СРМ-система: что это такое, описание работы и выбор

Автоматизация различных процессов стала обычным явлением в современном мире, и оно не обошло стороной сферу бизнеса. Сегодня практически невозможно представить себе бухгалтерский учет без применения специальных программ. Даже торговые представители не могут работать без соответствующих приложений для планшетов и смартфонов. И поскольку прогресс не стоит на месте, нужно уже начинать внедрять систему управления взаимоотношениями с клиентами в малый и средний бизнес. Что это за система, и зачем она нужна, рассмотрим в публикации.

Введение

Несмотря на глобальную автоматизацию рабочих процессов в малом и среднем бизнесе, взаимоотношения с клиентами все еще налаживаются «дедовскими» методами, то есть без использования автоматизированной системы учета. Что происходит в таком случае в отделах продаж? Каждый менеджер работает с клиентами так, как ему удобно, фиксирует звонки и другую информацию о клиенте по своему усмотрению (а кто-то не фиксирует вообще). Как результат, реальная отчетность ведется только на уровне оплаты заказа, поскольку невозможно определить эффективность работы отдела продаж каким-то другим методом.

Помимо этого, если сотрудник уволится или заболеет, все его клиенты будут забыты и компания потеряет доход. Чтобы такого не происходило, многие компании управляют отношениями с клиентами при помощи СРМ-системы для отдела продаж. Благодаря ей компания получает следующие «плюшки»:

• Стандартизирует общую базу контактов.
• Повышает эффективность контроля над отделом продаж.
• Получает статистику эффективности работы.
• Из полученных данных разрабатывает стратегию развития бизнеса.

Читайте также: Обзор CRM систем: что это такое и как их эффективно использовать для малого бизнеса

СРМ-система: что это такое?

CRM-система расшифровывается как Customer Relationship Management, что значит «Управление отношениями с клиентами». Это специальное программное обеспечение, которое автоматизирует стратегию взаимодействия с клиентами компании, чтобы повысить уровень продаж, улучшить обслуживание и оптимизировать маркетинговую стратегию фирмы, путем систематизации информации о клиентах. 

Также можно сказать, что СРМ-система – это любой вариант контроля и учета, позволяющий улучшить взаимоотношения с клиентами. Даже если в фирме ведется учет звонков и контактов в документах Excel, их тоже можно считать CRM-системой, если это позволяет контролировать все возможные варианты взаимодействия с клиентами. Конечно, сейчас такие методы уже массово уходят в прошлое. Поскольку современный мир требует от бизнеса полной автоматизации, то СРМ-система - это что-то, подразумевающее под собой специальное программное обеспечение.

Свой взгляд

Сейчас часто можно столкнуться с ситуацией, когда разработчики программного обеспечения пытаются навязать клиенту свое видение того, что называют CRM-системой. Обычно исполнители предлагают тот вариант, который они реализовали в своем программном продукте.

Но в этом вопросе нужно понимать, что не существует определенных стандартов для системы управления взаимоотношениями с клиентами, ее нужно разрабатывать исходя из того, какие цели преследует бизнес. К примеру, некоторым фирмам необходимо вести только учет контактов и взаимодействий с ними. Другие предложенные функции они считают необязательными и даже если их внедрить в разработку СРМ-системы сотрудники попросту не будут ими пользоваться из-за отсутствия потребности. В небольшой торговой компании CRM-система будет просто состоять из телефонов, адресов и почтовых ящиков клиентов. Для салона красоты в этот список еще добавятся такие переменные, как частота посещений и средний чек.

И если говорить начистоту, то CRM-система – это любое программное обеспечение, помогающее успешному ведению бизнеса.

Необходимость

Прежде чем внедрять СРМ-систему для отдела продаж, необходимо понять, нужна ли она для конкретного бизнеса в принципе. Это программное обеспечение необходимо только тем компаниям, что напрямую работают с клиентами и планируют расширить их поток.

