Витая в облаках: как корпоративные облачные системы помогут планированию в ритейле

 

Одним из наиболее важных бизнес-процессов любого ритейлера является планирование. Оно позволяет понять, каких показателей компания достигнет при определенных условиях, а также дает ответ на вопрос – каким образом бизнес сможет выполнить поставленные цели, например, увеличить продажи, выйти на тот или иной рынок или запустить новый продукт.

 

При этом стоит отметить, что все эти функции взаимосвязаны и влияют друг на друга. Поэтому, чтобы процесс планирования был эффективным, специалистам необходимо постоянно собирать, анализировать и сопоставлять большое количество различных данных. Вот почему в настоящее время ритейл относится к числу отраслей, остро нуждающихся в качественной прогнозной аналитике. Только по данным консалтинговой компании Accenture, 56% респондентов признались, что этот вид аналитики является для них одним из наиболее оптимальных способов повышения эффективности промо-акций по стимулированию продаж.  

 

Стоит отметить, что сегодня 73% компаний для планирования используют электронные таблицы, которые практически незаменимы для многих рабочих процессов. Вместе с тем, когда речь идет о комплексном планировании в масштабе всей компании, использование электронных таблиц может привести к ряду негативных последствий, среди которых ошибки в расчётах, работа с неактуальными данными и т.д. На втором месте популярности находятся специализированные ERP-системы (Enterprise Resource Planning), однако многие компании отмечают, что для внедрения такой системы требуется много времени (иногда до 1-2 лет), а для внесения каких-либо изменений нужна помощь ИТ-отдела.

 

Вместе с развитием и повышением сложности процессов планирования, развиваются и инструменты. 

Конечно, сразу стоит оговориться, если речь идет о небольшом бизнесе, например, маленьком несетевом магазинчике или небольшом семейном бизнесе, использовать какие-либо специализированные решения не имеет особого смысла. С такой работой вполне можно справиться с помощью обычных электронных таблиц. Профессиональные решения требуются в тех случаях, когда бизнес уже достаточно крупный и/или имеет разветвленную сеть.

 

Разберем, какую роль сегодня играют такие платформы, и какие задачи в области планирования ритейлер сможет с их помощью решить.

Ручная обработка данных с помощью электронных таблиц чревата возникновением ошибок. Поскольку все аспекты планирования взаимосвязаны, даже одна неправильная цифра, которую менеджер внес по невнимательности или усталости, может иметь далеко идущие последствия. Например, принятие неверного бизнес-решения. Если ошибка попадет в прогноз спроса, результатом станет переизбыток или нехватка товаров. Первое приведет к лишним тратам, а второе – к упущенным возможностям. 

 

Даже если в процессе работы наличие ошибки становится очевидным, ее поиск и устранение в сложных документах занимает много времени и усилий. Так, например, популярная в Британии сеть закусочных EAT, в свое время провела аудит рабочего времени, по результатам которого оказалось, что сотрудники компании тратили до 40% своего времени только на то, чтобы исправлять ошибки, допущенные во время составления планов в таблицах.

Обычно при прогнозировании продаж или финансовом планировании на следующий год, компании берут данные за прошедший год и добавляют к ним некий процент, оперируя факторами, которые могут оказать влияние на их бизнес. Однако этот подход не учитывает целый ряд переменных, которые могут сделать подобный план практически невыполнимым. 

 

Таким образом, если раньше планирование четко делилось на краткосрочное и среднесрочное, то сейчас, с учетом динамики рынка, оно становится непрерывным и границы между различными типами планирования постепенно стираются. Иными словами, раньше компании создавали только планы на год или на несколько лет вперед. Но постоянные изменения на рынке, вызванные внешними факторами (в частности, ценами на нефть) вынуждают бизнес пересматривать их гораздо чаще – раз в месяц или даже неделю. И речь идет не только о малом и среднем бизнесе, но и о крупных игроках с оборотом в десятки миллиардов долларов. Например, президент «Евросети» в одном из последних интервью признался, что сегодня они вынуждены пересматривать свой бюджет ежемесячно. При этом общее планирование идет на год, но каждый месяц происходит его корректировка.

 

Благодаря гибким инструментам планирования, к которым относятся облачные системы, ритейлеры могут оперативно вносить изменения в свои финансовые и кадровые планы, планы продаж и управления цепями поставок. Появляется возможность работать с действительно большими объемами данных, что критично для крупных игроков. А благодаря облачной среде – делать это можно практически в режиме реального времени.

Планирование в ритейле должно быть максимально детализированным – осуществляться от уровня продавца или отдельного магазина до региона или страны.

 

Кроме того, как правило, сотрудники, которые лучше всего разбираются в происходящих бизнес-процессах, находятся непосредственно на местах, а не в штаб-квартире, где ведется разработка стратегии. Однако постоянно держать связь с каждым из таких сотрудников в рамках разветвленной сети практически невозможно. Кроме того, при коллективной работе с планом в таблицах теряется контроль над точностью данных, поскольку сначала документы составляются на местах, затем отправляются в центральный офис, и только после этого их сводят в итоговый отчет, на основании которого принимаются решения.

 

С помощью современных платформ, работающих в облаке, штаб-квартира компании может создавать актуальный план по ключевым бизнес-процессам совместно с менеджерами, которые работают непосредственно на местах. Это способствует уменьшению количества ошибок в прогнозах, повышению их точности и, как следствие, повышает шансы того, что планы будут исполнены. 

Если компания использует для планирования электронные таблицы, все файлы зачастую хранятся на жестком диске и передаются с помощью внешних носителей, электронных писем или систем документооборота. Ни один из этих вариантов не гарантирует сохранности данных (флешку можно потерять, письмо отправить не тому адресату и т.д.). В этих документах содержится конфиденциальная информация, и, если она попадет в чужие руки, это может нанести серьезный ущерб компании. Использование специальных систем, которые не только гарантируют сохранность данных, но и позволяют настроить права доступа и избежать утечки данных, такие риски минимизирует. 

Зачастую для работы с ERP-системами бизнесу приходится привлекать ИТ-специалистов. Как следствие, это влечет за собой дополнительные расходы, затраты времени на обучение и контроль, а также может привести к утечке информации.

 

Современные платформы обладают удобным интерфейсом, пользоваться которым могут даже те работники, которые раньше с ними никогда не сталкивались - это менеджеры в штаб-квартире и на местах, аналитики, руководители отделов.

 

 

Сегодня на рынке представлено большое количество специальных облачных платформ для комплексного планирования в ритейле, пользователям действительно есть из чего выбирать. Есть предложения от крупных, уже зарекомендовавших себя игроков, а также – от относительно «молодых» вендоров, чьи решения ничуть не уступают по эффективности. Платформы могут отличаться по функционалу, цене, обслуживанию, однако, в целом, все они призваны решать схожие задачи. Вот на что следует обратить внимание, если вы все же решили попробовать внедрить у себя подобное решение: