А это позволит вам уделять больше внимания другим текущим делам и не терять времени на кадровые вопросы.
1. Оценка ваших потребностей
Если вы неправильно рассчитаете ваши потребности, то можете оказаться в ситуации, когда набранный персонал непригоден для работы, на которую нанят. Не то чтобы плохие работники, просто, может быть, больше подходят для другого дела. Вряд ли человек, который умеет торговать народными промыслами на рынке, подойдет на роль руководителя бухгалтерии.
Существует ряд признаков, по которым можно определить неправильный подбор кадров:
- Низкие показатели работы
- Несоблюдение сроков
- Подавленное настроение в коллективе
- Конфликты между сотрудниками
- Высокая текучесть кадров
Чтобы подобрать подходящих специалистов, необходимо проделать следующую работу:
а. Найти вакансию - как только вы определите, что есть потребность в найме нового сотрудника, вам следует продумать следующие вопросы:
- Нельзя ли выполнить эту работу за неполный рабочий день?
- Нельзя ли реорганизовать работу коллектива так, чтобы разделить дополнительный объем работы среди остальных сотрудников?
- Неважно, новая это единица или существующая, подумайте, нельзя ли реорганизовать этот участок вашего предприятия.
б. Проанализировать содержание работы - вам надо понять, в чем состоят функции человека, выполняющего эту работу. Иначе вам просто не найти нужного специалиста.
- Название должности, задачи и основные обязанности? Каковы профессиональные и физические требования? Требуется ли специальная подготовка или опыт работы?
- Есть ли у человека, занимающего эту должность, подчиненные или планируются таковые?
- Кому будет подчинен человек, занимающий эту должность?
- Понимаете ли вы, как руководитель, суть работы и знаете ли, как она должна выполняться?
В результате такого анализа вы получите более полное представление об этой должности, а также проверите, как она вписывается в общую картину вашего бизнеса, и нет ли необходимости пересмотреть параметры этой должности.
в. Составить должностную инструкцию - с помощью данных анализа выполняемой работы вы сможете написать должностную инструкцию.
Она должна включать следующие параметры:
- Название должности и кому подчиняется данный работник Обязанности и основные функции работника Вознаграждение, в том числе зарплата, сверхурочные и отпуск.
- Дополнительные льготы, например, комиссионные или скидки.
- Разработав и написав должностную инструкцию, руководитель будет знать, что требуется от сотрудника. Эта должностная инструкция может использоваться и для последующих работников на этой должности, но ее следует пересматривать, поскольку и задачи фирмы, и общая экономическая ситуация могут измениться.
г. Разработать максимальные требования к работнику - теперь вы можете составить полную характеристику специалиста, идеально подходящего для данной должности. Такая характеристика может составляться по следующим показателям:
- Физические требования, а именно: сила, ловкость, зрение.
- Опыт работы, т.е. способность работать на специальном оборудовании.
- Уровень квалификации, т.е. специальность, например, плотник или электрик и т.п.
- Образование, т.е. среднее или высшее.
- Характер, т.е. может ли иметь дело с раздраженными или упрямыми клиентами.
Теперь вы в состоянии написать весь набор требований к специалисту, наиболее подходящему для данной должности. Кроме того, это ускорит процесс отбора кандидатов и собеседований с ними.
"Мы решаем, что нам нужны дополнительные люди, когда у нас большой объем работы или возникают проблемы, которые мы не можем решить самостоятельно. К настоящему моменту наш доход вырос значительно, и поэтому мы решили принять на работу еще одного специалиста, который должен будет конкретно заниматься организацией перевозок нашего оборудования в России. Раньше у нас никто этим не занимался, но теперь, поскольку мы сталкиваемся с проблемами в этой области, мы решили взять его."
Многие в России сегодня ищут работу, причем некоторые являются специалистами высшей квалификации. Однако, если выдадите им должность ниже уровня их профессиональной подготовки, они могут разочароваться и отдача от них будет ниже, чем от человека с более подходящим уровнем квалификации.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Допустим, вы открыли свою фирму, и дела у вас идут хорошо. Причем настолько хорошо, что вы захотели заняться проработкой еще одного варианта бизнеса. Деньги есть, так как вы можете использовать прибыль от вашего первого предприятия, но вы не в состоянии руководить сразу двумя фирмами. Поскольку фирма прибыльная и дает стабильный приток средств, вы предпочитаете оставить ее под своим контролем и ни в коем случае не продавать. Как поступить ?
Вы видите, что хотя ваш персонал хорошо справляется со своей работой, среди них нет никого, кто был бы достаточно компетентен, чтобы заменить вас на месте руководителя. Стало быть, вам придется нанять человека на вашу должность, а самому заняться новым бизнесом. А для этого вам необходимо пройти по всем этапам анализа своей должности:
Найти вакансию - в данном случае очевидно, что нужен -человек на полный рабочий день, но стоит посмотреть, нельзя ли несколько перераспределить обязанности и частично переложить ответственность на других сотрудников.
