Как провести инвентаризацию склада торгового предприятия с использованием мобильных технологий автоматизации

Рано или поздно любое торговое предприятие начинает сверять фактические остатки склада с виртуальными остатками в программе, которая используется для автоматизации бизнес-процессов.

Возникает расхождение остатков по понятным всем причинам:

• Человеческий фактор - ошибки заполнения документов
• Ошибки базы данных - нештатное отключение, вирусы, висяки, потеряный отчет и пр.
• Воровство сотрудников и покупателей

Для чего нужно сводить эти остатки, тоже ясно:

• Чтобы видеть реальную отчетность
• Чтобы выявлять недобросовестных сотрудников
• Чтобы ликвидировать недостачи за счет зарплатного фонда
• Чтобы работать на себя и зарабатывать

В настоящее время, большинство кладовщиков и ревизоров пользуются терминалами сборами данных - самое популярное и очень удобное решение, но оно не лишено недостатков:

• Хороший ТСД - дорогой ТСД. Это равенство неоспоримо верно. Дорого - это недостаток.
• Трудоемкость перенастройки (когда функционал конфигурации слабоват, не каждый возьмется дорабатывать)
• Малый дисплей (в большинстве случаев)
• Кнопочное управление (не во всех) - давно устарело, зато надежно
• Зависимость от производителей ТСД и разработчиков ПО для этого ТСД - драйверы, прошивки, конфигурации, обслуживание.

Иногда один штатный программист может устранить последний недостаток, но таких ценных сотрудников иногда тяжело найти, особенно в провинции. 

Тем не менее, внедрять ТСД в такие процессы нужно, без них не обойтись, и мы ими пользуемся, но не для проведения ревизий - для печати ценников, оприходования товаров.

Ревизия - это более сложный процесс, в котором требуется консолидация различной информации центральной базы. В терминал сбора данных всю информацию базы не загрузить, да это и не нужно, но общаться с ним намного сложнее, чем с планшетным компьютером, поэтому мы двинулись в этом направлении.

Планшетный компьютер для проведения ревизий

Звучит дико, но имеет право на существование.

В чем плюсы, по сравнению с ТСД:

• Можно подключить клиент к центральной базе, как мы это делаем с ПК, чтобы получить абсолютно любую информацию
• Большой сенсорный экран облегчает восприятие информации и упрощает общение ревизора с устройством
• Множество остальных преимуществ, которые характерны ПК и не характерны ТСД
• Более низкая цена - как это ни странно, планшеты дешевле, чем ТСД того же качества

В чем минусы, по сравнению с ТСД:

• Найти планшетный компьютер со сканером штрих-кодов - непростая задача. Такие есть, но они намного дороже, по сравнению с ТСД, которые всегда обладают сканером и за меньшие деньги.
• Меньше времени автономной работы - большие энергозатраты на устройство
• Менее автоматизирован процесс обмена информации, чем в ТСД
• Дополнительные траты на покупку сканера ШК
• Отсутствие ревизорных конфигураций для планшета (в принципе о таких не слышал)

Подведём итог. Допустим, мы хотим заменить ТСД на планшетный компьютер:

1. Выигрыша в цене нет
2. C программным обеспечением не всё ясно
3. Проблемы аппаратной совместимости - трудности подключения сканера к планшету (если не Windows)
4. Но большой сенсорный экран 
5. Доступ к центральной базе по WiFi
6. Все преимущества ПК перед ТСД (для Windows на борту планшета)
7. Дешёвые аккумуляторы на замену

"Верный друг ревизора"

Начали поиск устройства, в котором установлен полноценный Windows, и имеется 2 полноразмерных входа USB. Экран - не менее 10-ти дюймов. По всем параметрам подошел этот гаджет:

Odeon TPC-10

 - планшет с Windows 7
 - экран 10.1", 1024x600
 - встроенная память 64 Гб
 - слот для карт памяти
 - связь по Wi-Fi, Bluetooth, 3G
 - оперативная память 2 Гб
 - вес 870 г
 - фронтальная камера 1.3 млн пикс.
 - подключение внешних устройств (2xUSB 2.0 Type A)

На нем можно переустановить Windows, что мы и сделали. После нескольких вечереров с бубном, была установлена хрюшка - Windows XP Pro Tablet Edition. Процесс установки отдельная тема для обсуждения. XP нам удобен для инфрастуктуры сети, поэтому выбрали его. Всё установилось, сенсор работает, все драйверы нашли.

Итак, у нас на руках планшет - практически полноценный настольный ПК. По-крайней мере, никаких ограничений по сравнению с настольником.

Начали искать USB сканер ШК для него. Тут возникли некоторые трудности, так как миниатюрные USB сканеры на тот момент были очень дорогие и для экспериментов был найден стандартный ручной USB сканер фирмы Motorola.

 Сканер штрих-кодов Motorola LS2208  

 - лазерный двунаправленный
 - проводной, полноразмерный USB
 - питание 5 вольт +/- 10% при 130 мА (номинальный ток)
 - управление курком

Провели тестирование на совместимость. Сканер сразу заработал, никаких проблем - система стабильна. 

Дальше начали думать, как это собрать в тандем, чтобы было одним целым устройством.

Планшет и сканер штрих-кодов в сборе

Собрали всё на стандартном планшете под документы. Родилось сие чудо:

На практике получилось очень удобно его держать левой рукой и управлять курком сканера. Правой рукой работаем с планшетом через сенсорный экран. Но из-за того, что сканер лазерный с одной линией, не очень удобно сканировать - считаю это недостатком, который появился в результате неверного выбора сканера. Сэкономили немного.

Первый опыт использования

На борту уже стоит Windows, сканер читает штрих-коды в блокнот.

В нашем малом торговом предприятии всё автоматизировано на старом добром 1С Предприятие 7.7. Функцинал устраивает, если что-то нужно - дорабатываем своими силами.

На первых порах подключались через корпоративный Wi-Fi, который был специально настроен для планшета, напрямую к центральной базе и редактировали документ "Инвентаризация ТМЦ", который формировали для определенной группы ТМЦ. Для этого документа был дописан код с целью повышения удобства редактирования. И вроде бы работает, вроде бы удобно.

Но со временем данная схема оказалась нежизнеспособной по двум причинам:

•  нестабильный канал связи с центральной базой
•  в предприятии есть склады и помещения где Wi-FI сеть отсутствует, а ревизию там проводить нужно 

Конфигурация "Ревизор"

Были наработки по проектированию подобных автономных конфигураций на платформе 1С Предприятие 7.7. Тогда это был информационный киоск. Поэтому процесс написания кода многократно упростился.

Выработаны основные положения ТЗ, которые назрели еще в процессе первой схемы использования.

Схема проведения ревизий - необходимо редактировать документ "Инвентаризация ТМЦ". Для быстрого поиска товаров в документе используется сканер ШК. Ревизор забивает фактическое количество товара на складе в документ. После редактирования документ сохраняется. Печатается отчет. На основании созданного документа "Инвентаризация ТМЦ" создаются, при необходимости, документы "Оприходование" и "Списание", которые для товаров в табличной части документа выправляют остатки в базе.

ПК с запущенной конфигурацией "Ревизор" функционирует в режиме Offline:

• ревизор работает с собственной БД документов и товаров
• информация о документах, товарах обновляется в центральной БД
• из центральной БД выгружается файл справочников, а также документы для редактирования
• происходит загрузка файла справочников в БД конфигурации (в ручном или автоматическом режиме)
• обновляется информация о доступных документах для редактирования
• отредактированные документы выгружаются из конфигурации "ревизор" в ЦИБ

Всё вышеописаное было реализовано и отлажено. Первый релиз выпущен, который в течение периода тестирования и отладки был существенно переработан с учётом требований ревизора.

Слияние с центральной базой:

Процесс аналогичен экспорту данных из ЦИБ. Как мы выгрузили сформированный документ "Инвентаризация ТМЦ" из центральной базы до проведения ревизии, также документ импортируется, уже отредактированный в конфигурации "Ревизор", и после проведения ревизии.

Правила обмена - особенности реализации конфигурации "Ревизор" и дополнительного функционала центральной базы.

Мобильная группа для проведения ревизии

В группе должно быть как минимум 2 человека - ревизор и товаровед (или кладовщик).

Товаровед проверяет фактическое количество на складе, ревизор контролирует правильность подсчета и фиксирует фактическое количество в документе "Инвентаризация ТМЦ". Товаровед ответственен за сверенное фактическое количество на складе. Ревизор ответственен за введенное фактическое количество и правильность сведения планового количества к моменту формирования отчета. Еще одно звено в этом процессе - администратор. После сведения отчета администратор может дополнительно контролировать итог, и проверять ревизора или товароведа. Администратор или ревизор также занимаются списанием и оприходованием количества, выверенного в результате ревизии.

О работе устройства

Прошло более 2-х лет, а всё по-прежнему работает без каких-либо нареканий.

Ровно на 2 года хватило штатного аккумулятора планшета, который мы заменили всего за 1200 руб.!

Полностью заряженный новый аккумулятор - это 3 часа непрерывной автономной работы, чего достаточно для проведения ревизии любой сложности.

Выводы

Таким образом, простая идея, которая долгие годы была в головах, получила реализацию на практике.

Что мы получили в результате:

• Надежный гаджет для проведения ревизий (проверено годами использования)
• Быстрая и удобная схема проведения ревизий - автоматизация
• Время проведения ревизий сократилось не менее, чем в 5 раз. А может и более!
• Сокращение ошибок в процессе введения фактического количества
• Верные остатки в базе и правильная отчетность
• Быстрое реагирование на появление недостач
• Огромный опыт разработки и отладки подобных систем
• И много других положительных моментов, которые можно перечислять бесконечно

В заключении, от себя хочу добавить, что люди, которые делают эти ревизии, невероятно благодарны за удобное решение, которое освободило их от огромного объема рутинной работы. Освобожденное рабочее время теперь тратится для решения более важных задач, что положительно повлияло на доход и развитие нашего предприятия.