Человеческий фактор при автоматизации учета. Что необходимо делать, чтобы минимизировать потери собственника от его сотрудников

В статье речь пойдет о материях, не связанных непосредственно с управлением базами данных и программированием, но относящихся к автоматизации и интеграции.

Для начала рассмотрим простой случай – автоматизацию розницы. В продуктовой рознице все достаточно просто:

• У кассира на фронт-офисе не должно быть никаких свобод. Все должно быть достаточно просто – минимум размышлений. Не должно быть:
  • никаких свободных скидок;
  • отмен чека;
  • возвратов;
  • сторнирований во время продаж.
• Все это делается, как правило, при помощи администратора зала. В моей практике, конечно, были случаи, когда администратора зала не было в принципе (это были совсем маленькие магазины), тогда, как правило, такие функции возлагались на кассира.

В любом случае, ваша задача, как интегратора, довести до сведения собственника то, что все эти права – это простор для махинаций, это его возможные риски и потери.

Были случаи и ошибок разработчиков. Например, когда касса настроена таким образом, что чек пробивается сразу при считывании штрих-кода: кассир получает деньги, не закрывая чек, делает его протяжку, отрывает, отдает чек покупателю, потом с помощью «Reset» перезагружает POS и начинает обслуживать следующего покупателя. Но это все уже дела давно минувших дней – на текущий момент в тех программах все это уже, естественно, закрыто.

По автоматизации не продуктовой розницы все немного сложнее:

• Там, как правило, кассир одновременно является и администратором зала. Соответственно, ему позволено немного больше, например, онможет назначать гибкие скидки. Обычно это обусловлено «гонкой за клиентом», например, когда человек приходит в какой-то бутик, он сомневается, и кассир может дать ему скидку.

Но здесь контроль проще: когда чеков от 5 до 50, собственник может все это проконтролировать. А наша задача, как интеграторов, предоставитьему этот функционал (всевозможные отчеты по предоставленным скидкам, отменам чека, сторнированиям и прочему).

В опте:

• На небольших торговых предприятиях (когда в 1С работает до 30 человек) тоже все относительно просто:
  • Там получается, что все пользователи друг за другом следят сами, и, если видят совершенные ошибки, то друг друга корректируют.
  • И контролировать все это достаточно просто. И все как будто выходит само собой.
  • Значительно хуже на больших предприятиях, когда количество документов становится больше, как нарастающий ком (переваливает за 500, за 1000). Вот тут с контролем уже значительно сложнее. И здесь уже интегратор должен выступать как помощник собственнику. Начинать, я считаю, необходимо с разграничения прав пользователей, обучения пользователей, и не забывать о последующем контроле.

В свое время, когда я пришел на место, где сейчас работаю, мы сначала ограничивали права к определенным документам, справочникам; потом вводили ограничение на уровне записей; сейчас практика продолжается. Конечно же, не хотелось бы думать, что все это выливается в некое противостояние между заведующим учетом и пользователями, все-таки мы одна команда и делаем одно дело.

Хочу рассказать, как сейчас происходит у меня на предприятии.

Отдел продаж:

• У нас продажники не могут продавать товар по свободным ценам: только по тем, которые утверждены. Естественно, у них есть определенные акции (скидки); есть какие-то обязательные акции и скидки; есть акции, которые они могут предоставить или могут не предоставить. В любом случае, все это согласовывается с собственником, с генеральным руководством. Все это автоматизируется: они не могут назначить акцию на определенный товар, на который эта акция по утвержденной схеме не может быть назначена.
• Обязательно контролируется задолженность:
  • Дни и сумма кредита, предоставленного контрагентам.
  • И есть такое понятие, как «черный список» - или по-другому - Стоп-отгрузки. При превышении некоторых лимитов контрагент загоняется в «черный список» и, соответственно, этому контрагенту нет возможности сделать никакие отгрузки, что, в свою очередь, заставляет менеджеров отдела продаж собирать свою задолженность.

До введения этой системы было много случаев, когда менеджер отдела продаж сознательно шел на превышение согласованных кредитных лимитов, чтобы совершить какую-то сделку просто потому, что для менеджера отдела продаж это выручка, это его заработная плата, а для финансового отдела, для экономической безопасности – это риски, риски невозврата.