Такая система необходима, если в бизнесе важны входящие звонки и запросы от новых клиентов, а главная цель маркетинговой кампании удержать новых покупателей или поставщиков. Без CRM-системы не могут эффективно работать интернет-магазины, оптовые компании, салоны красоты и т. д. Ведь для каждого такого предприятия важно, чтобы все поступающие заказы выполнялись вовремя, и покупатели оставались довольными.

Но если фирма не заинтересована в увеличении количества клиентов, постоянные покупатели заключили с ней долгосрочные договора, а новые клиенты появляются только после личной встречи и переговоров, то программное обеспечение подобного рода ничего не даст.

Польза

Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда руководитель фирмы знает о СРМ-системе, что это такое, и как с ней взаимодействовать, но уверен - ему это не нужно. Ведь у него не так много клиентов, отдел продаж состоит из двух-трех человек, и проконтролировать их работу, кажется, проще простого. Но только после внедрения СРМ-системы руководитель выявляет большое количество недочетов и качество работы с клиентами вырастает в несколько раз. Какая же польза от таких программ?

1. Они помогают не потерять потенциального клиента, поскольку фиксируют все входящие звонки и запросы.
2. Дают возможность контролировать работу сотрудников и стандартизировать процесс привлечения покупателей. Если нет общих стандартов, то каждый сотрудник будет работать так, как он привык, а контакты с клиентами будут налаживаться в хаотичном порядке.
3. Позволяют создавать свою клиентскую базу. На ее основе руководитель может анализировать работу фирмы и понимать, в каком направлении двигаться дальше.
4. В каждой программной разработке заложено большое количество готовых инструментов, позволяющих вывести бизнес на качественно новый уровень.

​Сложный выбор

Итак, если решено, что бизнесу необходимо программное обеспечение по работе с клиентами, осталось ответить на вопрос о том, какую СРМ-систему выбрать. Сначала нужно убедиться, что предложенная разработчиком система обладает всеми необходимыми для конкретного бизнеса функциями. Если для фирмы важны входящие запросы и звонки, нужно проверить поддерживает ли CRM-система связь с телефонией, если же компания получает заказы через интернет, стоит обратить внимание на возможность интеграции программного обеспечения с установленной CMS-системой.

Остальное уже будет зависеть от вкусов и требований руководителя, а также от советов специалиста. Если продукт разработчика обладает необходимыми для ведения бизнеса функциями, то стоит согласиться с его мнением. Такие люди обычно советуют продукт, с которым хорошо знакомы.

Заранее стоит напомнить, что изучить работу CRM-системы в тестовом режиме очень сложно, все ее плюсы и минусы будут хорошо видны только в процессе эксплуатации.

Облако или свой сервер?

В целом, существует два типа СРМ-систем для бизнеса:

• Система-сервис. В этом случае все программное обеспечение находится на сервере поставщика услуг, клиент получает доступ к системе через интернет в режиме онлайн.
• Свой сервис или Standalone. Пользователь получает лицензию на установку и использование программы, помещает на свой сервер и при желании (или необходимости) дорабатывает под свои запросы.

При сравнении СРМ-систем этих двух видов, можно сказать, что в обеих есть свои плюсы и минусы. Если пользователь выберет систему-сервер, то ему придется столкнуться с некоторыми ограничениями. Он не сможет внести изменения в код программы, так как она находится на сервере поставщика. Такие системы позволяют настроить права доступа сотрудников, интегрировать онлайн-ресурсы, изменить оформление, но все это будет находится на сервере поставщика.

Еще при использовании такой системы важно иметь беспрерывный доступ к интернету, при его отсутствии множество процессов остановится. Также, за создание резервной копии базы данных придется доплачивать отдельно.

А вот что касается положительных моментов, то пользователю не нужно иметь собственный сервер, чтобы разместить программное обеспечение, и он не будет самостоятельно заниматься обновлениями.

Приобретая программу для себя, пользователь может менять программный код и внедрять нетипичные решения. Но чаще всего для малого и среднего бизнеса необходимости в таком функционале не возникает.

