Адаптация и наставничество линейных сотрудников

Искренне надеемся, что предложенный план разработки и внедрения системы адаптации и наставничества поможет Вашей организации решить насущные вопросы. Если возникнут сложности, консультанты RC Studio c радостью помогу детально разобраться и найти оптимальное решение. Более подробную информацию можно узнать здесь.

 Возьмем за основу такую ситуацию.  Ценой титанических усилий и с помощью изрядных финансовых вложений компании удалось-таки наладить приток новых сотрудников линейного уровня (к примеру, на склад, в розничную сеть, или на производство). Однако в течение первых месяцев работы значительная часть новичков уходит. Ситуация напоминает бочку без дна. Уверены, что для многих HR и руководителей структурных подразделений данная проблема актуальна и хорошо знакома.

В этой статье, мы не будем писать о том, как правильно подобрать нужных людей, дать верную вводную информацию, правильно построить систему оплаты труда – безусловно, что все это нужно сделать! Без всего этого адаптация не даст максимального эффекта.

Итак, вернемся к нашей теме – адаптации и наставничеству линейных сотрудников.
Начнем с того, какие задачи мы сможем решить внедрением правильной системы адаптации и наставничества:

• снизим текучесть кадров, уменьшим количество сотрудников, уволившихся во время и сразу после испытательного срока;
• повысим производительность труда новых сотрудников;
• повысим качество подготовки и квалификации сотрудников подразделения;
• ускорим процесс обучения основным навыкам профессии, разовьем способности самостоятельно и качественно выполнять возложенные задачи;
• сформируем у новых сотрудников позитивное отношения к работе (максимальная задача – вовлечь сотрудников в жизнь компании);
• сэкономим время руководителей подразделений на обучение новых работников;
• адаптируем новых сотрудников к корпоративной культуре, традициям и правилам поведения;
• предоставим возможность карьерного роста наставникам, тем самым будем способствовать росту сотрудников внутри компании;
• сформируем имидж компании как привлекательного работодателя;
• повысим эффективность прохождения стажировки новыми сотрудниками.

Нужно помнить, что любая рабочая система в HR, в том числе адаптация и наставничество, должна быть:

1. простой
2. понятной
3. интересной и доступной

Для начала необходимо построить общую структуру будущей системы. Наша предполагаемая структура будет состоять из следующих блоков (в реальной ситуации, блоки могут быть другие, их может быть больше или меньше):

1. Общий адаптационный блок
2. Индивидуальный или профессиональный блок
3. Оценочный блок по итогам прохождения испытательного срока
4. Торжественный блок

Общий адаптационный блок предполагает формирование представления о компании в самом широком понятии, особенностях взаимоотношений компании и работника, создание у нового сотрудника ощущения вовлеченности в жизнь и интересы компании.

Общий блок может содержать следующие части:

• Ознакомительную часть – план знакомства нового сотрудника с коллегами, руководителями подразделений;
• Историческую часть – история компании, подразделений, достижений компании и сотрудников;
• Корпоративную часть – традиции, мероприятия, праздники;
• Информационную часть – знакомство с обязательной для всех сотрудников информацией (правилами внутреннего трудового распорядка, кадровыми документами, внутренними локально-нормативными актами и регламентами);
• Мотивационную часть – возможность карьерного роста, развития и обучения, предоставление социальных гарантий и преференций и т.д.

Для усиления эффекта наглядности и красочности восприятия можно разработать приветственные презентации и тренинги, книги новичков, веселые приключенческие мероприятия, во время проведения которых, новый сотрудник будет в геймифицированной форме знакомиться с информацией и спецификой работы в компании. Желательно преподнести этот блок сотруднику легко, просто и ярко, выдавая наглядные материалы, брошюры и полезные сувениры на долгую память! Поверьте, такие впечатления он не забудет никогда и обязательно поделится со своими друзьями, родными и близкими.

Индивидуальный или профессиональный блок содержит детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, необходимых для данной должности.

Для разработки и внедрения этого блока нам понадобятся наставники.

Кто эти люди и где их взять ?

Наставник выбирается (зачастую на конкурсной основе) из числа профессионалов своего дела, при этом он обязательно должен быть лояльным к компании, способным передавать свои знания и обладать высоким уровнем коммуникации. Приведем пример профиля данного сотрудника:

• опыт работы в должности (в соответствующем подразделении) от 1 года;
• стабильные показатели в работе (соблюдение трудовой дисциплины, высокий уровень результативности, соблюдение корпоративных стандартов и правил поведения и т.п.);
• систематическое повышение профессионального уровня (обучение на тренингах и семинарах внутри компании и за ее пределами, взятие на себя дополнительных должностных обязанностей и т.д.);
• общее знание структуры компании и особенностей коммуникаций;
• отличное знание технологии работы, своих должностных обязанностей;
• лояльность компании.

Чем они занимаются?

Важно четко определить зоны ответственности наставника. Возьмем для примера, следующие обязанности:

• Разрабатывать и утверждать (совместно с руководителем) индивидуальный план работы новичка на испытательный срок, обучать сотрудника, знакомить с основными обязанностями и технологиями, давать конкретные задания, контролировать работы, оказывать помощь;
• Изучить профессиональные и личностные качества нового сотрудника, а также его взаимоотношения в коллективе;
• Обеспечить соблюдение новым сотрудникам правил и традиций компании, а также техники безопасности и охраны труда;
• Оказывать индивидуальную помощь новому сотруднику в овладении профессиональными навыками, практическими приемами, исправлять ошибки;
• Личным примером влиять на нового сотрудника, развивать в нем чувства приверженности и гордости, погружать в корпоративную культуру компании.

Итого:

• мы подобрали наставников по профилю и определили их должностные обязанности,
• для каждого новичка составили индивидуальный план работы на испытательный срок,
• наставник обучает и контролирует выполнение плана.

Далее мы переходим к третьему блоку нашей системы — Оценочному блоку.

Оценка после реализации первых двух этапов нужна для того, чтобы понять чему научился новый сотрудник в период прохождения испытательного срока и какое направление выбрал. Дополнительно мы сможем получить обратную связь «сотрудники – руководители» и оценить работу наставников.

Перед заранее обозначенной и регламентированной датой оценки, наставник заполняет на своего подопечного ряд бланков, описывающих результаты его профессиональной деятельности. Одновременно с этим сотрудник заполняет бланки самооценки по результатам прохождения стажировки.

Во время проведения оценочного собеседования (или иной процедуры оценки), сотрудник отвечает на вопросы общего блока, сдает отчет по индивидуальному плану работ, отвечает на профессиональные вопросы. Для придания важности и значимости данному мероприятию, желательно чтобы во время этой процедуры присутствовали не только наставник и непосредственный руководитель сотрудника, но и руководители вышестоящего уровня, сотрудники отдела персонала.

Для закрепления и подведения итогов стажировки, мы предлагаем завершить нашу систему – Торжественным блоком!

Основная цель торжественного блока — поздравить новичков с прохождением испытательного срока и закреплением в должностях, вызвать чувство приверженности и гордости за правильный выбор работы! Дополнительно — показать всем сотрудникам заботу компании о новичках и создать еще одну приятную традицию в нашей корпоративной культуре.

Торжественный блок можно проводить, к примеру, один раз в месяц/квартал, в зависимости от численности подразделения.

На торжественном мероприятии топ-менеджеры, руководители, наставники, сотрудники отдела персонала компании говорят напутственные речи, выдают приятные сувениры на память (грамоты, значки, ленты, подарки), благодарят наставников, общаются в неформальной обстановке, делают фото на память и многое другое.