Склад:

• Режим работы – один день.
  Были случаи, когда складские рабочие перед инвентаризацией сами снимали остатки по наиболее ходовым позициям. Для того чтобы покрыть реальные недостачи, которые у них возникали, куда-то деть излишки и уйти от ответственности за пересорты, они делали простой документ «Комплектация» (в исходные комплектующие записывали излишки, а в выходное изделие ставили недостающие позиции). Документов комплектации у нас очень много, поэтому такие махинации там просто тонули. И обнаружилось это совершенно случайно: увидели, что себестоимость одного из видов продукции резко увеличилась, начали выяснять и обнаружили такой интересный факт.
  По перемещениям, по требованиям-накладным точно так же списывали излишки, чтобы подойти под инвентаризацию.
  Сейчас у нас сделано следующим образом: утром в 10 утра для конкретных пользователей (материально-ответственных лиц – складских работников) устанавливается дата запрета, и у пользователя обновляются сеансовые данные. Таким образом, до 10 утра следующего дня он должен сдать всю документацию по товародвижению своего склада.
• Мы специально очень серьезно дорабатывали блок движений документов между складом и производством, потому что там тоже были махинации. 
  Кроме махинаций там, естественно, были и простые случаи, когда производственные рабочие возвращали со своего участка на склад какие-то товары, материалы: сами принесли, сами сделали документ, склад не известили, а потом все это проявляется. Но это больше проблема коммуникаций. 
  Дорабатывали блок следующим образом: любой документ, который затрагивает сразу две области (склад и НЗП) должен был быть подтвержден принимающей стороной (что-то типа ордерной схемы по перемещению, но в рамках одного документа). Например, когда склад создает требование-накладную, производственники видят этот документ. Со склада все это списывается, но пока производственники не подтвердят прием этих материалов на свой участок, у них в НЗП это не оприходуется.
• Также в рамках движения складских запасов дорабатывали блок по движению автотранспорта следующим образом:
  Служба безопасности отмечала въезд, погрузку, окончание погрузки и выезд. Для каждой группы автомобилей определенного тоннажа были специально установлены контрольные значения по времени погрузки. И, таким образом, уходили от махинаций по излишнему простою транспорта. И подстегивали склад, чтобы они работали в рамках установленных регламентов. 

Снабжение:

• Ввели контроль входящих цен.
  Когда снабжение (отдел закупок) заказывает определенную продукцию (за пределами определенных лимитов), то, естественно, эту цену надо обосновать и согласовать с экономической безопасностью.

Отдельно прописывали блок претензионной работы, которого в тиражных решениях я вообще не встречал. Имеется в виду автоматизация службы контроля качества, работы с возвратами, с внутренним и внешним браком.

• Работа с внутренним браком – это контроль над перемещением всех товарно-материальных ценностей в рамках производственных процессов и технических операций. А также это, естественно, определение виновных лиц, установление компенсаций, возмещений и контроль исполнения.
• Также это может быть работа с покупателями. Соответственно, каждый возврат, каждая претензия ведется специалистом службы контроля качества (претензионистом). По каждому возврату все товарно-материальные ценности должны быть осмотрены, выявлены все дефекты, приняты решения. И, естественно, идет контроль исполнения, контроль потерь компании за счет брака.
• Если говорить о возвратах поставщику, то тут, естественно, тоже включается претензионист, осматривает, оформляет возвраты и осуществляетконтроль возмещения с поставщиком.

Блок начисления заработной платы:

• Начисление заработной платы рождается из табеля.
  У насесть система контроля доступа, из которой получаем рабочее время наших сотрудников, рабочих и административно-управленческого персонала. Все это в полуавтоматическом режиме попадает у нас в 1С (табельщик загружает). 
  Попутно при загрузке табельщик проверяет всевозможные неявки, и, естественно, извещает о них начальников подразделений (если вдруг какие-то неявки незадокументированы), оформляет командировки и отгулы. Чтобы исключить махинации по окладным частям, после автоматической загрузки табеля время добавить вручную нельзя.
• По каждому сотруднику, по каждой должности есть утвержденная мотивация, и расчетчик действует только в рамках этой мотивации. Естественно, добавить там ничего лишнего он не может.