Проанализировать содержание работы - здесь вам придется разграничить обязанности между вашим новым исполнительным директором и вами, владельцем фирмы. Раньше вы выполняли их сами, а теперь их нужно будет разделять. Вы не захотите, чтобы ваш директор был вправе принимать решения, находящиеся в сфере компетенции владельца.
Составить должностную инструкцию-инструкция должна быть сформулирована четко с разъяснением различных обязанностей. Потребуется также навести справки о размерах зарплаты директора на сегодня. Эту информацию можно получить от других предпринимателей или из газетных объявлений. Вам нужно будет найти золотую середину, то есть привлечь достойного кандидата и в то же время не слишком увеличить фонд заработной платы.
Изложить максимальные требования к кандидату - вам следует провести разграничение между вашим потенциалом и способностями вашего кандидата-директора. Благодаря этому вы сможете проанализировать ваши собственные сильные и слабые стороны. Может быть, есть смысл поискать человека, обладающего качествами, которых вам не достает.
Теперь у вас есть набор требований, который вы используете позже при поиске себе замены.
2. Набор кадров
Теперь, когда вы составили подробную характеристику должности и требования к кандидатам, остается их найти и принять на работу.
А). Существует много методов подбора кадров, хотя некоторые из них пригодны лишь для определенных должностей: для неквалифицированного персонала, технических специалистов или управленческого состава:
i. Друзья и родственники - четких рекомендаций по приему на работу друзей и родственников нет. У таких работников могут быть как преимущества, например, лояльность и честность, так и недостатки, а именно, трудно уволить, если они плохо работают.
ii. Свои кандидаты - на некоторых фирмах практикуется начинать с предложения вакансий членам коллектива, которые желают получить более ответственную должность или сменить работу. В отдельных случаях разрешается принимать на работу в первую очередь друзей и родственников, поскольку считается, что это будет способствовать созданию раскованной обстановки и дружного коллектива.
iii. Объявления - если по должности требуются работники невысокой квалификации, то иногда целесообразно расклеить объявления вблизи от фирмы, а не помещать сразу же приглашения в газете.
iv. Приглашения в газетах - это более дорогостоящий способ поиска кандидатов, хотя можно такие объявления помещать и в бесплатные газеты. В таком приглашении следует оговорить конкретные требования к должности, чтобы ограничить приток претендентов. Объявление должны увидеть нужные люди, поэтому надо внимательно смотреть, кто читает эту газету.
v. Высшие учебные заведения - для некоторых должностей, например, технических или языковых специалистов, целесообразно обращаться непосредственно в местные институты или университеты и предлагать работу выпускникам. Можно также договориться с этими учебными заведениями, чтобы они производили предварительный отбор.
vi. Агентства по трудоустройству - новая организация работы по подбору кадров, которая утверждается в настоящее время в России. Такие агентства называются Центры занятости. За определенное вознаграждение они подыскивают кандидатов на замещение вакансий, отвечающих соответствующим требованиям предприятий-заказчиков. Эта система предназначена преимущественно для подбора кадров на руководящие должности или узких специалистов.
Информация о работе и фирме, которую вы будете предоставлять кандидатам, должна быть понятной, конкретной, правдивой и вызывать интерес. Вы можете предложить кандидатам позвонить вам, написать письмо или прийти в офис в установленное время. В отдельных случаях вы можете попросить их назвать конкретных людей, которые могли бы рекомендовать их, и у которых можно было бы навести справки по этим кандидатам, т.е. по их послужному списку, опыту работы и т.п. Если данная должность требует более тщательного отбора кандидатов, то вы можете послать или выдать кандидатам специальную форму заявления для заполнения.
Б). После ознакомления со всеми заявлениями, вам следует сличить их с вашими требованиями и составить небольшой список кандидатов для собеседования. Иногда стоит сохранить координаты тех, кто не прошел собеседование, на случай, если в будущем возникнет аналогичная вакансия.
В). Каждый кандидат по этому списку должен пройти собеседование. Во время собеседования пусть кандидаты задают вопросы и вообще почувствуют, что эта работа им подходит. Желательно, чтобы кандидаты больше рассказывали о своей работе, квалификации, а не просто слушали вашу лекцию о том, как им повезет, если они будут работать в вашей фирме. Следует также провести соответствующее тестирование уровня квалификации в письменной форме или через практические задания. В ходе собеседования вам также нужно обсудить зарплату и другие условия работы на этой должности и дать кандидату возможность задать вопросы о вашей фирме.
Г). Выбрав кандидата, вам нужно связаться с ним, желательно с помощью письменного уведомления, в котором вы ему официально предлагаете работу в конкретной должности и излагаете условия найма. Если он согласен, то вам следует предложить ему дать согласие в письменном виде, поскольку этот документ может стать основанием для оформления трудового договора с вашей фирмой.