Функции

Разработчики программ постоянно обновляют CRM-системы, добавляя все новые плюшки для пользования. Но для большинства потребителей разнообразие таких опций не всегда является необходимым и, если пользователь не понимает, что именно ему нужно, то он определенно переплатит за сверхуникальное программное обеспечение. Каждая CRM-система должна выполнять следующие функции:

1. Обладать модулем учета клиентов, где будет хранится информация о покупателях.
2. Модуль управления продажами, показывающий на каком этапе находится сделка.
3. Иметь систему автоматизированных бизнес-процессов.
4. Производить аналитику и представлять отчеты в реальном времени в виде диаграмм, графиков и таблиц.
5. Интегрироваться с почтой, сайтом и телефонией.
6. Иметь интерфейс программирования API.

Принцип работы

В целом, CRM-системы работают по одному стандарту. Можно рассмотреть, как работает программа на примере обычного интернет-магазина, продающего окна, где пользователь оставляет запрос на приобретение товара.

Сначала, когда покупатель оставляет заявку в системе появляется карточка контактов и программа напоминает менеджеру, что необходимо связаться с клиентом для уточнения заказа в течение определенного отрезка времени (15, 20, 30 минут). Если менеджер просрочит задание, система мгновенно оповестит об этом руководителя отдела.

Если менеджер позвонил и заполнил все необходимые данные, система автоматически создает задание для другого сотрудника «Выехать на замеры». При этом указывается дата и время выезда. Когда специалист по замерам выполнил свое задание, он вносит результаты в систему, программа создает задачу другому менеджеру, который рассчитывает стоимость заказа и согласовывает ее с клиентом. Если клиент согласен с условиями покупки, менеджер создает документ (используя шаблон программы), где указывает все данные покупателя, замеры и сумму.

После проведения оплаты клиентом сделка переводится в статус «Установка». Специалист по монтажу получает автоматическое оповещение о предстоящей работе и сроки ее исполнения. После завершения сделки руководитель отдела продаж получает отчет.

СРМ-система для производства является незаменимым помощником, ведь каждый сотрудник занят своей задачей, а программа помогает мобилизовать их усилия и сэкономить время. А время, как известно – деньги.

Рейтинг СРМ-систем

В конце 2017 года была определена десятка лучших CRM-систем. В список лидеров вошли:

1. StorVerk. Специалисты уверяют, что, наконец, программа, разработанная на платформе 1С, стала удобной, а не просто умной. Стоит отметить, что этот продукт соответствует нескольким трендам: учитывает все типы клиентских обращений, обладает автоматизированными бизнес-процессами, делает сквозную аналитику эффективности продаж. Этот продукт можно полностью адаптировать под свой бизнес, его рекомендуют для использования большими торговыми компаниями и производственными предприятиями.
2. Terrasoft bpm'online. Эта система признана лидером в сфере среднего бизнеса, подходит для компаний, которые готовы серьезно вложиться в свою IT-инфраструктуру, ведь объединяет в себе инновационные технологии BPM и CRM.
3. Dynamics 365. Этот пакет программного обеспечения для работы с клиентами был разработан компанией Microsoft. В целом ориентирован на организацию системы маркетинга и предоставляет услуги службы поддержки. Интерфейс пользователя простой и интуитивно понятный, что снижает затраты на обучение сотрудников. Чтобы оптимизировать работу, пользователь может подключить функции, соответствующие уровню развития бизнеса.
4. "Битрикс 24". На четвертом месте находится полноценный корпоративный портал, состоящий из внутренней социальной сети и функций CRM-системы. К тому же разработчики создали специальное мобильное приложение и теперь доступ к системе можно получить из любой точки мира. Программа существует в SaaS и Stand Alone версиях.
5. 1С: CRM. Это линейка решений, предназначенная для автоматизации процессов работы с клиентами, на предприятиях разных уровней. Программа будет полезной для фирм, работающих в сфере торговли и услуг. Правда, хорошее впечатление от программы портит несколько перегруженный интерфейс, а аналитика происходит через платный сервис CoMagic.
6. SAP CRM. Этот продукт способен выполнять не только краткосрочные задачи, но выстраивать стратегии деятельности фирмы в долгосрочной перспективе. Считается лучшим решением для ведения электронного бизнеса, поскольку позволяет соединять всех участников сделки и процессы в целостной информационной среде.
7. ELMA BPM. Это платформа с набором стандартных функций и на ее основе строится линия всех продуктов ELMA: управление документами, показателями, проектами, клиентской базой, бизнес-процессами и т. д.
8. ASoft CRM. Затрагивает три основных направления деятельности фирмы: продажа, сервис и маркетинг. Различным задачам соответствуют свои CRM-решения. Стоит также отметить, что компания разработала отраслевые версии СРМ-системы для туризма, риелторов, банков и транспортных предприятий. Этот продукт доступен только в режиме «облака» и не продается как лицензионный.
9. Amo CRM. Это система, обладающая интуитивно понятным интерфейсом, считается самой распространенной в среде малого и среднего бизнеса. С ее помощью компания может увеличить свои доходы в несколько раз. Продукт дает возможность полноценно управлять взаимоотношениями не только с действующими, но и потенциальными клиентами на всех этапах сделок. Amo CRM позволяет планировать будущие задачи, звонить прямо из интерфейса программы, отправлять email-рассылку и контролировать работу менеджеров. Продукт не требует установки и быстро интегрируется с формой заявки. Это самая привлекательная программа в соотношении цены и качества.
10. "Мегаплан". Представляет собой систему совместного управления проектами. В программе хранится полная информация о клиентах, руководитель может следить за событиями и задачами. Как бонус заказчик получает модуль выставления счетов, возможность организовать форум и модуль работы с сотрудниками.

Стоимость

1. Полная стоимость продукта состоит из нескольких частей:
2. Лицензия или оплата доступа (в зависимости от вида системы).
3. Перенос данных в систему.
4. Разработка. Вне зависимости от того какая система куплена все равно придется провести ряд доработок, чтобы она соответствовала бизнесу.
5. Сопровождение.

Также стоит учитывать, что во время перехода на CRM-систему, фирма будет нести потери, пока не наладится новый рабочий процесс. Стоимость продукта и лицензии у каждого разработчика своя, так что невозможно говорить о каком-то среднем показателе. Однако можно порадовать начинающих предпринимателей – существуют бесплатные СРМ-системы для малого бизнеса.

К примеру, не так давно Сбербанк решил поощрить малый бизнес и создал востребованный продукт в открытом доступе. Конечно, он сделан на движке Fresh Office и отличается примитивной простотой, но все же здесь есть все необходимые базовые функции, даже можно принимать сообщения из соцсетей и мессенджеров.

Также можно воспользоваться бесплатным тарифом от "Мегаплан". Пользователь получает полноценную облачную систему, может завести 10 учетных записей сотрудников и хранить базу из 100 человек. Подобным образом устроены и другие бесплатные версии, такие как, Smarty CRM, FreeCRM, basoCRM, "Дела идут" и т. д. Все они ограничены количеством пользователей, но для того, чтобы навести порядок в малом бизнесе и начать зарабатывать, этих функций вполне достаточно. К тому же, если увеличится число клиентов, бесплатные версии можно в любой момент сделать платными, не теряя при этом наработанной базы.

Отдельно хочется отметить бесплатную версию OptimaCRM. Ее разработчики предлагают эту систему бесплатно для скачивания и установки на локальный сервер. Она обладает многофункциональной админпанелью, не имеет ограничений на количество клиентов, пользователей и времени применения.

CRM-система делает процесс успешного ведения бизнеса намного проще, и, если фирма хочет составить достойную конкуренцию и получать хорошую прибыль, ей жизненно необходимо идти в ногу со временем.