Вы также должны известить и тех кандидатов, которые не прошли отбор, о своем решении.
"Как правило, я беру сотрудников по знакомству, но не по блату, а потому, что их рекомендуют по их квалификации. Мы проверяем их, например, знание языка, а потом принимаем, обычно с двухмесячным испытательным сроком."
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Проанализировав вашу должность, напишите приглашение на работу. Подумайте, где вы его разместите или будете искать кандидатов. Подготовьте также условия, которые вы предложите претендентам.
Затем постарайтесь ответить на следующие вопросы:
Предложенные условия такие же, что и у вас, лучше или хуже ? Если вы себе платите слишком много, каковы будут последствия ? Вправе ли вы ожидать, что другой человек будет так же много работать, как и вы?
Есть ли смысл нанять кого-то для выполнения вашей текущей работы, чтобы вы могли заняться дальнейшим развитием бизнеса?
Прием на работу
Вы, как работодатель, несете ответственность за выполнение всех юридических требований в части найма сотрудников на работу. Несоблюдение законодательства влечет за собой правовые санкции. Эти вопросы не рассматриваются в данной книге, но в ваших же интересах их досконально изучить:
Основные права сотрудников
Минимальная заработная плата и отчисления в госбюджет Права на очередной и "декретный" отпуск Требования по охране здоровья и технике безопасности
Условия, на которых вы принимаете на работу ваш персонал, изложены в форме договора с правами и обязанностями для обеих сторон. Каждый сотрудник прежде, чем приступить к работе, должен расписаться в документе, где должны быть изложены все условия найма и работы в данной должности. Этот документ впоследствии может защитить и работника, и нанимателя от претензий в случае возникновения спора.
4. Обучение
В процессе отбора кандидатов вы остановите свой выбор на наиболее квалифицированных и опытных специалистах. Однако трудно рассчитывать, что новички сразу поймут, например, организационную структуру вашего бизнеса или быстро освоят какое-то специальное оборудование. Да и работающим сотрудникам тоже необходимо обновлять свои знания по различным аспектам вашего бизнеса в привязке к выполняемой ими работе. Нельзя рассматривать обучение как некий общеобразовательный процесс только для "высшего" руководства.
Некоторые сотрудники склонны относиться к обучению как к своего рода льготе, дающей возможность отлучаться с работы, а ведь оно совершенно необходимо для успешной работы фирмы. В нем заложены все преимущества для каждого сотрудника в отдельности и для фирмы в целом. Преимущества обучения для вашего бизнеса следующие:
- Персонал узнает больше о вашей фирме и вырабатывает чувство принадлежности к ней.
- Они узнают о новых разработках и появлении новых видов техники.
- Повышается чувство удовлетворенности коллектива, поскольку люди чувствуют, что их ценят.
- В сочетании с эффективным стимулированием обучение поможет вам получить максимальную отдачу от ваших сотрудников.
- Необходимость в обучении появляется в различные периоды деятельности вашей фирмы.
а. Вводный курс обучения - целью его является помочь новичку почувствовать себя участником вашего бизнеса. Он должен получить всю необходимую информацию и помощь для освоения своего участка работы. Такой курс должен начинаться сразу, как только новичок выйдет на работу.
б. Повышение квалификации работающего персонала - помогает сотрудникам выполнять свою работу более эффективно. Необходимость в таком обучении может быть продиктована следующими соображениями:
- Пожелание самого коллектива сотрудников Проблемы на определенных участках Новые разработки в технологии
- Текущая практика ведения дел и показатели работы конкурентов
- Результаты аттестации персонала, выявившие пробелы в квалификации
- Обучение может проводиться по разному: на рабочем месте.
- Короткие консультации в процессе работы Организованные курсы обучения в течение какого-то времени Краткосрочные курсы с отрывом от производства
Следует продумать и такие вопросы: Кто будет осуществлять обучение? Кого необходимо обучать? Где организовать обучение? Какова продолжительность обучения? Какова стоимость обучения?
После завершения программы обучения, вам предстоит оценить ее эффективность. Это сводится к опросу и сотрудников и инструкторов, анализу их комментариев и, впоследствии, оценке качества работы сотрудника, прошедшего обучение.
Обучение следует рассматривать как капиталовложение в ваш персонал наряду с затратами на содержание имущества вашего предприятия. Это поможет вашим работникам повысить эффективность своего труда.
Обучение уже дало положительные результаты, и мы удовлетворены качеством нашей обуви и производительностью груда
"До недавнего времени здесь находились итальянские специалисты. Они обучали персонал работе на новом оборудовании и прививали им новое отношение к качеству изготовления обуви. Мы выпускаем такую же обувь, как и на Западе, поэтому мы стараемся изменить их отношение к результатам своего труда. Раньше они "производили" обувь, которую сваливали в магазинах, не заботясь о внешнем виде, даже об этикетке. Обучение уже дало положительные результаты, и мы удовлетворены качеством нашей обуви и производительностью труда."